Stwórz własny zespół

Równolegle z wyborem dostawcy trzeba rozpocząć przygotowania wewnętrzne do wdrożenia. "Ważna jest zwłaszcza analiza potrzeb i odpowiednie opracowanie koncepcji wdrożenia. Bez wiedzy, czego się oczekuje od systemu, niemożliwym jest efektywnie ten system wdrożyć" - mówi Tomasz Zieliński.

Analizą powinien zająć się zespół złożony z kluczowych pracowników działów, które będą informatyzowane. Nie muszą to być informatycy. Najważniejsza jest ich wiedza dotycząca funkcjonowania przedsiębiorstwa. W ciągu najbliższych miesięcy będą ją musieli usystematyzować, opisać i przekazać firmie, która wprowadzać będzie system zintegrowany w przedsiębiorstwie. Czeka ich mnóstwo ciężkiej, dodatkowej pracy. Dlatego zawczasu trzeba pomyśleć o systemie premiowym, który zachęci ich do wysiłku, a nade wszystko zapobiegnie ich odejściu w trakcie wdrożenia systemu. Taka strata może zaważyć na powodzeniu całego projektu.

<hr>Dla COMPUTERWORLD komentuje Artur Boryka, dyrektor ds. wdrożeń w firmie BPSC

Wdrożenie systemu klasy ERP to przede wszystkim złożone wyzwanie biznesowe i organizacyjne, a dopiero potem technologiczne. Największe znaczenie dla jego powodzenia ma precyzyjne określenie celu realizacji projektu, zaangażowanie w cały proces przedstawicieli kierownictwa przedsiębiorstwa, a także stworzenie w firmie odpowiedniego klimatu sprzyjającego informatyzacji i pozyskanie poparcia załogi. Dla pracowników wdrożenie systemu wiąże się z dodatkowymi zadaniami, koniecznością nauczenia się nowych rozwiązań, często potrzebą zmiany sposobu myślenia, nawyków. Aby ich pozyskać, trzeba na początku przekonać załogę o celowości projektu.

Przystępując do wyboru, należy położyć nacisk przede wszystkim na właściwe rozpoznanie potrzeb przedsiębiorstwa. Zarząd firmy musi dokładnie wiedzieć, czego oczekuje i co chce osiągnąć wdrażając system. Trzeba przy tym pamiętać, że dobrze zarządzane przedsiębiorstwo cały czas się rozwija. Wybrane rozwiązanie powinno w przyszłości ten proces wspierać, a nie krępować. Błędem jest zakup systemu, którego możliwości znacznie przekraczają potrzeby firmy. Błędem jest także zakup rozwiązania, które nawet jeżeli w danym momencie wydaje się wystarczające, nie będzie nadążało za jej rozwojem.

Wprowadzenie systemu ERP powoduje zmiany w funkcjonowaniu organizacji. System wymusza standaryzację i uproszczenie procesów biznesowych. Dobrze wybrany system musi pozwalać na zachowanie dobrych praktyk stosowanych w firmie, wynikających z tradycji standardów działania czy metod współpracy z klientem. Wdrożenie systemu ERP nie powinno oznaczać utraty dotychczasowego dorobku organizacyjnego. Dlatego też ogromne znaczenie ma elastyczność wdrażanego oprogramowania, pozwalająca na dostosowanie do ich często bardzo specyficznych potrzeb. Dostawca systemu powinien dostosować oferowane rozwiązania do specyfiki firmy.

<hr>Dla COMPUTERWORLD komentuje Andrzej Chabrzyk, architekt rozwiązań biznesowych w SAP Polska

Określ cel i zakres niezbędnej obsługi funkcjonalnej systemu. Czy wraz z systemem dostawca oferuje gotowe wzorce (scenariusze) procesów i procedur dostosowane do potrzeb i specyfiki odbiorcy? Dzięki nim można w miarę bezpiecznie wdrożyć procesy w oferowanej postaci albo z niewielkimi modyfikacjami, a ewentualne zmiany wprowadzać w trakcie praktycznej eksploatacji systemu. Brak tych funkcji w systemie oznacza dodatkowe koszty i czas, poświęcony na analizę dopracowanych procesów.

Pomyśl o przyszłości. Jak będzie się zmieniać nasze przedsiębiorstwo? Ile będzie kosztować zatrudnienie specjalistów znających system i technologię, w której go stworzono? Odpowiedź na te pytania pozwoli nam przewidzieć, w jakim zakresie system będzie nadążał za ewolucją naszej organizacji i czy koszty jego dostosowania i utrzymania nie staną się w przyszłości hamulcem dla niezbędnych zmian wymuszanych przez otoczenie gospodarcze.

Oszacuj poziom ryzyka związanego z realizacją projektu. Taka rachuba musi obejmować ocenę pozycji rynkowej dostawcy, a więc ryzyko związane ze zniknięciem dostawcy z rynku czy zahamowaniem jego rozwoju. Musi być poparta oceną dokonań i możliwością mierzoną referencjami i poziomem specjalistów, a także zasadami i jakością wsparcia technicznego oferowanego wraz z produktem. Przed zakupem rozwiązania warto zdobyć ocenę sprawności wdrożeniowców, a nawet spotkać się z nimi bezpośrednio. Rozmowa twarzą w twarz pomoże ocenić ich komunikatywność, doświadczenie, czy sposób rozwiązywania problemów.

Oszacuj koszty. Nie tylko te ponoszone na zakup, ale także na późniejszy rozwój i utrzymanie systemu. Fachowcy, posługujący się wskaźnikiem TCO (Total Cost of Ownership), biorą pod uwagę koszty licencji, niezbędnej infrastruktury technicznej, koszty jej utrzymania przez np. 5 lat, a także koszty wdrożenia i szkoleń dla osób, które muszą być biegłe w systemie.

Poznaj politykę dostawcy systemu. Ostatecznym czynnikiem wspomagającym wybór powinna być bezpośrednia rozmowa z dostawcą. Jak wyglądają plany rozwoju produktów? Co mówią o produkcie i dostawcy dotychczasowi użytkownicy? Co sądzą niezależni obserwatorzy rynku? Jak często będą się pojawiały aktualizacje i rozszerzenia funkcjonalne systemu? Co z bieżącym dostosowaniem do zmian lokalnych (a także unijnych) przepisów i wymagań formalno-prawnych? Czy system jest dostosowany do branżowych standardów jakości? Należy pamiętać, że spełnianie tych wymagań zazwyczaj kosztuje i dostawca systemu musi jasno deklarować swoje zamiary zarówno wobec produktu, jak i wobec określonego segmentu swoich odbiorców.