Identyfikacja materiałów w przedsiębiorstwie

Obiekty gospodarcze, do których należą materiały, czyli wyroby gotowe bądź surowce, muszą posiadać jednoznaczne kody informatyczne. Bez ich uporządkowania trudno myśleć o poprawie efektywności przedsiębiorstwa.

W każdej firmie istotną rolę odgrywają dane podstawowe (master data) zwane także danymi referencyjnymi lub statycznymi. Ostatni z przymiotników wskazuje na istnienie danych dynamicznych, tj. (szybko)zmiennych. Przykładowo, numer produktu czy klienta należy do danych statycznych, natomiast ilość zamawianego przez niego towaru jest wielkością zmienną (transakcyjną). Najpóźniej podczas migracji bazodanowych, np. podczas łączenia się firm, napotykamy często na problemy związane z kompatybilnością danych podstawowych. Okazuje się wówczas, że różne koncepcje identyfikowania produktów do siebie „nie pasują”. Modele danych definiowane na użytek „tu i teraz”, bez uwzględniania możliwych zmian w otoczeniu w dłuższej perspektywie, nie wytrzymują próby czasu i wymuszają kosztowne modyfikacje w systemach informatycznych.

5 porad: jak kodować materiały w przedsiębiorstwie

  • Każdy materiał (wyrób gotowy, półprodukt, surowiec, środek techniczny) musi mieć jednoznaczny kod bazodanowy (system ERP).
  • Strategia identyfikatorów polega na (z reguły) kodowaniu numerycznym, kolejnymi numerami.
  • Strategia klasyfikatorów polega na umieszczaniu bezpośrednio w kodzie dodatkowych informacji klasyfikacyjnych.
  • Możliwe są strategie mieszane, decyzja o wyborze strategii ma długofalowe konsekwencje dla przedsiębiorstwa.
  • W praktyce jako uniwersalną zaleca się strategię identyfikatorów z możliwością stosowania dodatkowych klas w systemie (ERP).

Klasycznym przykładem takiego krótkowzrocznego podejścia było domyślne przyjmowanie dwucyfrowego oznaczenia wieku w dacie jako 20, tzw. problem roku 2000 (Y2K-bug). Programiści kodowali „z przyzwyczajenia” rok dwucyfrowo jeszcze w latach 1990., kiedy argumenty związane z oszczędzaniem pojedynczych bitów i bajtów – z uwagi na wysokie ceny pamięci komputerowych w przeszłości – nie miały już znaczenia. Dodajmy, że Gartner Group oszacowała planetarne koszty związane z usuwaniem „błędu tysiąclecia” na ok. 600 mld USD.

Zobacz również:

Identyfikowanie i klasyfikowanie

Pytanie o identyfikację obiektów związanych z działalnością przedsiębiorstwa dotyczy całości tzw. świata rzeczywistego (real world), który należy odwzorowywać w skojarzonych systemach informatycznych. Mówimy tu zatem o klientach czy dostawcach, pracownikach bądź maszynach. Rozważany problem dotyczy w szczególności materiałów, przy czym pod tym pojęciem rozumiemy zarówno surowce, jak i wyroby gotowe czy półprodukty. Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) oferują tu możliwości kastomizacyjne (customizing) dla dziesiątków różnych rodzajów materiałów. Na przykład rodzajami materiału zwanymi także typami (type) mogą ponadto być:

  • kontenery (lub inne środki transportowe),
  • towary handlowe (nieprodukowane w przedsiębiorstwie wytwórczym),
  • opakowania (pierwotne, wtórne) ,części zapasowe (materiały techniczne),
  • urządzenia kontroli jakości, liczniki,
  • materiały przesyłane (np. rurociągiem),
  • materiały niemagazynowane,
  • odpady,
  • grupy materiałowe (moduły w listach części).

