Jak przygotować się na czas kryzysu i prosperity

W perspektywie długoterminowej należy optymalizować koszty zakupu i utrzymania oprogramowania. Podpowiadamy jak to zrobić?

Planowanie zakupów oprogramowania jest częścią planowania budżetów działów informatyki. Wartość sprzedanych licencji ma coraz większy udział w całym rynku IT, a więc i w budżetach IT. W roku 2014 rynek software będzie miał 22% udziałów (wobec 15% w roku 2000) w całym rynku IT. Wydatki na oprogramowanie są coraz bardziej istotną pozycją zakupową, którą zarządzają CIO. Optymalizacja kosztów w tym obszarze staje się coraz większym wyzwaniem. W tym kontekście należy zastanowić się, jak długoterminowo optymalizować koszty zakupu i utrzymania oprogramowania.

Myśląc o kosztach oprogramowania, nie należy jednak myśleć tylko przez pryzmat cen licencji. Należy również wziąć pod uwagę, jak sposób (forma) nabywania oprogramowania wpływa na całkowite koszty posiadania (ang. Total Cost of Ownership - TCO). W artykule zostaną przedstawione najważniejsze wyzwania budżetowe związane z pozyskaniem licencji na oprogramowania, wraz ze wskazaniem różnych typów programów licencyjnych, które takie wyzwania adresują.

Budżet klasyczny

Roczne planowanie wydatków jest klasycznym podejściem stosowanym w firmach. Bazuje ono na założeniu, że znane są finansowe możliwości wydatkowania środków w danym okresie. Podejście takie, z pewnością sprawdza się ono w przypadku bieżących zakupów, np. dokupowania brakujących licencji.

Takie budowanie budżetu niesie jednak ze sobą pewne ryzyko. Typowym wyzwaniem budżetowym jest aktualizacja oprogramowania do nowszej wersji. Jednoczesne wdrożenie nowej wersji wymaga zakupu licencji dla wszystkich komputerów w firmie, co wiąże się z pozyskanie specjalnego budżetu na dany rok. Będzie on kilkakrotnie wyższy niż standardowy. Oczywiście, alternatywą jest wykonanie rozłożonego w czasie przechodzenia na nowe wersje oprogramowania.

Rozwiązanie takie, chociaż w praktyce stosowane, stwarza istotne problemy organizacyjne (np. konieczność utrzymywania i wspierania kilku wersji) i kosztowe (kilka wersji oprogramowania to większe koszty wdrażania, utrzymania i wspierania systemu). Powstaje pytanie: w jaki sposób dokonać jednorazowej aktualizacji oprogramowania, bez konieczności znacznego zwiększania rocznego budżetu na oprogramowanie? Jak bronić się przed niespodziewanym cięciami budżetów, które mogą dodatkowo zakłócić proces wdrażania?

Planowanie wieloletnie

Alternatywą jest wieloletnie planowanie wydatków. Spotykane są teorie, że instytucje publiczne nie mogą podpisać umowy wieloletniej, gdyż ustawa budżetowa tworzona jest w reżimie rocznym i gwarantuje środki na ten okres. Analizując jednak umowy zawarte przez takie instytucje jak ZUS czy NFZ, widzimy, że organizacje te podpisały 3-letnie umowy na zakup oprogramowania. Dlatego takie rozwiązania należy uznać za dopuszczalne zarówno w sektorze publicznym, jak i w firmach prywatnych.

Tworzenie wieloletnich planów zakupowych pozwala na rozłożenie płatności za oprogramowanie na raty, co w sposób istotny odciąży roczne budżety. Często płatności ratalne łączą się z koniecznością wykupu opcji pozwalającej na korzystanie z najnowszej wersji oprogramowania, jeżeli pojawi się ona w trakcie umowy.

Analizując ofertę producentów oprogramowania, można stwierdzić, że wielu z nich oferuje możliwość płatności ratalnej łączonej z uzyskaniem prawa do najnowszej wersji oprogramowania, co eliminuje problem konieczności pozyskania znacznego budżetu przy wprowadzaniu nowej wersji.

Rozważając skorzystanie z dobrodziejstw (np. płatności ratalne, gwarancja ceny, prawo do nowej wersji) umów wieloletnich, należy zwrócić uwagę na ryzyko z nimi związane. Producenci oprogramowania uzależniają możliwość podpisania umów od spełnienia dodatkowych warunków, takich jak zakup wybranego oprogramowania na wszystkie komputery w firmie (co bywa zaletą, gdyż standaryzacja oprogramowania może obniżyć TCO) lub innych.

Na raty czy jednorazowo?

Warto więc postawić pytanie: jakie podejście do budżetowania może być bardziej korzystne? Płatności jednorazowe czy płatności ratalne z możliwością korzystania z najnowszej wersji oprogramowania?

