Każdy system ERP posiada trzon, na który składają się moduły: finansowo-księgowy, sprzedaży i gospodarki magazynowej. Jest to zestaw, pozwalający obsłużyć działalność handlową, a przy zastosowaniu ewidencji w module F-K lub modułu zleceniowego umożliwia też wsparcie działalności usługowej. Działalność produkcyjna wymaga natomiast zastosowania wielu modułów lub podmodułów wspomagających takie procesy jak: planowanie produkcji, technologię, tj. ścieżki procesów, operacji i normy, rejestrację czasu pracy operatorów i maszyn, kompletację, dyspozycję transportu wewnętrznego i wiele innych działań specyficznych dla każdej firmy. To od nich zależeć powinno podejście do wyboru skutecznego systemu ERP. Wyodrębnić możemy trzy podstawowe metody wyboru systemu ERP dla produkcji:

Podejście zintegrowane

Jest to podejście stosowane w przypadku, kiedy procesy produkcyjne są mało rozbudowane i nie uwzględniają wielu operacji specyficznych dla branży. Proces wyboru oprogramowania jest skoncentrowany wokół szerokiego zasięgu funkcjonalnego systemu. Daje to dobre efekty w przypadku produkcji masowej, seryjnej, przy niezbyt rozbudowanym asortymencie i ustalonej technologii. Podejście takie jest stosowane również w przypadku innych działalności i polega na wyborze w pełni zintegrowanego systemu ERP, obejmującego cały obszar przedsiębiorstwa. Zaletą podejścia jest ograniczenie do minimum działań integracyjnych, a także duża dostępność kompetencji systemowych, co zapewnia wsparcie w przyszłości. Do głównych wad należą ograniczone funkcjonalności branżowe i niewielka lub zerowa znajomość specyfiki procesów biznesowych ze strony dostawców.

Podejście produkcyjne

Ten model zakłada zogniskowanie wyboru systemu na jego funkcjach w zakresie produkcji. Znajduje zastosowanie, kiedy specyfika działalności jest złożona procesowo i unikalna rynkowo. Przykładem są rafinerie, producenci leków i farmacji, stocznie. Poszukiwanie rozwiązania rozpoczyna się od analizy rozwiązań stosowanych przez konkurentów. Takie podejście pozwala na zmniejszenie nakładów na dostosowanie funkcji produkcyjnych, daje możliwość skorzystania z branżowej wiedzy dostawcy i podnosi prawdopodobieństwo wyboru systemu w najpełniejszym zakresie wspierającego branżowe procesy biznesowe. Z drugiej jednak strony oznacza ono konieczność zaakceptowania ewentualnych słabości pozostałych modułów oraz integracji dodatkowych systemów, kiedy dostawca branżowy nie ma w swojej ofercie wszystkich potrzebnych modułów.

Zobacz również:

• Trendy i wyzwania dla przedsiębiorców w 2024 roku – ekspercka analiza Comarch

Podejście deweloperskie

Zakłada zbudowanie od zera rozwiązania maksymalnie dopasowanego do specyfiki działalności. Jest stosowane głównie w sytuacji, kiedy specyfika danego podmiotu jest jedyna w swoim rodzaju i nie istnieją rozwiązania wspomagające realizowane tam procesy. Tak jest np. w instytucjach publicznych, powołanych na potrzeby realizacji określonych zadań. To podejście należy traktować jako ostateczność, stosowaną w sytuacji, kiedy oba poprzednie modele nie dały satysfakcjonujących rezultatów. Obok braku ograniczeń funkcjonalnych i doskonałym - w założeniach - dopasowaniu do procesów biznesowych wiąże się ono z trudnym do określenia czasem i budżetem projektu.

Najkorzystniejsza jest sytuacja, gdy uda się znaleźć rozwiązanie branżowe, będące jednocześnie rozwiązaniem w pełni zintegrowanym. Znalezienie rozwiązania dostosowanego do branży zawsze skraca czas wdrożenia i zmniejsza nakłady finansowe potrzebne na jego wdrożenie - nawet jeśli początkowo wydaje się, że specjalista branżowy jest droższy, a dostawca bez doświadczenia w branży obiecuje, że bez problemów dostosuje swój system.

Odpowiednie przygotowanie

Sukces każdego wdrożenia ERP zależy od tego, jak firma się przygotuje, zanim rozpocznie poszukiwanie dostawcy. Przygotowania sprowadzają się do odpowiedzi na pytanie: co chcemy mieć w systemie? Przy czym odpowiedź "wszystko" jest najgorszą z możliwych i stawia firmę na przegranej pozycji w konfrontacji z dostawcą.

W przypadku obszaru FK, gospodarki magazynowej czy sprzedaży istnieją ogólnie przyjęte standardy, które - uzupełnione ewentualnie o mapy kluczowych procesów - stanowią dobry punkt wyjścia do sprawnego wdrożenia podstawowych modułów. W przypadku modułów produkcyjnych nie istnieją tego typu ułatwienia. Tu jedynymi obowiązującymi standardami są te, wypracowane przez przedsiębiorstwo oraz te, wypracowane przez dostawcę. W przypadku modułów produkcyjnych rozwiązania wypracowane przez dostawcę i klienta mogą być zupełnie różne. Poważniejsze różnice w procesach zostaną tylko wtedy, gdy klient dysponuje szczegółowym opisem własnych procesów. Co więcej, konieczna jest wiedza, czy są one dla biznesu klienta optymalne, czy też przy okazji wdrożenia systemu należy je zoptymalizować.

Naiwnością jest wiara, że samo wdrożenie systemu zoptymalizuje procesy w przedsiębiorstwie. Po pierwsze dostawca nie zna biznesu lepiej niż jego klient. Gdyby tak było, to sam by taki biznes prowadził. Po drugie, w interesie dostawcy nie jest dostarczenie rozwiązania optymalnego dla klienta. W jego interesie jest dostarczenie rozwiązania optymalnego do wdrożenia. Skończyć się to może udanym wdrożeniem systemu, który nie tylko nie wspomaga procesów biznesowych klienta, ale jeszcze dodatkowo je komplikuje. Dlatego do wdrożenia nowego narzędzia IT wspomagającego produkcję trzeba się solidnie przygotować.

Należy pamiętać, że oprogramowanie jest tylko narzędziem, które ma umożliwić osiągnięcie celów biznesowych. Wdrożenie systemu zintegrowanego jest też doskonałą okazją do wprowadzenia szeroko zakrojonych zmian organizacyjnych, personalnych, procesowych. To właśnie te zmiany są prawdziwą wartością dodaną wdrożenia systemu.

Autor jest konsultantem w firmie Optima Partners.