Jak system ERP może usprawnić i zautomatyzować pracę w firmach świadczących usługi

Materiał promocyjny Terminowo a zarazem w budżecie – to idealna sytuacja w branży projektowej i usługowej. Jednak zachowanie pełnej kontroli nie zawsze jest łatwe. Dlatego właśnie wiele firm decyduje się na wdrożenie wyspecjalizowanego rozwiązania ERP. Z jego pomocą mogą w prosty sposób zaplanować krok po kroku i kontrolować dowolne przedsięwzięcie, tak o charakterze sprzedażowym, marketingowym, jak i budowlanym.

Wdrożenie rozwiązania ERP dla branży projektowej i usługowej przynosi działającym w tym obszarze organizacjom wiele korzyści. Przede wszystkim, w jednym miejscu mają one zgromadzone wszystkie dane związane z projektami, dzięki czemu utrzymują pełną kontrolę nad realizacją założonej strategii finansowej i mogą terminowo dostarczać projekty. Jednocześnie upłynniają i usprawniają obieg dokumentów, bardziej efektywnie planują i prognozują wydatki a przy tym mają dostęp do aktualnych raportów i zestawień analitycznych. Przekłada się to na zoptymalizowanie realizowanych usług i szybszy rozwój firmy.

Odpowiedni system ERP pozwala dzielić projekty na etapy i planować składające się na nie zadania – określając konkretną datę wykonania i osobę odpowiedzialną. W kolejnym kroku można przygotować także budżet, który na bieżąco będzie później kontrolowany. Całość może być uzupełniona o funkcjonalność CRM, dzięki czemu o wiele łatwiej i efektywniej zarządza się relacjami z klientami.

Rozwiązanie tego typu ma uniwersalny charakter. Sprawdzi się w każdej firmie, która realizuje dowolne usługi lub działa w trybie projektowym. Nie jest to system wyłącznie dla firm świadczących usługi profesjonalne, zajmujących się wspomnianą wcześniej sprzedażą, marketingiem czy działających w branży budowlanej. Dobrym przykładem innych branż, gdzie się sprawdzi, mogą być firmy zajmujące się serwisem urządzeń czy wypożyczalnie. Przy pomocy systemu ERP mogą one np. stworzyć listę produktów, które podlegają serwisowi, sprawdzić historię klienta czy otrzymać automatyczne powiadomienie o zbliżającej się dacie przeglądu. Bardzo szybko i łatwo sprawdzą też ilość sprzętu, który jest dostępny w wypożyczalni, jakie przedmioty znajdują się u konkretnego klienta, a także kiedy będzie można je zaoferować kolejnemu.

Kompleksowe wsparcie

Przyjrzyjmy się zatem bardziej szczegółowo funkcjom oferowanym przez dedykowane branży usługowej i projektowej rozwiązanie ERP. Zacznijmy od pięty achillesowej tego obszaru, czyli kontroli kosztów i przychodów. System ERP pozwala precyzyjnie budżetować planowane projekty i dzięki temu później kontrolować – na bieżąco i w dłuższej perspektywie czasowej - koszty i przychody. Można do tego wykorzystać opisy analityczne, które umożliwiają przyporządkowanie do konkretnych pozycji w budżecie ilości i wartości z danej pozycji na dokumencie, np. z faktury. Można także monitorować kwoty przypisane do dokumentów z uwzględnieniem poszczególnych etapów lub okresów projektu albo śledzić dane w budżecie narastającym, gdzie są przedstawiane zbiorczo.

Kiedy mamy pod kontrolą koszty i przychody, warto skupić się na efektywnym zarządzaniu projektami. Jest to o wiele prostsze, jeśli mamy wszystkie dane pod ręką. To właśnie zapewnia nam system ERP - różne informacje dotyczące każdego projektu w jednym miejscu. Funkcje wspierające przepływ procesów zapewniają z kolei płynny ich obieg w obrębie wielu różnych projektów. Dzięki temu, że pracownicy dostaną dostęp do list kontrahentów, będą mogli na bieżąco planować współpracę i sprawdzać jej postępy, odbierać korespondencję i nadzorować napływające zlecenia. Efektem będzie ogólny wzrost wydajności poszczególnych członków zespołu i całej organizacji.

Ważnym elementem systemu ERP jest moduł Business Intelligence (BI), który pozwala na definiowanie własnych wskaźników i generowanie raportów dotyczących poszczególnych projektów. Wyniki analizy danych mogą wspierać pracę nie tylko kadry kierowniczej, ale każdego pracownika, który do wykonywania swoich obowiązków potrzebuje dostępu do konkretnych dokumentów, raportów czy zestawień analitycznych.

Co więcej, wszystko to pracownicy mogą wykonać na urządzeniach mobilnych, dzięki czemu nie są przywiązani do swoich biurek. W podróży służbowej czy będąc u klienta, o dowolnej porze, mają dostęp do tych samych danych, co w siedzibie firmy.

Elastycznie w chmurze

Na koniec warto wspomnieć, że idealny system ERP dla branży projektowej i usługowej, poza wymienionymi wyżej funkcjami, musi być przede wszystkim elastyczny. Organizacje działające w tej branży doskonale wiedzą, że sytuacja biznesowa może zmieniać się dosłownie z dnia na dzień. Dlatego poza samą możliwością dowolnej konfiguracji, ważne jest zapewnienie sobie elastyczności finansowej i możliwości łatwego skalowania wielkości systemu.

Dostawcy rozwiązań ERP oferują swoje rozwiązania w modelu subskrypcyjnym, czyli działające w chmurze obliczeniowej. Pośród największych korzyści płynących z wyboru takiego podejścia należy wymienić brak inwestycji początkowej, brak konieczności zatrudniania specjalistów do utrzymania systemu a także abonamentowy model rozliczeń. Co więcej, w bardzo prosty sposób można przetestować rozwiązanie, ponieważ jest cały czas dostępne w chmurze – na żądanie.

Chmurowy ERP to doskonała opcja nie tylko dla firm, które dotychczas nie posiadały takiego systemu, ale także dla organizacji zainteresowanych modernizacją swojej przestarzałej instalacji. W prosty sposób, szybko, bez konieczności dokonywania znaczących inwestycji mogą one otworzyć sobie drogę do najnowszych funkcji i technologii bez obciążających inwestycji początkowych.

Jak system ERP może usprawnić i zautomatyzować pracę w firmach świadczących usługi

Foto: Soneta Sp. z o.o.



Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat możliwości, jakie zapewnia system ERP dedykowany branży projektowej i usługowej, pobierz przewodnik. Na przykładzie rozwiązania enova365 Projekty i Usługi, z którego korzysta już ponad 16 tys. polskich firm, prezentujemy szczegółowo funkcje i korzyści, które zapewniają organizacjom działającym w tym obszarze precyzyjną kontrolę wydatków, efektywne zarządzanie projektami i dostarczanie rezultatów na czas i w budżecie.

Pobierz White Paper