Integracja na każdym poziomie

W grupie LUX MED informatyka ma służyć przede wszystkim wygodzie pacjenta i usprawnieniu organizacji pracy.

"W Grupie LUX MED priorytetami są bezpieczeństwo oraz komfort naszych pacjentów. Już od dawna zdajemy sobie sprawę, że możemy je zapewnić dzięki inwestycjom w innowacyjne projekty informatyczne, dlatego w trakcie integracji wspólnie z inwestorem podjęliśmy decyzje o strategicznym charakterze tego typu przedsięwzięć dla działalności naszej grupy".

Anna Rulkiewicz, prezes grupy LUX MED

Choć pierwsza niepubliczna placówka służby zdrowia pod marką LUX MED powstała w 1992, informatyzacja nabrała rozpędu dopiero trzy lata temu, po tym, jak w 2007 roku LUX MED zyskał nowego inwestora w postaci funduszu private equity Mid Europa Partners, który w tym samym czasie zaangażował się kapitałowo w spółkę Medycyna Rodzinna. Stopniowo grupa współpracujących ze sobą spółek medycznych poszerzała się o kolejne podmioty: dolnośląską spółkę PROMEDIS zakupioną przez LUX MED oraz spółkę Centrum Medyczne LIM, w którą zainwestował fundusz Mid Europa Partners. Pod koniec 2009 zakończono formalny proces łączenia się spółek w jeden organizm, przy czym postanowiono zachować dotychczasowe marki.

Integracja rozwijających się wcześniej zupełnie niezależnie systemów informatycznych okazała się ogromnym wyzwaniem. "Jako grupa stworzyliśmy największą sieć placówek medycznych w Polsce. Zakończony sukcesem projekt informatyczny umożliwił nam funkcjonowanie w grupie i jednocześnie wniósł ogromną wartość dla klientów, umożliwiając im korzystanie z usług dowolnie wybranych placówek grupy, zależnie od potrzeb i okoliczności" - mówi Marzena Kowalska, dyrektor marketingu i komunikacji korporacyjnej grupy LUX MED.

Od części białej do szarej

Integracja objęła wszystkie sfery działania placówek, ale wdrożenie scentralizowanego systemu medycznego, czyli tzw. części białej, przesłoniło pozostałe systemy obsługujące administrację, czyli tzw. część szarą. Projekt integracji rozpoczął się na początku 2009 i zakończył jesienią tego samego roku. Wdrożenie realizowano sukcesywnie, po kolei w markach. Na pierwszy ogień poszło Centrum Medyczne LIM. "Rozpoczęliśmy w CM LIM, bo był stosunkowo najlepiej zinformatyzowany oraz używał wcześniej systemu, który stał się podstawą budowy nowego rozwiązania. Sam LUX MED miał zinformatyzowaną recepcję, ale nie było mowy o elektronicznej dokumentacji" - mówi Andrzej Osuch, dyrektor Pionu IT grupy LUX MED. Jego pion dziś zatrudnia 53 pracowników i zajmuje się zarówno rozwojem, jak i utrzymaniem systemów informatycznych spółek należących do grupy LUX MED.

Zespół wdrożeniowy musiał w 2009 roku nie tylko zbudować system scalający funkcje wszystkich dotychczasowych aplikacji, ale również przenieść do niego wszystkie dotychczasowe dane każdej ze spółek oraz zinformatyzować od podstaw każdy gabinet należący do grupy LUX MED w Polsce. W dalszej kolejności wdrożenie objęło PROMEDIS, LUX MED i wreszcie Medycynę Rodzinną, która - obsługując pacjentów NFZ - miała nieco inny model biznesowy niż pozostałe spółki grupy.

"Stale współpracujemy z grupą kilkunastu lekarzy z zacięciem informatycznym, którzy są niewyczerpanym źródłem nowych koncepcji. Regularnie organizujemy dla nich warsztaty i szkolenia, m.in. z zarządzania projektami, by mogli sprawniej współpracować z IT".

$Andrzej Osuch, dyrektor pionu IT grupy LUX MED.

