Podczas dorocznej, a w tym roku jubileuszowej X konferencji Państwo 2.0., organizowanej przez Computerworld, odbyła się publiczna debata na temat stanu cyfryzacji polskiej administracji, w której udział wzięli zarówno przedstawiciele i eksperci sektora publicznego, jak i kluczowi dla tego sektora dostawcy usług i technologii. Wspólnie zastanawiali się, gdzie dziś, w 2020 roku znajduje się e-administracja.

Zmiana mentalności wymusi paperless

Według Dariusza Piotrowskiego, VP, General Manager, Dell Technologies Polska, postęp jaki zrobiono w Polsce w ostatnich latach w tak wielu obszarach usług dla obywatela, wart jest odnotowania na skalę Europy. „Myślę, że to podobnie jak z naszym sektorem bankowym – nie mamy się czego wstydzić. Natomiast musimy patrzeć na całościowo na cyfryzację usług. Składa się ona z dwóch elementów: najpierw następuje informatyzacja, potem zaś cyfryzacja procesów” – mówił podczas debaty.

„O ile z informatyzacją jest u nas bardzo dobrze, to z cyfryzacją powiedziałbym, że średnio. Jeżeli chodzi o dostępność i wykorzystanie wszystkich możliwych istniejących obecnie narzędzi do cyfryzacji procesów, to jest wiele do zrobienia. Jednak nie ścigajmy się z Finlandią czy krajami bałtyckimi. Dużo trudniej jest prowadzić procesy cyfryzacji wśród polskich rolników, którzy od dziesięcioleci otrzymywali od listonosza papierowe zawiadomienia. Mimo to dziś ogromna większość robi to za pomocą środków elektronicznych. To jest zmiana kulturowa w dużym kraju, ją trzeba zauważyć. Mamy duże przyspieszenia, gonimy świat już w miesiącach, nie w latach. Kiedyś pięcioletni duży projekt informatyczny spóźniał się kolejne 4 lata, był ostatecznie 4 razy droższy, a dziś wprowadza się usługi metodą agile” – wyjaśniał Dariusz Piotrowski.

Szef Dell Technologies zwrócił też uwagę na stale poprawiający się dialog między dostawcami technologii a urzędnikami, którzy mają coraz większą wiedzę i kompetencję.

Problemem administracji jest zebranie informacji, czego obywatel tak naprawdę potrzebuje.

Mniej optymistyczny, przynajmniej jeśli chodzi o infrastrukturę, był Paweł Wojciechowski, Business Development Manager, Fortinet. Choć wspomniany na początku unijny raport zawiera dane sprzed dwóch lat, są w nim wnioski, które, jak zauważył ekspert Fortinet, nadal są kluczowe. „Ciągle odstajemy z infrastrukturą. Mamy 80% pokrycia kraju, w tym 60% szybkiego Internetu. To podstawa do dsalszych działań, niezmiernie potrzebna. W tych badaniach jest pokazywana świadomość i umiejętności cyfrowe, ale też umiejętność korzystania z cyfryzacji usług jako obywatele. I tu widzę problem, bo coś szwankuje w komunikacji pomiędzy administracją a obywatelami” – stwierdził.

Podczas resortowych prezentacji na otwarciu konferencji, poszczególni eksperci administracji szeroko omawiali już wdrożone e-usługi. Paweł Wojciechowski wyraził opinię, że mimo tego, że bardzo dużo dzieje się na tym polu, dotarcie z informacją o usługach do obywatela jest niekoniecznie skuteczne. I tu administracja ma jeszcze dużo do zrobienia, choć być może nie to jest problemem korzystania z e-usług. Radosław Kędzia, VP CEE&Nordics, Huawei: „Problemem administracji jest zebranie informacji, czego ten obywatel tak naprawdę potrzebuje. Jest realizowanych po stronie administracji kilka projektów wdrożeniowych, ale potrzebne jest dobre zrozumienie słabych miejsc. Tak się dzieje po stronie komercyjnej, ponieważ duże firmy, które bazują na usługach cyfrowych, wiedzą, czego klient potrzebuje”.

