Jak zapanować nad firmową biurokracją

Zarządzanie dużymi organizacjami oznacza zarządzanie wielkimi ilościami informacji. Chęć panowania nad biurokracją prowadzi do korzystania z modeli CEP (Complex Event Processing, złożone przetwarzanie zdarzeń) i Big Data.

Prowokacyjnie stawiane pytania często sugerują negatywną odpowiedź. Ale niekoniecznie jest tak z pytaniem postawionym w tytule artykułu. Biurokracja jest nieodłączną cechą dużych organizacji. Dotyczy to zarówno gospodarki (koncerny), jak i państw, które – z definicji – są szczególnymi przypadkami wielkich biurokracji. Podobnie jest z organizacjami międzynarodowymi, religijnymi, wojskowymi.

Mamy obszerną diagnozę omawianej sytuacji. Niestety, ciągle aktualne są twierdzenia zawarte w pracy z roku 1958 pt. „Prawo Parkinsona“. Dzieło majora armii brytyjskiej, profesora Uniwersytetu Singapurskiego, w istocie zawiera wiele tez, reguł i należy już do klasyki organizacji oraz zarządzania projektami. Przytoczmy zgrubnie z tej książki tylko jedną tabelę.

Jak zapanować nad firmową biurokracją

Liczby są porażające. Rok 1914 to wybuch światowej wojny, rok 1928 to czas pokoju – stąd tylko trzecia część floty. Tymczasem liczba urzędników obsługujących ten coraz mniejszy arsenał rośnie tym bardziej, im wyższy ich szczebel, osiągając niemal podwojenie w Admiralicji. W ten sposób, jak to ujął Parkinson, „stworzono potężną marynarkę... lądową!”. Badacz przytacza podobne statystyki dla innych instytucji. Na przykład w latach 1935–1954 liczba pracowników Ministerstwa Kolonii zwiększyła się z 372 do 1661. To wzrost o ponad 400% w sytuacji gwałtownego kurczenia się zarządzanych terenów, zarówno co do liczby ludności, jak i wielkości obszaru – wystarczy wskazać choćby na uzyskanie niepodległości przez subkontynent Indii w roku 1947.

Jak zapanować na firmową biurokracją. Piramidalne namnażanie

A teraz zróbmy prosty eksperyment i rozejrzyjmy sie po naszym środowisku, firmie, instytucji – im organizacja większa, tym omawiane efekty wyraźniejsze. Przykłady niekontrolowanego rozrostu biurokracji znajdziemy na pewno. Oto dział A rozpoczyna przygotowywanie „ważnej statystyki”, która uzupełniana jest w dziale B, z kolei do akcji przystępuje pion C, przekazując pracę do D itp. Na końcu całość trafia z powrotem do A i... jest odstawiana na półkę.

To nic, że „półka” jest wirtualna, bo przecież obecnie całość odbywa się elektronicznie. Efekt jest podobny: nikt nie wie, w jakim celu statystyka jest sporządzana i nikt z niej nie korzysta. Racjonalizator, który uzna, że „przecież to można łatwo zmienić, wystarczy spytać, po co ta dokumentacja”, jest naiwny. Nikt przecież bowiem dobrowolnie nie przyzna, że od lat wykonuje bezsensowną pracę. Natychmiast uzyskamy zapewnienia, że „dzięki temu mamy podstawę do analizy optymalizacyjnej, zwiększającej efektywność, a poza tym często pytają o to audytorzy”. Nie pytają, ale statystyka jeszcze długo pożyje swoim życiem.

Inny przykład. W procesie produkcji, która księgowana jest automatycznie w systemach GTIN / GNJH (Global Trade Item Number, globalny numer jednostki handlowej) rejestrujących wszelkie dane każdej palety, pracownicy notują jej 18-cyfrowy numer SSCC / SNJL (Serial Shipping Container Code, seryjny numer jednostki logistycznej) długopisem na papierze. Po co to robią? Nikt nie wie. Po prostu: „tak jest od zawsze, zdaje się potrzebne w innym dziale”. W innym dziale nie są już tego pewni i nie ma odważnego, który powiedziałby: „dość”.

Jedynym efektem racjonalizatorskim jest przeniesienie notatek do Excela, który pozwoli na zapis tylko zmiennych części numerów, a nawet sam wyliczy cyfrę kontrolną. Poza lokalnymi arkuszami kalkulacyjnymi i centralnym ERP te informacje produkcyjne trafiają potem do kilku innych systemów (np. fabryczne i centralne magazyny wysokiego składowania). A to oznacza wymarzone pole do pracy dla wszelkiego rodzaju kontrolerów, badających zagadki różnych danych w różnych systemach, które się przecież „rozjeżdżają“. Okazuje się więc, że wieloletnia praca zespołu specjalistów jest tańsza niż jednorazowy zakup automatycznego skanera…

Jak zapanować na firmową biurokracją. Bomby mailowe

W czasach Parkinsona był tylko papierowy obieg dokumentów. Dziś administrator systemu e-mailowego może sporządzić nam anonimową (ochrona danych!) statystykę korespondencji elektronicznych, potwierdzającą spostrzeżenia brytyjskiego badacza. Rozważmy przykład spamu organizacyjnego pokazanego na rys. 1 (dla uproszczenia, jedynie dwa pierwsze kroki).

