Kto i jak może zawrzeć umowę?

W wielkim skrócie osoby fizyczne po ukończeniu 18 lat i osoby prawne, należycie reprezentowane. Z tą reprezentacją bywają problemy, zwłaszcza w ciągu pełnomocnictw. Trzeba sprawdzać, od jakiegoś czasu możliwy jest internetowy dostęp do rejestru spółek (pdi.cors.gov.pl/KRSSED/). Sprawa o tyle ważna, że popełnionego błędu nie sposób - w wielu sytuacjach - naprawić.

Praktycznie bez wyjątku umowy zawierane są w formie pisemnej. Nie jest to wymóg prawa - taka forma z rygorem nieważności jest stosunkowo rzadka - ale zdrowy rozsądek. W większości umów wpisuje się magiczną formułkę "że wszystkie zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności". A wiec sami sobie taki rygor skutecznie nakładamy. Musimy pamiętać, że forma pisemna to podpisy własnoręczne - i bezpieczne podpisy elektroniczne - osób reprezentujących spółkę. Jeżeli umowa określa szczegółowo wiele parametrów, a z reguły określa, zmiana np. SLA czy terminu oddania faz wymaga interwencji zarządu lub odpowiednich pełnomocnictw.

Zbyt często, w dobrej wierze, zmiany takie są dokonywane przez kierowników projektów, z reguły mailowo. Umowa sobie, a proces wdrożeniowy sobie. Tymczasem żadna z tych zmian nie jest skuteczna - z powodu niewłaściwej osoby, niewłaściwej formy - horror w razie ewentualnego sporu. Warto więc upoważnić w odpowiednim zakresie zarząd projektu lub dopuścić chociaż częściowo formę elektroniczną.

Podsumowanie

Jeśli chcemy mieć świetną umowę, musimy mieć jasną i precyzyjną wizję, czego oczekujemy, na jakie kompromisy jesteśmy gotowi i jakie środki możemy przeznaczyć. Pozwoli to na określenie "minimum subiektywnego" oraz opracowanie takich rozwiązań prawnych, aby cele zrealizować. Opracowując umowę, musimy też zanalizować przepisy względnie obowiązujące, które będą miały zastosowanie i zdecydować, które z nich i jak zmieniamy. Musimy wprowadzić regulacje, które w ogóle przepisami nie są regulowane. I uważać, aby nie popełnić błędu jak sprzeczność z bezwzględnie obowiązującymi przepisami. Nie mówiąc np. o doskonałej konstrukcji cywilistycznej, tyle że podatkowo niekorzystnej.

Pracujmy z zespołami merytorycznymi. Nie wymyślajmy metodyk wdrożeniowych czy twórczych procedur testowania oprogramowania. Umowa nie ma na celu zaspokojenia ego negocjatorów, tylko ułatwienie pracy zespołom merytorycznym. I zminimalizowanie sytuacji konfliktowych, poprzez jasne określenie reguł.

Głęboko wierzę, że czas poświęcony na napisanie umowy (zawsze, jak tylko możemy, pracujmy na naszym projekcie) jest dobrą inwestycją. Zarówno w sytuacji, gdy umowa realizowana jest poprawnie (często tak się dzieje tylko dlatego, że potencjalne problemy zostały omówione i opisane), jak i gdy dochodzi do sporu. A spory są coraz częstsze - z punktu widzenia zamawiającego umowa chroni go od przewagi "technicznej" wykonawcy, który z reguły ma więcej wiedzy o samym projekcie wdrożeniowym i lepiej udokumentowane działania - w przypadku braku jasnych reguł, co było celem umowy, taki materiał skutecznie chroni go przed roszczeniami. Z punktu widzenia wykonawcy umowa musi złagodzić niekorzystne dla niego standardowe rozwiązania kodeksowe i rozsądnie ograniczyć odpowiedzialność. Sporów nie unikniemy, ale powinniśmy dołożyć najwyższej, profesjonalnej staranności, aby ułatwić powodzenia projektu IT. Nie znam lepszego sposobu niż dobry kontrakt.

Marcin Maruta jest wspólnikiem kancelarii radców prawnych Kuczek-Maruta.