Standardowo w kliencie pocztowym znajdują się następujące foldery: Mailbox (gdzie gromadzone są wszystkie nadesłane listy), Sent Items (listy wysłane), Calendar (Kalendarz), Task List (Lista Zadań), Work in Progress (gdzie znajdują się znajdujące się w obiegu dokumenty), Cabinets (gdzie utworzyłem katalogi dla poszczególnych moich projektów) oraz Trash (Śmietnik).

Mogłem także tworzyć własne foldery i udostępniać je innym użytkownikom, nadając im prawa do odczytywania, modyfikowania, dodawania lub kasowania obiektów. Prawa dostępu przyporządkowane są poszczególnym użytkownikom, co pozwala nieco odciążyć administratora zarządzającego zabezpieczeniami w sieci.

Sprawdzanie poczty

Część interfejsu poświęcona poczcie elektronicznej nie jest być może wyjątkowa, ale ma jednak wszystkie elementy dobrze zaprojektowanego systemu pocztowego, takie jak bogate możliwości formatowania tekstu, sprawdzanie poprawności pisowni, nadawanie odpowiedniego priorytetu poczcie wysyłanej, wycofywanie wysłanych listów oraz śledzenia historii przesyłanych dokumentów.

Novell wprowadził także kilka usprawnień w książce adresowej. Każdy z użytkowników, któremu założyłem konto, miał dostęp do standardowego, powszechnego systemu adresowego. Wszystkie zmiany dokonywane w profilu użytkownika znajdują swoje odzwierciedlenie w powszechnym systemie adresowym. Ponadto użytkownicy mogą tworzyć wiele własnych książek adresowych, jak im się tylko podoba, łącząc między sobą dane pochodzące z NDS i MAPI bądź też wprowadzając je sami.

Jedną ze standardowych książek adresowych jest katalog najczęstszych kontaktów (Frequent Contacts). Jego niezwykłość polega na tym, że choć jest ona standardem dostępnym dla każdego użytkownika, jej zawartość różni się dla poszczególnych osób. W przypadku wysłania lub otrzymania jakiejś wiadomości adres odpowiednio odbiorcy lub nadawcy dodawany jest automatycznie do książki Frequent Contacts. Rejestrowana jest także liczba dokonanych kontaktów z daną osobą. Wykorzystując te dane, użytkownik może sortować dowolnie listę, aby odnaleźć osobę, z którą najczęściej korespondował.

Nić, która nas wiąże

Podobnie jak w przypadku baz danych Lotus Notes, każda wiadomość napisana w GroupWise - czy to będzie list, notatka w kalendarzu czy też informacja o zadaniu do wykonania - może być ona oglądana jako tzw. wątek konwersacyjny (conversational thread). Program umożliwił mi stworzenie wspólnego dla kilku osób katalogu, a następnie rozpoczęcie w nim dyskusji na określony temat (po podaniu słów kluczowych precyzujących temat rozmowy).

Notatki zamieszczane w kalendarzu lub harmonogramie pracy (calendaring and scheduling) w systemie GroupWise są niczym więcej jak wyspecjalizowanym typem danych. Aby umówić się na spotkanie, wybieram osobę, z którą zamierzam się spotkać, ze zwykłej książki adresowej, a następnie klikam na przycisk "Busy", by sprawdzić, które terminy pasują nam obu. Jeśli przyznam odpowiednie prawa innym użytkownikom, będą oni mogli zajrzeć do mojego rozkładu zajęć. Niektóre ze znajdujących się tam informacji mogę równocześnie określić jako prywatne i zabezpieczyć przed ich przeglądaniem.

Narzędzie umożliwiające sprawdzenie godziny w innych strefach czasowych będzie z całą pewnością docenione przez osoby próbujące przygotować spotkanie lub zorganizować telekonferencję. Kiedy wybrałem osobę znajdującą się w innej strefie czasowej GroupWise wziąłem pod uwagę różnice czasowe między naszymi strefami próbując znaleźć odpowiednią porę na spotkanie.

Dla osób zdalnie łączących się z serwerem GroupWise 5.0 Novell przygotował narzędzie o nazwie Hit the Road. Jako użytkownik korzystający z komputera przenośnego miałem dostęp do takiej samej skrzynki pocztowej jak na serwerze, a moja baza adresowa została zduplikowana na dysk twardy mojego komputera. Novell dodał na początku roku możliwość dostępu przez Internet, dlatego też mogłem obejrzeć swoją pocztę elektroniczną za pośrednictwem dowolnej przeglądarki WWW.