Należy podkreślić, że mówimy tu właśnie o rodzajach materiałów, a nie o ich klasach w ramach danego rodzaju. W ramach rodzaju „opakowania“ możemy wyspecyfikować kolejne dziesiątki klas opakowań, np. grupując je według dostawców. W efekcie powstaje rozbudowana struktura bazodanowa, pozwalająca na agregowanie materiałów według różnych potrzeb – dysponenta, planisty czy księgowego. Podstawę tej piramidy stanowią jednak konkretne identyfikatory materiałowe i przedsiębiorstwo musi odpowiedzieć na pytanie, jaka jest ich postać. Innymi słowy, jak numerować materiały. Dodajmy, że samo pojęcie „numer“ jest w systemach ERP stosowane także do identyfikatorów nienumerycznych i oznacza ogólnie klucz alfanumeryczny jednoznacznie identyfikujący materiał.

Dochodzimy tu do różnic między identyfikowaniem materiałów a ich klasyfikowaniem, czyli czynnościami określanymi także „kodowaniem”. W pierwszym przypadku przyporządkowujemy obiektowi gospodarczemu jednoznaczny identyfikator, w drugim zaś dodatkowo ów identyfikator pozwala także na klasyfikowanie materiału. Przykładowo, 13-pozycyjny kod kreskowy 5905043000053 GTIN (Global Trade Identification Numer), znany wcześniej pod europejską nazwą EAN (European Article Number), zasadniczo nie klasyfikuje materiału – poza możliwością „rozpoznania” przyporządkowanego do niego przedsiębiorstwa. Natomiast z oznaczenia identyfikacyjno-klasyfikującego K-KR-TW-NO-40-8547 można wnioskować w firmie kosmetycznej, że mamy do czynienia z kobiecym kremem do twarzy na noc, dla grupy wiekowej 40+. Która z tych metod kodowania jest lepsza?

Strategiczne decyzje

Z pewnością obie mają wady i zalety – szereg cech prezentowanych strategii skomentowano w tabeli. Dodajmy, że im krótszy kod, tym szybciej pracownik „wklepie go z ręki” do systemu. Z kolei w przypadku klasyfikatorów występują dodatkowo pozytywne efekty mnemotechniczne – podobnie jak łatwiej zapamiętać nazwę strony internetowej zamiast jej czysto numerycznego adresu IP. Jedno jest pewne: wybór jednej albo drugiej strategii to decyzja na długo. Kody, które raz znajdą się w systemie, rozpoczynają swój cykl życia (life cycle), propagując się w naszych bazach danych oraz w systemach partnerów. Nagła zmiana kodów materiałów groziłaby przedsiębiorstwu chaosem o wręcz katastrofalnych skutkach.

Identyfikacja materiałów w przedsiębiorstwie

Stopniowo rozpowszechnia się w coraz większym stopniu podejście technicznie najprostsze: numeryczne kodowanie materiałów „jak leci”. W ten sposób każdy z nich ma zapewniony jednoznacznie wygenerowany identyfikator. A co z klasyfikowaniem? Możemy je z powodzeniem realizować, korzystając z wielu innych pól rekordu bazodanowego, skojarzonego z określonym obiektem. W końcu każdy z materiałów występuje jednocześnie w wielu różnych klasyfikacjach: grupach towarowych, celnych, finansowych, statystycznych, jakościowych, logistycznych czy planistycznych. Inaczej mówiąc, w zależności od punktu widzenia (działu, pracownika) w różny sposób klasyfikujemy ten sam materiał.

Nie mielibyśmy przecież możliwości, aby w podstawowym kodzie materiału zawrzeć jego wszelkie możliwe klasyfikacje. Strategia „anonimowych” identyfikatorów w połączeniu z wykorzystaniem klasyfikacji poza kodem materiału wydaje się zatem podejściem korzystniejszym. Niekiedy stosuje się też podejścia mieszane, np. prefiks cyfrowy mówiący o typie materiału. Dodatkową informację może też nieść sama długość jego kodu, np. decydujemy się na 8-cyfrowe liczby dla wyrobów gotowych i 9-cyfrowe dla surowców.


TOP 200