Inteligentne systemy ERP

Na rynku rozwiązań Business Intelligence coraz aktywniejsi stają się dostawcy systemów ERP.

Na rynku rozwiązań Business Intelligence coraz aktywniejsi stają się dostawcy systemów .

W ciągu ostatniej dekady działające w Polsce firmy włożyły sporo pieniędzy i wysiłku we wdrożenie systemów ERP. Systemy te - o ile wdrożenie zakończyło się sukcesem - znacząco poprawiły organizację informacji w przedsiębiorstwie, częściowo zautomatyzowały wprowadzanie i przepływ danych, narzuciły pewne standardy i dobre praktyki zarządzania, ale dały też menedżerom jedynie ograniczone narzędzia analizy sytuacji przedsiębiorstwa. Z każdym miesiącem zwiększa się liczba gromadzonych w systemach ERP danych, w dodatku danych trudno dostępnych i niełatwo poddających się analizie, przez co wykorzystywanych przez przedsiębiorstwa w kilku lub co najwyżej kilkunastu procentach.

Do tej pory firmy zamiast wdrażania dedykowanych rozwiązań , radziły sobie z problemem analiz i raportowania, wykorzystując nieśmiertelnego Excela, raporty przygotowywane na specjalne zamówienie przez dział IT i przechowywane lokalnie bazy danych oraz aplikacje umożliwiające ich wizualizację. Mechanizmy te rzadko pozwalały na regularną analizę i wykorzystywane były głównie przy okazji kwartalnych przeglądów realizacji budżetów. W końcu producenci wiodących systemów ERP wykorzystali tę lukę rynkową, uzupełniając swoje systemy narzędziami Business Intelligence.

Dostępne w systemach ERP moduły analityczne umożliwiają najczęściej dokonywanie analiz i sporządzanie raportów na podstawie danych zgromadzonych w modułach księgi głównej, należności, zobowiązań, sprzedaży i zakupów. Umożliwiają ponadto śledzenie nawet kilkuset tzw. Key Performance Indicators, czyli kluczowych wskaźników efektywności działania przedsiębiorstwa. Na liście KPI mogą znaleźć się - przykładowo - czas realizacji zamówienia, czas realizacji należności od chwili wystawienia faktury czy poziom marży.

Główni gracze

Szeroką ofertę narzędzi analitycznych już dzisiaj prezentują SAP i Oracle. Inni producenci systemów ERP stopniowo włączają do swojej oferty kolejne aplikacje z obszaru BI, pojawiające się często jako efekt przejęcia wyspecjalizowanego producenta narzędzi analitycznych i raportujących.

Różne firmy badawcze różnie sytuują liderów rynku BI, jednak czołówka cały czas zdominowana jest przez wyspecjalizowanych dostawców aplikacji BI, a nie producentów rozwiązań ERP. W Polsce z modułów BI dostarczanych przez SAP korzysta dziś ok. 60 użytkowników, a intensywne zainteresowanie tymi systemami pojawiło się tak naprawdę dopiero pod koniec zeszłego roku.

Do stosunkowo szybkiego rozpowszechniania się tej funkcjonalności wśród przedsiębiorstw wdrażających systemy niemieckiego producenta przyczynia się polityka licencyjna, zgodnie z którą klient otrzymuje licencje na BI, kupując jedno z rozwiązań SAP (np. mySAP ERP lub mySAP CRM). Oczywiście, brak opłat dotyczy samej licencji i nie obejmuje dodatkowych godzin pracy konsultantów poświęconych na dostosowanie systemu do potrzeb konkretnego klienta czy kosztów dodatkowego sprzętu komputerowego. Szacuje się, że generalnie cena licencji stanowi ok. 30% całkowitych kosztów wdrożenia rozwiązania informatycznego. Według danych polskiego oddziału Oracle, w zasadzie wszyscy użytkownicy Oracle Applications korzystają z takich czy innych narzędzi analitycznych tego producenta.

W stronę użytkownika

W tej chwili standardem jest proponowanie przez producentów systemów ERP narzędzi, którymi może posługiwać się przeciętny użytkownik po szybkim przeszkoleniu, a nie tylko pracownik działu IT i to tylko z pomocą konsultanta od producenta. Standardem jest również interfejs webowy, co ma związek z upowszechnianiem się modelu portalu korporacyjnego jako głównego interfejsu użytkownika systemu ERP.

Dostawcy systemów ERP zdali sobie również sprawę, że jeśli chcą, by ich narzędzia były szerzej wykorzystywane i stały się - choćby w bardziej odległej perspektywie - alternatywą dla systemów wyspecjalizowanych, muszą umożliwiać analizę danych niepochodzących wyłącznie z systemów ERP, ale także z innych systemów pracujących w przedsiębiorstwie. Coraz częściej użytkownicy zyskują taką możliwość.

Jeśli idzie o kierunki rozwoju systemów BI w ramach pakietów ERP, mocno rozwija się obszar prognozowania i wykrywania trendów. Innymi słowy, spojrzenie za siebie uzupełniane jest spojrzeniem w przód, a jednocześnie zaprzęgnięcie do pracy metod statystycznych pozwoliło nie tylko określić stopień osiągnięcia założonych celów, ale dostrzec też prawidłowości w rozwoju sytuacji w przedsiębiorstwie.