„Powinniśmy pamiętać o kwestii popytu i podaży. Podaż mamy sporą, ponieważ ponad 86 % społeczeństwa ma dostęp do Internetu. Ale korzysta z usług na poziomie 25%” – wyliczał Janusz Dygaszewicz, Dyrektor Departamentu Systemów Teleinformatycznych, Geostatystyki i Spisów, Główny Urząd Statystyczny. „Pojawia się więc pytanie, dlaczego tak się dzieje? Z punktu widzenia inwestycji infrastrukturalnych wynik jest niezły, natomiast te 25% to słaby popyt. Uważam, że nadal jest taka mentalność w społeczeństwie, że jak mam coś na papierze, to znaczy, że coś mam naprawdę. A poza tym niechętnie oddajemy swoje dane elektroniczne, to kwestia zapewne edukacji i pewnej kultury bycia w społeczeństwie informacyjnym” – dodał.

Inne spojrzenie na e-usługi miał Przemysław Koch, Pełnomocnik Ministra Finansów ds. Informatyzacji, Ministerstwo Finansów. Według niego nieostatecznego paperless należy upatrywać w innym miejscu. „Zmieniamy się i to dynamicznie, wprowadzamy rozwiązania - mówię to z perspektywy ministerstwa finansów- które są w 100% cyfrowe. Odchodzimy od papieru. Mówiłem dziś, podczas wcześniejsze prezentacji, o ile z roku na rok zmniejsza się składanie deklaracji PIT w formie papierowej. Ale my cały czas drukujemy tony papieru i dostarczamy je do podatnika, bo tak mamy zapisane w ustawach. Muszą więc przede wszystkim następować zmiany legislacyjne”.

Jeśli chcemy cyfryzować procesy, które nie są efektywne, to nie zrobimy tego dobrze.

Radosław Kędzia z Huawei zwrócił też uwagę na zasadność przenoszenia usług w świat cyfrowy i podstawy cyfrowych zmian. „Są jeszcze strefy, gdzie papier króluje, takie strony administracji publicznej, gdzie wchodzi się tylko po to, by ściągnąć formularz do wydrukowania. Transformacje cyfrowe są nieuniknione, ale by były w pełni udane, trzeba wiedzieć, jakie procesy chcemy wspomóc cyfrowym środowiskiem, a nie w jaki sposób przenieść <<papierologię>> do komputera. Transformacja cyfrowa daje nam bardzo duże możliwości uproszczenia wszystkich procesów, skrócenia czasu i osiągnięcia oszczędności, ale trzeba zmienić mentalność i proces myślenia”.

Innowacja usług i procesów

Czy sektor publiczny potrzebuje innowacji, a jeśli tak, to jakich? Innowacja to dziś słowo klucz. Wszyscy są innowacyjni, wszyscy sprzedają innowacyjne produkty i usługi. Tak napędza się dziś rynek rozwiązań. Pytanie tylko, czy tego potrzebuje obywatel?

Przemysław Koch: „Mamy świadczyć usługi dla klienta, podatnika. Czego on oczekuje? Że te usługi będą lekkie, przyjazne, transparentne. Potrzebujemy więc innowacji opierających się o dane, które zbieramy, by wyręczać obywatela w czynnościach administracyjnych, tak chociażby, jak zrobiliśmy to w usłudze e-PIT i wielu innych usługach, które projektujemy”.

„Jako przedstawiciel branży dostarczającej rozwiązania IT musze powiedzieć, że słowo innowacje jest u nas kojarzone bardziej z wymyślaniem nowych produktów i rozwiązań technologicznych. Tego typu innowacji w sektorze publicznym na dziś nie potrzeba, ale potrzeba innowacji w podejściu do wykorzystania technologii, które już w administracji są w zasięgu. Trzeba świadomie wybierać najlepsze rozwiązania, które będą wspierać procesy” – stwierdził Dariusz Piotrowski. Paweł Wojciechowski: „Uważam, że dużo nowoczesnych technologii jest już używanych w administracji. Jednak od strony innowacji jako obywatel oczekiwałbym prostoty. Marzy mi się, że jak obywatel będzie miał aplikację Obywatel, to będzie mi wszystko jedno, jakie ministerstwo prowadzi daną usługę, bo i tak na koniec mamy to w jednej aplikacji, która informuje mnie, co dzieje się w związku z moimi sprawami w danych resortrach. My jako vendorzy staramy się iść w kierunku integracji i jednego interfejsu, nałożenie tej prostoty dla konsumenta-obywatela byłoby czymś idealnym”.

