Jak zarządzać pracownikami podczas pracy zdalnej?

Materiał promocyjny W wyniku pandemii koronawirusa sporo firm przeniosło swoje działania do sieci. Dla niektórych pracowników okazało się to bardzo wygodne, ale dla innych stało się niemałym wyzwaniem. Szczególnie trudne jest to dla managerów, którzy muszą zarządzać zespołami bez widywania ich na co dzień. Jak radzić sobie na stanowisku kierowniczym podczas pracy zdalnej?

Zarządzanie zdalnym zespołem – trudności

Trudnością w zarządzaniu zespołem online jest fakt braku bezpośredniego kontaktu ze swoimi pracownikami. Nie można zawsze poznać ich reakcji na dany temat czy wyjaśnić czegoś poprzez pokazanie własnoręcznie, jak wykonać dane polecenie. Trudniej się porozumieć z niektórymi pracownikami i zrozumieć ich emocje czy wzajemne relacje. Brak kontaktu twarzą w twarz może być uciążliwy szczególnie dla osób, które są odpowiedzialne za działania całego zespołu.

Praca zdalna uniemożliwia kontrolowanie tego, czy pracownicy rzeczywiście wykonują swoje obowiązki. Może zdarzać się, że niektórzy wykorzystują sytuację braku kontroli tuż obok siebie i nie pracują wystarczająco efektywnie. Trudniej jest też budować więzi z pracownikami i trzeba umieć bardzo dobrze wyznaczać granice i ustalać zasady działania, aby zespół był zgrany i dobrze współpracował. Managerowie nigdy nie wiedzą, czy ich pracownik jest w pełni skupiony i muszą nauczyć się budować zaufanie pomiędzy sobą. Oferty pracy zdalnej można wyszukać na stronie internetowej Gowork.pl, na której znajdują się także poradniki i opinie o pracodawcach

Zarządzanie pracownikami online – porady

Mimo braku kontaktu face to face podstawą w dobrym zarządzaniu zdalnym zespołem jest komunikacja. Manager czy szef musi zapewnić pracownikom przestrzeń do dzielenia się informacjami. Najlepiej, gdy cała firma działa na tym samym systemie i komunikatorze. Można wtedy tworzyć czaty grupowe odpowiedzialne za poszczególne projekty, a także wymieniać wiadomości prywatne z poszczególnymi osobami i udzielać się na konwersacjach grupowych ogólnofirmowych.

W celu zacieśniania więzi pomiędzy pracownikami warto dbać o budowanie relacji. Na niektórych komunikatorach da się zainstalować np. wtyczkę, która łączy losowo pracowników w pary i raz na tydzień czy raz na miesiąc skłania ich do rozmowy ze sobą. Zgrany team jest w stanie wydajniej i lepiej pracować, dlatego wzajemne poznawanie się i rozmawianie nie tylko o sprawach biznesowych wpływa korzystnie na cały zespół.

Bardzo ważne są także wideokonferencje. Stanowią one namiastkę realnego kontaktu i warto skłaniać pracowników do calli chociaż raz na jakiś czas. Rozmowy tego typu można organizować np. po to, aby przekazać wszystkim, co aktualnie dzieje się w firmie. Poza tym managerom poleca się wdrażanie obowiązkowych rozmów twarzą w twarz z każdym pracownikiem. Raz na miesiąc każdy członek teamu powinien odbyć konwersację ze swoim przełożonym.

Rozmowy indywidualne na pozór mogą wydawać się stresujące dla niektórych pracowników, ale bardzo mocno wpływają na poprawę jakości pracy w firmie. Każde takie spotkanie powinno mieć określony temat i schemat przebiegu. Takie rozmowy zacieśniają więzi, pomagają lepiej się poznać, a także wyrazić swoje potrzeby i wszelkie wątpliwości, których nie wyraża się na forum. Manager musi dbać o przyjazny przebieg tych rozmów, ponieważ szczere wyznania pracownika i prawdziwy feedback na temat pracy może dać mu wiele wskazówek dotyczących tego, jak kierować pracą zespołu.

Pracownicy lubią być motywowani do działań, dlatego warto doceniać momenty, kiedy osiągają jakieś sukcesy lub coś idzie im dobrze. Manager online powinien chwalić członków swojego zespołu, nawet gdy nie może zrobić tego osobiście. Dla niektórych wyróżnienia na forum działają bardzo motywująco. System motywacyjny może zawierać np. premie za osiąganie konkretnych wyników.

Osoba zarządzająca zespołem musi dawać członkom teamu poczucie, że zawsze mogą zgłosić się do niej po pomoc. Elastyczność i sprawna komunikacja to klucz do tego, aby pracownicy nie bali się kontaktu z przełożonym i zawsze korzystali z tej możliwości w razie potrzeby. Ważne jest to, aby pracownicy rozumieli narzędzia, na których mają pracować i potrafili z nich korzystać. Warto organizować im szkolenia z obsługi programów będących podstawą ich codziennej pracy. Zawsze, gdy wprowadza się nowy system działania czy jakąś innowację, powinno się udzielić odpowiednich instrukcji.

Praca zdalna – zalety zarządzania zespołem online i pracy w takim teamie

Zarządzanie zespołem zdalnym to przede wszystkim brak ograniczeń związanych z lokalizacją. Dzięki pracy w sieci można tworzyć team składający się z najlepszych specjalistów rozproszonych po całej Polsce, a nawet świecie. Prowadzenie działalności opierającej się głównie na pracy w internecie zmniejsza też koszty utrzymania działalności dla właściciela. Nie musi on np. wynajmować lokalu na biuro.

Zdalnie da się łatwo przeprowadzać szkolenia czy przesyłać potrzebne do pracy materiały. Brak ograniczeń biurowych pozwala na realizowanie obowiązków pracowniczych w różnych godzinach. Jeśli praca nie wymaga działania w ściśle określonym czasie, to pracownicy mogą dowolnie regulować swoje godziny działania. Nieśmiałe osoby są w stanie bardziej się spełniać w pracy zdalnej i sprawniej budować relacje z innymi pracownikami czy managerem. To pozwala szefowi na docenienie predyspozycji czy zdolności danego pracownika.

Wady pracy zdalnej dla pracowników i managerów

Wadą pracy zdalnej dla wielu osób jest to, że nie mają one bezpośredniego kontaktu z drugą osobą. Ten problem można jednak rozwiązać np. poprzez organizowanie co jakiś czas integracji stacjonarnych. Manager nigdy nie ma pełnej kontroli nad działaniami pracowników i czasami może dojść do sytuacji, w których członek teamu to wykorzysta i nie będzie wywiązywał się ze swoich obowiązków.

Mimo wszystkich wątpliwości i wad zarządzanie zespołem zdalnie jest możliwe i może być bardzo skuteczne. Kluczowe jest znalezienie wygodnych dla wszystkich kanałów komunikacji i zbudowanie więzi i zaufania między członkami teamu. Atmosfera, motywacja i raportowanie działań pracowników mają ogromny wpływ na funkcjonowanie całych firm zarządzanych zdalnie.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]