Przyjrzyjmy się symulacji kosztów zakupu licencji Office Professional Plus dla firmy posiadającej 1000 komputerów i chcącej korzystać z takiej liczby licencji tego programu (wykres). Rozważono dwa programy licencyjne: Select (bez opcji Software Assurance - SA) oraz Enterpise Agreement (z opcją SA). Dokonując analizy, posługiwano się cenami SRP. Przyjęto założenie, że w ciągu 6 lat pojawią się trzy wersje danego oprogramowania (co jest realne, biorąc pod uwagę historyczne informacje na temat częstotliwości pojawiania się nowych wersji).

Słupki oznaczone jako Select bez SA to przykład firmy, która decyduje się na zakup oprogramowania w umowie Microsoft. Zakup dokonywany jest w hipotetycznym momencie pojawienia się nowej wersji. Płatności za oprogramowanie odbywają się jednorazowo, co pociąga konieczność pozyskania nadzwyczajnych budżetów.

Kolumny Enterprise Agreement (EA) to sytuacja, w której firma płaci roczne raty za oprogramowanie, więc nie musi pozyskiwać nadzwyczajnego budżetu w latach, w których pojawi się nowa wersja. Wada rozwiązania: organizacja jest zobligowana do stałych, rocznych płatności, niezależnie od tego, czy nowa wersja oprogramowania pojawi się, czy nie.

Analizując koszty zakupu licencji na oprogramowanie, w obu przypadkach można zauważyć, że zrównoważone koszty zakupu licencji w umowie EA są niższe niż koszty zakupu oprogramowania w umowie Select.

Nie można jednak do powyższej analizy podchodzić w sposób bezkrytyczny. Podane wcześniej założenia przyjęte do analizy nie zawsze będą spełnione. Można jednak wysnuć następujące uniwersalne wnioski:

- Im rzadziej wprowadzane są nowe wersje, tym umowy wieloletnie z płatnościami ratalnymi i wliczoną ceną pozyskania nowej wersji są mniej opłacalne.

- W organizacjach, w których nie występuje konieczność szybkiego wprowadzania wersji, opłacalność wprowadzania umów wieloletnich z płatnościami ratalnymi jest niższa.

Kryzys lub niespodziewane nowe projekty: co wtedy?

Lata 2008 i 2009 były czasem cięć budżetowych. Zaowocowały one koniecznością ograniczenia zakupów licencji na oprogramowanie i przesuwania nawet niezbędnych wdrożeń na później. Firmy zwalniały pracowników i pozostawały z niewykorzystanymi wcześniej zakupionymi licencjami. Dlatego warto zwrócić uwagę, czy program licencyjny, w ramach którego kupujemy oprogramowanie, umożliwia zwrot niewykorzystywanego oprogramowania i zaprzestaniem płacenia za nie.

W sytuacji, kiedy organizacja nie jest w stanie prognozować przyszłej wielkości biznesu lub obawia się jej znacznych wahań, warto rozważyć dzierżawę licencji. Pozwala ona na zwrot licencji, kiedy w rzeczywistości nie są one wykorzystywane, lub pozyskania nowych, w przypadku wzrostu organizacji. Umożliwia to ograniczenie kosztów w czasach kryzysu, przy jednoczesnym uwzględnieniu możliwości wzrostu organizacji i szybkiego pozyskania nowych licencji. Sytuacja, w której firma ma prawo zmiany liczby opłacanych licencji, może wydawać się niezwykle korzystna. Niesie ona jednak z sobą również zagrożenia. Nie będąc właścicielami licencji, wiemy, że zaprzestanie dzierżawy oznacza, iż firma w jednym momencie pozostanie bez tych licencji (bez niezbędnego oprogramowania).

Analizując programy oparte na idei dzierżawy, można wyróżnić programy oparte na idei dzierżawy długoterminowej (np. VMware Subscription Service, Open Value Subscription) oraz krótkoterminowej (m.in. Adobe Subscription Plan czy umowa SPLA - Service Provider License Agreement). Przy analizie cen w poszczególnych wariantach widać, że idea dzierżawy krótkoterminowej sprawdzi się w przypadku konieczności szybkiego uruchomienia krótkotrwałych projektów (np. okresowe akcje marketingowe, akcje kredytowe itp.). Ta forma dzierżawy w dłuższym terminie jest najmniej korzystną formą pozyskiwania licencji.

Podsumowanie

Oferta licencyjna producentów oprogramowania znacznie się poszerzyła i jest bardziej elastyczna. Firmy nie są skazane na zakup oprogramowania z koniecznością płatności jednorazowych. W zależności od potrzeb i sytuacji rynkowej mogą się zdecydować za zakup oprogramowania z płatnościami jednorazowymi lub ratalnymi, dzierżawę długoterminową lub krótkoterminową, lub korzystanie z oprogramowania w chmurze. Przed wyborem sposobu pozyskania licencji warto rozważyć różne dostępne formy licencjonowania i zderzyć je z potrzebami biznesowymi. Wybór właściwej formy nabywania licencji pozwoli optymalnie kształtować budżet. Kluczem do tego powinno być wieloletnie spojrzenie na planowanie wydatków. Wybór programu licencyjnego powinien być poprzedzony szczegółową analizą kosztów i korzyści, co pozwoli zarządzać budżetem na oprogramowanie w sposób optymalny.


TOP 200