Jak skutecznie nauczyć biznes korzystania z technologii IT?

Efekty szkoleń dla użytkowników biznesowych zależą od formy, zakresu i dostawcy w zdecydowanie większym stopniu niż w przypadku szkoleń stricte technicznych.

Wachlarz szkoleń dla końcowych użytkowników rozwiązań IT jest bardzo szeroki. Do tej samej grupy zaliczane są bowiem kursy obsługi komputerów i aplikacji biurowych, ale także systemów klasy ERP i wyspecjalizowanych narzędzi wspierających obszary specyficzne dla profilu działalności firmy. Chociaż narzędzia informatyczne, których sprawnej obsługi oczekuje się od użytkowników, są często bardzo różne, to ogólne zasady dotyczące organizacji szkoleń są podobne.

Harmonogram, zakres, kompetencje

Początkiem każdego programu szkoleniowego powinno być zbadanie potrzeb i celów edukacyjnych. Na tej podstawie powinien powstać szczegółowy zakres projektu oraz harmonogram szkoleń pozwalające na osiągnięcie założonych pierwotnie celów. "Każdy proces edukacyjny powinien się rozpocząć od badania procesów biznesowych, poprzez określenie wymagań kompetencyjnych oczekiwanych dla realizacji tych procesów, badanie braków kompetencyjnych poszczególnych uczestników tych procesów i w ich wyniku projektowanie procesów edukacyjnych, które powinny stanowić podstawę dla kolejnych działań logistycznych i realizacji szkoleń" - uważa Monika Koszewska, wiceprezes zarządu firmy . Następnym etapem - realizowanym na zasadach współpracy między działem HR, a komórkami odpowiedzialnymi za środowisko informatyczne - powinno być ustalenie wstępnego zakresu szkolenia. Ostateczny zakres szkolenia należy ustalać jednak przy zaangażowaniu kierownictwa zaangażowanych pionów biznesowych, a także wybranych uczestników kursu. Potencjalnych uczestników szkolenia warto włączyć także w negocjacje z dostawcami szkoleń. Takie podejście pozwala na bliskie dopasowanie warunków i programu szkolenia do potrzeb biznesu, a także samych użytkowników technologii IT. W same szkolenia - zwłaszcza te z pogranicza IT oraz biznesu - warto również angażować jak najszersze grono pracowników. "Wszędzie tam, gdzie w wyniku szkolenia może pojawić się dodatkowa wiedza, dobrze jest włączyć w program szkoleniowy wszelkie osoby mogące z niej skorzystać. Taka sytuacja może się zdarzyć podczas gry strategicznej w ramach szkolenia ITIL, kiedy to uczestnicy zamieniają się obowiązkami. W wyniku tego doświadczenia obie strony odkrywają na czym polega praca kolegów - zaczynają rozumieć i doceniać pracę innych osób w firmie. Wiele przydatnych wniosków z takiego szkolenia wyciągnąć mogą też osoby z działów HR" - uważa Aleksander Lipowski, Business Development Manager w zakresie technologii korporacyjnych w firmie . Warto również pamiętać, aby na czas szkolenia zwolnić pracowników z innych obowiązków. Unikać należy też organizacji szkoleń w godzinach popołudniowych oraz w weekendy. Wyraźnie spada wówczas przyswajalność wiedzy oraz poziom zaangażowania pracowników. Dłuższe kursy należy dzielić na szereg rozłożonych w czasie szkoleń.

Dobrze wybrać grupę

Kluczowy jest też dobry wybór grupy szkoleniowej. Dobrą praktyką jest m.in. budowanie grup szkoleniowych pod kątem poziomu wiedzy poszczególnych uczestników. Nierówny poziom uczestników jest często wymieniany jako jeden z czynników obniżających ogólną wartość szkolenia. Ocena posiadanych kompetencji winna odbywać się za pomocą miarodajnych, obiektywnych metod i leżeć po stronie firmy szkoleniowej. Niezbędne jest też zachowanie kontekstu wymagań biznesowych oraz dostosowanie wykorzystywanej podczas kursów formy komunikacji do wiedzy i charakteru pracy uczestników. Warto również na wstępie przedstawić uczestnikom cel szkolenia oraz przydatność możliwych do uzyskania umiejętności w codziennej pracy. W niektórych przypadkach najbardziej optymalnym rozwiązaniem są szkolenia elektroniczne, prowadzone przy wykorzystaniu technologii e-learningu.

Zminimalizować ryzyko niepowodzenia

Szkolenia są jednym z głównych narzędzi podnoszenia kompetencji pracowników. Jako takie stają się inwestycją w kapitał ludzki, a więc również wartość organizacji. Gdy uwzględnić najlepsze praktyki dotyczące projektów inwestycyjnych, to nieunikniona staje się konieczność oszacowania i wliczenia wartości ryzyka w koszty projektu. Jakie czynniki wpływają na poziom ryzyka? Brak doświadczenia trenerów, niewystarczające zaplecze techniczne i logistyczne, a także wybór lokalizacji i terminu szkolenia oraz nadmierne obciążenie uczestniczących w szkoleniu pracowników. "Na polskim rynku jest kilka poważnych firm szkoleniowych i wiele takich, które się nazywają szkoleniowymi, choć nie posiadają zaplecza logistycznego i doświadczenia. Takie firmy bardzo często wygrywają przetargi, konkursy w sytuacji, gdy cena jest głównym parametrem wyboru oferty. Jest to tymczasem parametr, który nie powinien mieć wpływu na wybór firmy szkoleniowej" - mówi Monika Koszewska.

Eksperci podkreślają, że aby ograniczyć ryzyko i zapewnić jak najlepsze efekty szkolenia warto poświęcić czas na przeanalizowanie oferty i referencji branych pod uwagę firm szkoleniowych. Większych kompetencji spodziewać należy się przede wszystkim od autoryzowanych partnerów szkoleniowych wyspecjalizowanych w technologiach konkretnych dostawców. Autoryzacja zazwyczaj wiąże się z regularną weryfikacją kompetencji i poziomu prowadzonych szkoleń przez dostawcę technologii, której szkolenia dotyczą. Nie zawsze również kursy prowadzone w autoryzowanych ośrodkach są droższe od tych, oferowanych przez niezależne firmy. "Przed podjęciem decyzji o powierzeniu firmie szkoleniowej swoich pracowników, należy sprawdzić doświadczenie rynkowe, potencjał trenerski, logistyczny oraz kompletność oferty potencjalnego partnera. Wszystko po to, aby uniknąć przykrych niespodzianek, takich jak przerwanie realizacji projektu lub brak możliwości jego kontynuowania. Podjęcie się realizacji zbyt dużej liczby zleceń względem możliwości lub utarta kluczowego trenera, to tylko niektóre czarne scenariusze uniemożliwiające skuteczne prowadzenie szkolenia z winy dostawcy usług szkoleniowych" - mówi Magdalena Konieczna-Wrzesień, dyrektor Pionu Edukacji w firmie Alkom Akademia. W kilka miesięcy po zakończeniu szkolenia warto przeprowadzić ocenę jego faktycznego wpływu na usprawnienie przebiegu procesów biznesowych.