Testy używalności

W laboratorium używalności sprawdzano jak użytkownicy wykonują różne prace z pomocą produktów z pakietu Office. Jeżeli użytkownik ma trudności, twórcy programów analizują dlaczego pojawił się problem i zmieniają program, aby dało się pracować intuicyjnie.

Dzięki badaniom prowadzonym w tych czterech kategoriach, zebrano podstawowe informacje, które umożliwiły twórcom oprogramowania określenie jak można najlepiej zastosować technikę IntelliSense do programów Office w celu ułatwienia ich używania.

Automatyzacja prac rutynowych

IntelliSense automatyzuje prace rutynowe, takie jak formatowanie dokumentów, pozwalając aby pracę tę wykonywał komputer. IntelliSense rozumie co użytkownik chce zrobić: wystarczy, że kliknie na jednym przycisku, a komputer wyprodukuje pożądany wynik. Zmniejsza to liczbę kroków potrzebnych do wykonania pracy i oszczędza czas użytkownika. Zmniejsza także liczbę czynności, które trzeba opanować w celu wykonania pracy. Na przykład, IntelliSense poprawia typowe błędy ortograficzne i niewłaściwie użyte duże litery.

Inteligentne właściwości formatowania pozwalają na automatyczne zastosowanie profesjonalnie przygotowanych formatów do dokumentów Worda, Excela i grafiki prezentacyjnej PowerPoint.

W programie Word przycisk AutoFormat analizuje strukturę dokumentu i tworzy w ciągu kilku sekund odpowiedni styl i formatowanie, łącznie z nagłówkami, wyliczeniami, ułamkami, symbolami i innymi elementami formatującymi. Analiza dokumentu jest oparta na heurystycznym języku programowania, korzystającym z 400 reguł, zawierających międzynarodowo akceptowane zasady formatowania. Dla porównania, ręczne sformatowanie tego samego dokumentu w innym procesorze tekstowym zajęło ok. 30 minut.

W programie Microsoft Excel przycisk AutoFormat inteligentnie identyfikuje zakresy komórek do sformatowania, korzystając z danych doświadczalnych, związanych z położeniem komórki i automatycznie je formatuje, łącznie z zastosowaniem koloru, ramek oraz odpowiedniej szerokości kolumn. AutoFormat identyfikuje etykiety, liczby i formuły

korzystając z postaci formuł, stosuje właściwe formatowanie liczb, sum częściowych i sumy całkowitej.

Podobnie, gdy użytkownik Excela zamierza stworzyć nowy plan arkusza, funkcja AutoOutline sprawdza strukturę formuł w arkuszu i formatuje odpowiednio nagłówki planu.

Inne funkcje automatyzujące to AutoCorrect, Table AutoFormat (Automatyczne formatowanie tabel) i AutoSelect w progamie Word; Drag and Plot (przesuń i narysuj), AutoFilter i Automatic Subtotals (Automatyczne sumy częściowe) w Excelu; Auto Layout (automatyczny układ) w PowerPoint.

Uproszczenie złożonych zadań

Asystenci (Wizards) i CueCards także korzystają z IntelliSense w celu uproszczenia złożonych zadań, prowadząc użytkownika przez wiele kroków decyzyjnych. Użytkownik nie musi zapamiętywać wszystkich kroków prowadzących do zakończenia pracy; asystent zadaje mu serię pytań i wykonuje za niego skomplikowane zadanie. Wiele złożonych zadań takich jak: tworzenie wykresów, ulotek, dynamicznych widoków arkuszy obliczeniowych PivotTable, formuł w arkuszu, naklejek adresowych, prezentacji, formularzy wprowadzania danych czy tworzenia raportów na podstawie danych z bazy - jest zbyt skomplikowanych lub zabiera przeciętnemu użytkownikowi zbyt wiele czasu. W wielu przypadkach jest to praca wykonywana na tyle rzadko, że użytkownik zapomina sekwencję poleceń prowadzącą do końcowego wyniku. Asystenci chronią użytkownika przed złożonością tych zadań, pozwalając mu raczej na zajmowanie się wyborem opcji, a nie problemem jak działa program. Oprócz tego asystenci prowadzą użytkownika przez najbardziej zaawansowane i potężne funkcje programu, zwykle unikane, gdyż użytkownik uważa je za zbyt trudne do nauczenia się. Teraz może z nich korzystać, nadal nie wiedząc jak działają.

Asystent do PivotTable z programu Microsoft Excel 5.0 prowadzi użytkownika przez proces tworzenia obracanej tabeli, odpowiadającej wielowymiarowemu raportowi z arkusza. Asystent pokazuje proces tworzenia tabeli, budowania tabeli sumarycznej z danych, niezależnie od ich lokalizacji i pokazuje ekran projektowy pierwszego układu.

W PowerPoint, asystent Pick A Look prowadzi przez proces decyzji wymaganych do utworzenia specjalnej, profesjonalnie wyglądającej prezentacji, automatycznie wybierając odpowiednie, najlepiej wyglądające wzorce i pomagając użytkownikowi wybrać różne opcje wyświetlania oraz wydruku.

W systemie zarządzania bazami danych Access, asystenci ReportWizard i FormsWizard zadają użytkownikowi pytania o zawartość raportu i postać formularza, format i styl - a następnie kreują raport lub formularz, zmniejszając czas pracy z godzin do minut.