Większość przedsiębiorstw, które podeszły do wdrożenia narzędzi Business Intelligence jako uzupełnienia posiadanych systemów ERP, poszła podobną drogą. Przede wszystkim ograniczono liczbę użytkowników, którzy mogą samodzielnie definiować raporty. Raporty o określonej wcześniej zawartości przygotowywane są (zazwyczaj automatycznie) z zadaną częstotliwością - co 10 minut, co godzinę, raz na dobę - i dostępne dla zainteresowanych użytkowników w sieci intranetowej przedsiębiorstwa, wysyłane pocztą elektroniczną lub dystrybuowane w inny sposób.

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że ograniczenie samodzielności użytkowników zmniejsza przydatność narzędzi analitycznych. Takie podejście ma jednak swoje zalety.

Systemy ERP nie są dobrym, wydajnym źródłem danych dla narzędzi analitycznych. Jako systemy transakcyjne mają ograniczoną "odporność" na zapytania wysyłane jednocześnie przez wielu użytkowników. Jeśli 20 użytkowników zada jednocześnie zapytanie dotyczące tego samego zbioru danych, wydajność przeciętnego serwera aplikacyjnego może spaść o połowę lub wręcz może on zostać wyłączony z normalnej pracy na kilka godzin. Zjawisko to staje się szczególnie dotkliwe w przypadku analizy długich okresów, zazwyczaj na poziomie roku. System będzie mniej obciążony, jeśli to samo zapytanie zostanie wysłane tylko raz, najlepiej w godzinach nocnych, a wyniki zostaną udostępnione wszystkim zainteresowanym już poza systemem ERP. Ideałem jest potraktowanie systemu ERP jako źródła surowych danych, których dalszą obróbką zajmują się rozwiązania analityczne oparte na hurtowni danych, i odciążenie systemu transakcyjnego od wszystkich zadań w obszarze raportowania.

Drugą mocną stroną tego podejścia jest ograniczenie możliwości manipulowania danymi. Pod pojęciem manipulacji należy tu rozumieć tendencyjną prezentację danych, choć nie zawsze ta tendencyjność musi być zamierzona. Jeśli wszyscy zainteresowani dysponują raportami o tej samej zawartości, mają wspólne pole do dyskusji. Tymczasem wystarczy, że dyskutujące osoby będą posługiwać się raportami z nieco innych przedziałów czasowych, by doszło do nieporozumień i niewłaściwych interpretacji informacji gospodarczej płynącej z systemów ERP.

Trzecim powodem jest oszczędność czasu użytkowników. W 1999 r. w firmie Thomson Multimedia zewnętrzna firma doradcza przeprowadziła audyt, z którego wynikało, że ok. 5 tys. pracowników przeznacza miesięcznie 10 tys. roboczogodzin na tworzenie raportów. 10 tys. roboczogodzin, czyli 66 pełnych etatów. Po wdrożeniu hurtowni danych i systemu kilkuset dostępnych w intranecie raportów czas poświęcany przez użytkowników na ich tworzenie spadł do ok. 4 tys. roboczogodzin.

Przede wszystkim hurtownia

Producenci systemów ERP są zdania, że w zasadzie warunkiem koniecznym zastosowania narzędzi Business Intelligence jest wdrożenie hurtowni danych. Praktyczne doświadczenia klientów dowodzą słuszności takiego podejścia. Częściowo wynika to ze wspomnianych wcześniej ograniczeń wydajnościowych systemów ERP, ale także z konieczności ujednolicenia danych.

Teoretycznie systemy zintegrowane są... zintegrowane, a więc posługują się ujednoliconymi danymi, jednakowymi we wszystkich modułach systemu. W praktyce poszczególne moduły nie zawsze współpracują ze sobą, co powoduje z czasem narastanie rozbieżności, w tym innych zwyczajów nazewnictwa. Do momentu próby wyciągnięcia syntetycznych informacji przekrojowych nikomu to w zasadzie nie przeszkadza. Z chwilą wprowadzenia narzędzi analitycznych zaczyna być problemem. Jest on znacznie bardziej widoczny w przypadku wyciągania informacji z kilku systemów ERP obsługujących np. krajowe oddziały międzynarodowej korporacji. Tu już standardy nazewnictwa prawie na pewno będą się różnić i wdrożenie hurtowni danych staje się nieodzowne, by skonstruować np. raport dotyczący sprzedaży w całym regionie. Podobnie jest w przypadku firm, które korzystają jednocześnie z kilku systemów ERP (w epoce trwającej cały czas konsolidacji rynku takie przypadki wcale nie należą do rzadkości).

Tak naprawdę należałoby jednak mówić o wielu hurtowniach danych. Typową praktyką jest stosowanie innych narzędzi analitycznych w odniesieniu do sprzedaży, innych w analizie finansowej, innych w analizie przebiegu produkcji. Ponieważ często projekty Business Intelligence obejmują stopniowo kolejne działy przedsiębiorstwa, tworzone są dla każdego z nich odrębne hurtownie danych bądź też podhurtownie głównej hurtowni (tzw. data marts). Wykorzystanie hurtowni danych ma jeszcze tę zaletę, że pozwala skorzystać z dowolnie wybranych narzędzi, bez konieczności wiązania się z jednym producentem. Nawet wykorzystanie hurtowni danych SAP Business Warehouse nie stanowi przeszkody do zastosowania jako narzędzia analitycznego Oracle Financial Analyser, nie mówiąc o narzędziach Business Objects czy Cognos.