„Chyba jakie jeden ze szczęśliwców mam zdefiniowane w Prawie Zamówień Publicznych, co to jest innowacja. Jest to zarówno ten innowacyjny produkt, czyli innowacja sensu stricto, ale też piszemy o innowacyjnym podejściu – o procedurach i metodyce. To rzecz, której życzę rynkowi zamówień publicznych i będę o to zabiegał, byśmy innowacyjnie spojrzeli na te same skostniałe procedury, ale w inny sposób. Skoro 98 % zamówień prowadzimy w przetargach i nie mamy efektów, które byśmy chcieli osiągnąć, to spróbujmy wykorzystać procedury negocjacyjne. I zrobić dwa postępowania równolegle, jedno w trybie negocjacyjnym, drugie w trybie klasycznym. Zobaczmy, jakie będą efekty” – mówił Hubert Nowak, prezes Urzedu Zamówień Publicznych.

„Innowacja to coś, co robimy. Byłaby niepotrzebna wtedy, gdybyśmy mieli idealną administrację, a tak przecież nie jest. Myślę, że należy wprowadzać w różnych obszarach innowację w sposób zrównoważony, bo czasami można więcej zaoferować niż jest w stanie strawić przeciętny obywatel” – zauważył Janusz Dygaszewicz. „Największą innowacją powinno być dostosowanie prawne, bo tego nam brakuje” – dodał. Wtórowała mu Małgorzata Darowska, Pełnomocnik Ministra Infrastruktury ds. bezzałogowych statków powietrznych i programu Centralnoeuropejski Demonstrator Dronów, Ministerstwo Infrastruktury: „Innowacja jest procesem ciągłym, wkomponowanym w pracę administracji. Aby mówić o innowacji, trzeba mówić o procesach i cyfryzacji. Jeśli chcemy cyfryzować procesy, które nie są efektywne, to nie zrobimy tego dobrze, ponieważ za chwilę trzeba będzie je zmieniać. Jeśli system procesów jest nielogiczny, to się nie da tego zrobić dobrze. Trzeba będzie zmienić administrację, a taka zmiana wymaga zmiany prawa, czasem wewnętrznych przepisów”.

Praca na wrażliwych danych

Zmiana sposobu realizacji procesów w administracji i włączenie ich w świat usług cyfrowych wymaga zatem zmiany podstaw – między innymi przepisów. Druga strona medalu jest mimo wszystko technologia, bez której nie będzie danych funkcjonalności dla obywateli. Mówił o tym Radosław Kędzia, zastanawiając się nad sposobem usprawnienia działania administracji publicznej za pomocą automatyzacji możliwej do osiągnięcia przez na przykład wdrożenia rozwiązań Sztucznej Inteligencji. Według niego automatyzacją można objąć 70-80% obecnych procesów w administracji.

Przemysław Koch: „Blockchain, AI, 5G - to wszystko są środki do osiągnięcia celu, a ten trzeba mieć dobrze sprecyzowany. Technologia jest środkiem do osiągnięcia celu, a naszym celem jest zmniejszanie szarej strefy i uszczelnianie systemu podatkowego. Te technologie powinny być tak stosowane, by osiągać zdefiniowany cel”.

„Musimy uważać, by nie mieszać technologii z trendami. Myślę, że sfera publiczna nigdy nie była pierwszą jeśli chodzi o wdrażanie jakiejś technologii. Nasz sektor publiczny powinien korzystać z technologii już sprawdzonych” – dodał Dariusz Piotrowski. Małgorzata Darowska: „Potrzebne są cele. Na wszystkie nowoczesne technologie należy spojrzeć przez pryzmat tego, czy przystają one do rzeczywistości regulacyjnej”. Z takim stanowiskiem zgodził Radosław Kędzia: „Ludzie, którzy pracują w działach IT w administracji, testują na bieżąco nowe technologie pod kątem przydatności. Ale zanim to się wdroży do użytku, należy postępować z wielka ostrożnością. W końcu chodzi o wrażliwe dane obywateli.”

Komisja Europejska, oceniając wysiłki cyfryzacyjne państw członkowskich, co roku publikuje raport dotyczący stopnia cyfryzacji i informatyzacji. Ostatnie badanie z 2019 (z wynikami za 2018 rok) umieszcza Polskę wśród słabszych krajów jeśli chodzi o cyfryzację usług publicznych. Za nami jest tylko 5 krajów - Niemcy, Bułgaria, Węgry, Grecja i Rumunia.