Grupa LUX MED świadczy usługi zarówno dla klientów korporacyjnych, obsługiwanych w ramach abonamentu, jak i klientów prywatnych, płacących za każdą wizytę, oraz klientów, za których płaci Narodowy Fundusz Zdrowia. Grupa obsługuje ponad 1 mln pacjentów i zatrudnia 8 tys. pracowników, w tym ponad 4 tys. lekarzy. Rocznie tworzonych jest blisko 7 mln elektronicznych dokumentów medycznych. Z systemu zintegrowanego korzysta w każdej chwili ok. 2,4 tys. użytkowników. Obsługuje on nie tylko spółki należące do grupy LUX MED, lecz wspiera również współpracę z podwykonawcami: tysiącem przychodni, które podpisały z grupą LUX MED umowy na obsługę klientów abonamentowych. "Nie ma miesiąca, żebyśmy nie wprowadzali nowych funkcjonalności lub inwestycji zwiększających wydajność ze względu na poszerzanie się zakresu i intensywności wykorzystania systemu. Do tego wprowadzenie każdej zmiany, choćby dotyczyła ona np. wyłącznie stomatologii, ma wpływ na działanie całego systemu" - mówi Tomasz Chudzik, dyrektor Departamentu Systemów Informatycznych grupy LUX MED. W grupie pracuje obecnie ponad 300 serwerów w 100 lokalizacjach i działa 3300 stanowisk komputerowych. W tym momencie zarchiwizowanych jest 27,5 TB danych. Pod koniec przyszłego roku liczba ta wzrośnie prawdopodobnie do około 38 TB.

System medyczny grupy LUX MED musiał zostać ściśle zintegrowany z systemem finansowym, gdyż firma świadczy pacjentom usługi medyczne, których zakres i cena zależą ściśle od kontraktu z danym płatnikiem. LUX MED starał się bardzo elastycznie podchodzić do potrzeb swoich klientów, dostosowując swoje produkty do ich potrzeb i tworząc tym sposobem dziesiątki różnych ofert abonamentowych. Integracja systemów informatycznych nie mogła doprowadzić do usztywnienia oferty czy nadszarpnięcia relacji z klientami. Aby więc klienci nie odczuli zmiany, to system musiał się dostosować do obowiązującego modelu biznesowego, a nie model do systemu.

Własne standardy

Andrzej Osuch zauważa, że w Polsce nie obowiązuje jeden standard elektronicznej dokumentacji medycznej, a inicjatywy standaryzacyjne są na bardzo wczesnych etapach. Wymiana elektronicznej dokumentacji medycznej między niezależnymi podmiotami opieki szpitalnej czy ambulatoryjnej jest technicznie możliwa, lecz niepraktykowana - właśnie ze względu na brak standardów. "Wszyscy czekamy na ustalenia związane z budową ogólnopolskiego systemu informacji medycznej zapowiadanego przez Ministerstwo Zdrowia i wynikającego z przyjętej niedawno przez Sejm ustawy o informatyzacji ochrony zdrowia. Ale nawet ten projekt nie zakłada ujednolicania standardu dokumentacji medycznej w pierwszych etapach, a koncentruje się początkowo na wymianie informacji katalogowej o posiadanych dokumentach" - mówi Andrzej Osuch.

Zarząd LUX MED uznał, że zmuszony jest opracować własne standardy dokumentacji medycznej. Dziś w całej grupie, włącznie ze szpitalem jednego dnia, dokumentacja medyczna - historia zdrowia i choroby, konsultacje, badania obrazowe, wyniki badań laboratoryjnych, skierowania na badania specjalistyczne - gromadzona jest i udostępniana w formie elektronicznej. "Podstawowym wymaganiem było opracowanie elastycznego formatu dokumentacji elektronicznej wspierającego specyfikę danych medycznych, możliwego do rozwijania w przyszłości, a jednocześnie rygorystycznie spełniającego obowiązujące normy prawne. Było to możliwe przez zaangażowanie interdyscyplinarnego zespołu informatyków i medyków" - dodaje Andrzej Osuch.

Większość dokumentów uwierzytelnianych jest podpisem elektronicznym. Z systemu podpisu elektronicznego korzysta ponad 2 tys. lekarzy. Każdy dysponuje spersonalizowaną kartą odczytywaną w specjalnym czytniku i potwierdzaną kodem PIN. System jest autorskim rozwiązaniem grupy LUX MED, został wdrożony we współpracy z Krajową Izbą Rozliczeniową odpowiedzialną za dystrybucję certyfikatów podpisu oraz za tzw. znakowanie czasem.

