3. Definiowanie reguł klasyfikacji i przechowywania danych

Na tym etapie jest czas na określenie wartości biznesowej każdego typu danych, co oznacza rozpoznanie trzech rzeczy: z jakiego rodzaju danymi ma się do czynienie, kto je używa i jakie słowa kluczowe są w nich zawarte. Ten etap poprzedza wykonanie klasyfikacji danych. Strategia, jaką należy zapewnić wszystkim komórkom organizacyjnym, musi uwzględniać łagodzenie ryzyka w trzech obszarach: bezpieczeństwa danych, dostępności danych i integralności danych.

Po pierwsze, należy utworzyć reguły klasyfikacji. Oznacza to przydzielanie wartości w oparciu o takie kryteria, jak znaczenie dla biznesu, wymagania dostępności i wydajnościowe oraz uwarunkowania prawne. Taka klasyfikacja tworzy przewodnik, który pokazuje, gdzie dane są przechowywane. Tabela prezentuje, w jaki sposób można to osiągnąć. Schemat klasyfikacji powinien odzwierciedlać lokalne potrzeby, niezależnie od używanej terminologii, i powinien być użyteczny do identyfikowania co najmniej trzech klas danych.

Po drugie, należy opracować politykę przechowywania danych. W tym celu trzeba ustalić powiązania pomiędzy każdą z klas danych a sprzętem i usługami, których potrzebują, obejmujące reguły rządzące tym, kiedy każda z klas danych powinna być przemieszczona do kolejnego poziomu pamięci. Oznacza to, co najmniej, określenie właściwych poziomów pamięci, poziomów ochrony, stopnia ochrony danych i strategii migracji. Nie należy zapominać o najniższym poziomie w hierarchii pamięci: archiwach offline. W wielu przypadkach można dojść do wniosku, że klasa danych dotyczy w rzeczywistości pojedynczego zbioru danych i że archiwizowanie dobre dla jednej klasy danych niekoniecznie musi być odpowiednie dla innych klas.

Zestawianie klas danych z cyklem życia danych predefiniuje zdarzenia, które będą kierowały polityką ILM i odgrywa kluczowa rolę w automatyzacji wyposażania w zasoby i automatyzacji migracji danych. Proces ten, z kilkoma wyjątkami, będzie taki sam we wszystkich ośrodkach - klasyfikacja oznacza po prostu zestrojenie wymagań biznesowych z infrastrukturą IT.

4. Rozmowa z dostawcą

Niekiedy jeden dostawca może dostarczyć wszystko, co jest potrzebne. Jednak w większości przypadków nie jest to prawda. Należy koncentrować się na dostawcach, których rozwiązania mogą zaakceptować istniejące w organizacji systemy, także tych, którzy oferują możliwość klasyfikacji danych.

Produkty oferowane przez dostawców należy oceniać wg ich możliwości w następujących obszarach:

• Zdolność do oznakowywania plików jako zgodnych z obowiązującymi przepisami.
• Klasyfikacja danych.
• Pozbywanie się duplikatów danych.
• Odtwarzanie po katastrofie i zapewnienie ciągłości biznesowej.
• Rozpoznawanie zgodności plików na platformach Windows, Linux i Unix.
• W pełni zautomatyzowana migracja plików w oparciu o lokalnie ustawiane reguły polityki.
• Integracja z rozwiązaniami składowania, odzyskiwania i archiwizowania już funkcjonującymi w organizacji.
• Wyszukiwanie.
• Bezpieczeństwo (kontrola dostępu, zarządzanie tożsamością, szyfrowanie, antywirus).
• Ustanawianie polityk przemieszczania plików do odpowiednich systemów pamięciowych.

5. Identyfikacja, klasyfikacja, indeksowanie danych

W teorii większość informacji istniejącej w organizacji jest łatwa do sklasyfikowania. W praktyce, klasyfikacja danych może okazać się całkiem subiektywna. Nigdzie nie jest to bardziej oczywiste niż w przypadku danych niestrukturalizowanych.

6. Implementacja

Powinno się zaczynać od projektu pilotowego. W pewnych aspektach projekty ILM nie różnią się od innych. Tak więc dobrze uwzględnić w nich etap testowania. Dobrze jest sprawdzić możliwie jak najwięcej - strategię, procedury - w projektach pilotowych zanim wdroży się je w całej organizacji.

Pomocne będzie zidentyfikowanie usług IT, z których korzystają wszyscy (najbardziej prawdopodobna będzie poczta elektroniczna) i rozpocząć od nich. Innym sposobem jest wybór projektów, które zapewniają szybki zwrot nakładów, dzięki zmniejszeniu kosztów pamięci masowej i zarządzania lub prawdopodobieństwa zapewnienia mierzalnej poprawy wydajności i oczekiwanego poziomu usług.

Po przejściu etapu testowania można zacząć pełną implementację. Należy określić odpowiedni porządek działań, zależny od charakteru ośrodka, uwzględniający systemy krytyczne dla biznesu.

Pułapki implementacji

Wielu menedżerów IT wpłynie na nieznane wody, zaczynając projekt ILM. Oto kilka sugestii, jak dbać o to, by projekt był stale wykonalny.

• Nie wszystkie dane są wartościowe. Niektóre powstają jako wartościowe, ale tracą swoją wartość w miarę upływu czasu. Inne od początku nie mają wartości. Nie należy więc angażować czasu i budżetu dla czegoś, co nie przedstawia wartości dla działań organizacji.
• ILM nie jest produktem, ale mieszanką produktów, procesów i usług. Bez względu na to, co twierdzą różni dostawcy, sama hierarchizacja pamięci zewnętrznych to jeszcze nie ILM. Nie należy zapominać o dwóch kluczowych składnikach: klasyfikacji danych i automatyzacji.
• Nie należy ograniczać się do jednego dostawcy, dopóki nie będzie jasne, że posiada on wszystkie technologie potrzebne w przewidywalnej przyszłości i dopóki nie jest się pewnym przyszłości tego dostawcy.
• Nie należy uzależniać SLA od zdefiniowania spraw zgodności z istniejącymi przepisami podczas pierwszej rundy implementacji ILM. W miarę dojrzewania procesów SLA zgodność i inne subtelne wymagania zaczną wpływać na to, jak definiowane są poziomy usług.
• Jeżeli firma przechowuje dane na desktopach, to należy ten fakt uwzględnić w planach. Trzeba pamiętać, że odpowiedzialność za dane rozciąga się również na desktopy, a nie tylko na dane przechowywane na serwerach. To samo odnosi się do oddziałów zamiejscowych.
• Nie należy zapominać o zaangażowaniu we wczesnej fazie procesu implementacji wszystkich jednostek biznesowych firmy.
• Nie należy być przesadnym optymistą w ocenie czasu wdrażania projektu. W niektórych ośrodkach implementacja ILM może trwać latami.