Włączanie i wyłączanie dostępu do aplikacji zgodnie z ustalonym harmonogramem czy wykorzystanie tzw. licencji pływającej mogą oznaczać realne oszczędności, o ile oczywiście nie stoją w sprzeczności z warunkami umowy licencyjnej" - uważa Grzegorz Filarowski. Monitorowanie realnego stopnia wykorzystania poszczególnych aplikacji pozwala również na wychwycenie nieprawidłowości związanych z wykorzystywaniem korporacyjnych rozwiązań po godzinach pracy i do celów prywatnych. Efektem jest zabezpieczenie sytuacji prawnej firmy na wypadek kontroli skarbowej.

Planowanie aktualizacji, zarządzanie czasem pracy z poszczególnymi aplikacjami, zdalna dystrybucja oprogramowania to tylko niektóre z typowych funkcji bardziej zaawansowanych narzędzi wspierających zarządzanie korporacyjnymi systemami informatycznymi. Funkcjonalności tego typu systemów coraz częściej wykraczają jednak poza typowe obszary związane z inwentaryzacją, dostępem czy aktualnością posiadanych systemów. Obok istotnych ułatwień w zakresie zarządzania oprogramowaniem stają się narzędziami umożliwiającymi optymalizację poczynionych inwestycji w rozwiązania IT oraz zabezpieczenie interesów firmy w kontekście zapisów umów licencyjnych. Często otwierają też drogę do stworzenia i rozliczania współczynników KPI dla komórek informatycznych, a także dają skuteczne uzasadnienie biznesowe dla kolejnych inwestycji w oprogramowanie.

Oprogramowanie jako inwestycja

W statystycznej firmie dysponującej około setką stacji roboczych funkcjonuje nawet kilkaset odmiennych aplikacji - od kompleksowych systemów biznesowych, przez rozwiązania dziedzinowe, aż po darmowe narzędzia instalowane indywidualnie przez pracowników. Pracownicy jednak często zapominają, że nawet darmowe aplikacje do użytku prywatnego mogą wymagać odrębnych licencji dla zastosowań korporacyjnych.

Chęć zaprowadzenia porządku na niemal tysiącu stacji roboczych zadecydowała o konieczności wdrożenia dedykowanych narzędzi administracyjnych w Państwowym Instytucie Geologicznym. "W naszym przypadku o zakupie takich rozwiązań zadecydowały dwie podstawowe potrzeby: chęć rozszerzenia kontroli oprogramowania zainstalowanego na firmowych komputerach oraz zoptymalizowania posiadanych licencji. Wykorzystujemy szereg specjalistycznych, kosztownych systemów inżynierskich. Możliwość zaoszczędzenia na każdej licencji oznacza wymierne korzyści" - mówi Dominik Krasowski, główny specjalista ds. informatyki w Państwowym Instytucie Geologicznym. Według niego, istotnym wsparciem pracy działu IT okazała się możliwość kompleksowego zarządzania wersjami oprogramowania oraz ułatwienia w prowadzeniu inwentaryzacji oprogramowania i sprzętu. "Ważna jest dyscyplina pracowników. Muszą być świadomi, że komputer, z którego korzystają, jest przede wszystkim własnością pracodawcy, i to pracodawca rozlicza się z każdego bita danych zapisanych w jego pamięci" - mówi Dominik Krasowski.

Chęć zinwentaryzowania sprzętu i oprogramowania przyświecała również wdrożeniu narzędzi wspierających zarządzanie aplikacjami w krakowskim Muzeum Historycznym. "Nasze muzeum w ciągu ostatnich 6 lat znacznie rozbudowało się w zakresie infrastruktury informatycznej. Dotychczasowe rozwiązania inwentaryzacyjne przestały wystarczać. Postanowiliśmy wdrożyć narzędzia, które pozwoliłyby na usprawnienie procesów zarządzania aplikacjami i ułatwiły rozliczanie licencji" - mówi Wojciech Adamczyk, główny specjalista ds. IT w Muzeum Historycznym w Krakowie. Jego zdaniem, potrzeba usprawnień wynikała m.in. z rosnącej liczby odmiennych wersji i licencji wykorzystywanych w krakowskim muzeum systemów operacyjnych i narzędzi biurowych. Wzrosła również liczba komputerów wyposażonych w specjalistyczne systemy wizualizacyjne. "Zakładamy, że zaoszczędzony czas będziemy mogli spożytkować w inny sposób. To z kolei oznacza wymierne oszczędności finansowe. Myślę, że w przyszłości przełoży się to również na zmiany w procesach decydowania o zakupach oprogramowania" - uważa Wojciech Adamczyk.