W sojuszu z użytkownikiem

"W LUX MED zostałem zatrudniony trzy lata temu jako kierownik projektu wdrożenia zintegrowanego systemu medycznego. Od tego czasu przeprowadziliśmy w firmie ponad 30 projektów informatycznych różnej wielkości - i końca nie widać..." - mówi Michał Grams, dyrektor Biura Projektów Grupy LUX MED. Jego zdaniem, informatyka w grupie LUX MED rozwija się tak dynamicznie między innymi ze względu na to, że nowe pomysły i projekty związane z IT zgłaszane są często przez interesujących się nowymi technologiami lekarzy, nie lądują na półce, lecz po merytorycznej weryfikacji kierowane są do realizacji. "Stale współpracujemy z grupą kilkunastu lekarzy z zacięciem informatycznym, którzy są niewyczerpanym źródłem nowych koncepcji. Regularnie organizujemy dla nich warsztaty i szkolenia, m.in. z zarządzania projektami, by mogli sprawniej współpracować z IT. Są mocno zaangażowani w nasze wspólne projekty, bo wiedzą, że mają wpływ na rzeczywistość, w której wykonują swoją pracę" - mówi Andrzej Osuch.

Szef IT, Andrzej Osuch jest z wykształcenia lekarzem, co z pewnością ułatwia współpracę z zatrudnianymi przez grupę LUX MED medykami. W każdej placówce znajduje się również co najmniej jeden kluczowy użytkownik systemów informatycznych, będący pośrednikiem pomiędzy obszarem informatyki i medycyny.

Frontem do klienta

W grupie LUX MED najbardziej istotne jest bezpieczeństwo i komfort pacjentów przyzwyczajonych do załatwiania spraw przez Internet. Pacjent grupy LUX MED może sprawdzić w portalu internetowym grafik ulubionego lekarza, zapisać się na wizytę, odwołać wizytę, przejrzeć historię wcześniejszych wizyt czy też zakupić nowy abonament lub usługę. Już niedługo będzie mógł za pośrednictwem Internetu obejrzeć wyniki badań laboratoryjnych. "W naszym przypadku wdrożenie tej części portalu będzie zsynchronizowane z wdrożeniem elektronicznej wymiany danych z laboratoriami. Wtedy we wszystkich miastach z naszymi placówkami będziemy dysponować wynikami badań w postaci elektronicznej oraz elektronicznie podpisanymi. Właśnie finalizujemy to wdrożenie, które przebiega bardzo sprawnie dzięki współpracy z zespołem informatyków firmy Diagnostyka" - mówi Tomasz Chudzik.

Dla grupy LUX MED, reprezentującej prywatną służbę zdrowia, istotne jest zwiększanie efektywności operacyjnej i optymalizacja procesów. Systemy analityczne, z których korzystają dyrektorzy poszczególnych placówek medycznych, pozwalają analizować poziom wykorzystania gabinetów, koszty badań dodatkowych zlecanych przez poszczególnych lekarzy czy dostępność lekarzy. "Tego rodzaju narzędzie jest dla mnie nieocenione, dostarczając mi wiarygodnych informacji na temat liczby przyjętych pacjentów, ich powracalności, statusu czy średniego czasu oczekiwania na wizytę. Jeśli widzę, że pewne wskaźniki zaczynają odbiegać od normy, mogę szybko zareagować wprowadzając dodatkowe dyżury czy wydłużając godziny pracy lekarzy" - mówi dyrektor Barbara Zwolińska kierująca CM LIM w warszawskim hotelu Marriott.

"Lada moment w wybranych placówkach pilotażowych uruchomimy kioski elektroniczne pozwalające pacjentom na samodzielną rejestrację w chwili przybycia do placówki. Pozwoli nam to na poprawę komfortu obsługi pacjentów w okresie większych zachorowań" - dodaje Michał Grams. Biorąc pod uwagę, że w sezonie grypowym przez jedną tylko placówkę CM LIM, mieszczącą się w centrum Warszawy, przewija się około 3 tys. osób, kioski mogą się okazać równie przydatne, jak stanowiska samodzielnej odprawy na lotniskach. Projekt pilotażowy pozwoli zweryfikować chęć pacjentów do korzystania z tego rodzaju innowacji.

Główne korzyści ze stosowanych rozwiązań

- Integracja dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej

- Wiarygodność dokumentacji medycznej potwierdzana podpisem elektronicznym

- Wysoka efektywność procesów obsługi pacjenta

- Rozwiązania informatyczne przyjazne, ergonomiczne i nowoczesne z punktu widzenia pacjentów


TOP 200