Oto lider zespołu (L) wysyła w kroku 1 propozycję prezentacji projektowej do pracowników (P1, P2, P3, P4). Po otrzymaniu uwag zwrotnych opracowuje je i przesyła drugą wersję. Cykl można kontynuować, nawet zakładając, że inni pracownicy nie komunikują się między sobą w tej kwestii, co w praktyce też może być potrzebne. Pracownik P4 obecnie przebywa na urlopie i nie uczestniczy w dyskusji. Po powrocie włącza się do niej, zapoczątkowując kolejną fazę generowania e-maili. Przykład pokazuje, że należałoby tutaj raczej zastosować wybrane narzędzie pracy grupowej (np. obiegu dokumentów, system śledzący, dzielone bazy danych) z możliwością uzupełnienia krótką konferencją bądź czatem za pomocą systemów typu Jabber, bądź MS-Teams (ze zintegrowanym Sharepointem).

Jak zapanować nad firmową biurokracją

Innym przykładem organizacyjnych „bomb mailowych“ jest dyskusja między dwiema osobami, A i B. A wysyła e-maila do B i „na wszelki wypadek“ umieszcza w adresach „do wiadomości“ liczną grupę innych pracowników, chętnie przy tym posługując się skorowidzami zbiorowymi, obejmującymi całe działy i piony, „żeby czasem nikogo nie pominąć“. Na razie problem jest niewielki. Ale oto odbiorca B rozpoczyna niekończącą się dyskusję z A, której zakładnikami i coraz bardziej zdenerwowanymi obserwatorami staje się wspomniana, a liczna grupa postronnych pracowników.

Wniosek? Dyskusję należałoby przeprowadzić bez tych dodatkowych pracowników, np. korzystając z komunikatorów i jedynie poinformować ich o jej końcowym wyniku.

Jak zapanować na firmową biurokracją. Problemy skomplikowane jak CEP

Narzekamy na biurokrację, zarówno prywatnie, jak i w naszych firmach. W tym ostatnim przypadku niektórzy wyrażają przypuszczenie, że „taki bałagan jest tylko u nas, inni są lepiej zorganizowani”. Rozczaruję Państwa: „inni” mają podobne problemy. W gruncie rzeczy jest to nawet pocieszające – nasi konkurenci w tej kwestii jadą z nami na jednym wózku. Problem, który skrótowo nazywamy biurokracją, w kategoriach organizacyjno-informacyjnych można sformułować jako zarządzanie systemami złożonymi. A więc takimi, które składają się z dużej liczby obiektów i wielkiej liczby połączeń między nimi. Niemal na zasadzie: „wszystko jest połączone ze wszystkim”.

Wymiar organizacyjny oznacza w istocie zarządzanie systemem informacyjnym wspomaganym informatycznie. Z jednej strony mamy w takim kompleksie ludzi, z drugiej strony technologie: komputery, ale także infrastrukturę, logistykę czy maszyny produkcyjne. Złożoność omawianych systemów prowadzi do przetwarzania wielkich ilości danych, ale przyrost ich jakości jest znacznie mniejszy.

Ilość danych informatycznych w skali planetarnej rośnie wykładniczo. W roku 2025, według statista.com, ilość wytworzonych przez ludzkość danych ma wynieść ok. 175 zettabajtów, wobec 33 w 2018 r. Przypomnijmy, że 1 ZB = 1021 B, a na wszelki wypadek warto też zapamiętać następną w kolejności jednostkę, 1 YB (jottabajt, 1024 B).

Biurokracja jest więc fenomenem związanym z problemami zarządzania dużymi organizacjami. Z pomocą przychodzą tu modele CEP (Complex Event Processing, złożone przetwarzanie zdarzeń), które łączone są z bardziej znanymi metodykami BPM (Business Process Management, zarządzanie procesami biznesowymi). Elementy CEP znajdziemy zarówno w zarządzaniu Przemysłem 4.0, a więc internetem rzeczy, jak i systemami cyberfizycznymi oraz w sferze Big Data. Celem tej ostatniej technologii jest nadanie procesom eksplozji danych właśnie wymiaru jakościowego.

Stąd Big Data może być definiowana w ramach modelu 4V jako: duże ilości danych (volume) o znacznej różnorodności (variety) i zmienności (velocity), prowadzące do uzyskania nowej wartości (value), decydującej w odniesieniu do optymalizowanych procesów biznesowych.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200