Elektroniczne biuro to same oszczędności

Według wyliczeń firmy analitycznej Tungsten Network, roczne firmowe oszczędności osiągane dzięki przejściu na w pełni elektroniczną wymianę dokumentów i przyjęciu ekologicznej strategii „Zero Waste Office” mogą sięgać nawet kilku milionów złotych.

Okazuje się, że przedsiębiorstwo wystawiające rocznie 10 tysięcy faktur jest w stanie po przejściu na system elektronicznej wymiany dokumentów zaoszczędzić w tym czasie w tym czasie ponad 280 tys. zł.

Skala możliwych do uzyskania benefitów rośnie jednak diametralnie, jeśli weźmiemy pod uwagę dokumenty otrzymywane przez firmę. W tym przypadku, z racji na dodatkowe elementy składowe takie jak praca niezbędna do przetworzenia otrzymanych faktur i wprowadzenia ich do systemów informatycznych firmy, obsługa księgowa czy archiwizacja koszty powiększają się wielokrotnie. Także tutaj nie brakuje konkretnych wyliczeń.

Zobacz również:

Odebranie w ciągu roku 50 tysięcy faktur, zamówień, potwierdzeń czy też pokrewnych dokumentów od swoich partnerów nie stanowi większego wyzwania dla firmy o średniej lub dużej skali działania (sama łączna liczba faktur wystawianych w Polsce to ok. 2 miliardów rocznie) stąd przyjęcie takiej ilości na potrzeby analizy wydaje się być stosowne.

I tak, wracając do przelicznika opracowanego przez Tungsten Network – w oparciu o dane firmy Billentis - przedsiębiorstwo otrzymujące tyle faktur papierowych w skali roku przeznacza na czynności związane z ich procesowaniem blisko 3,7 miliona złotych (880 tys. euro). – Jeśli zaś zrezygnuje ona z tradycyjnego modelu obsługi dokumentów handlowych, koszt ten spada do 1,36 mln zł. W wyniku prostej kalkulacji otrzymujemy więc niemal 2,4 mln zł oszczędności, dodaje Tomasz Kuciel, CEO Edisona, firmy należącej do międzynarodowej grupy EDITEL.

Warto również podkreślić, że nie brakuje przykładów dużych firm i korporacji, które w ciągu roku są w stanie przetwarzać nawet kilkaset tysięcy dokumentów w tradycyjnej, papierowej formie. Przyjmując zatem, że ich liczba wynosi 500 tysięcy, skala oszczędności jest w stanie zrobić ogromne wrażenie. W takim przypadku, łączny koszt obsługi tej ilości dokumentów wynosi ponad 37 milionów złotych.

Zakładając, że odbywa się ona cyfrowo, poprzez narzędzia elektronicznej komunikacji z kontrahentami, kwota ta spada do 13,5 mln zł. – To jeszcze bardziej dobitny dowód na to, że pozostanie przy papierowym formacie wymiany faktur oraz innych dokumentów pomiędzy firmami wiąże się nie tylko z dużym obciążeniem dla środowiska, poprzez wycinkę drzew i ogromne zużycie energii do produkcji papieru, ale także dla firmowych budżetów – tłumaczy Tomasz Kuciel z Edisona.

W Polsce pierwszym poważnym krokiem na drodze do elektronicznego fakturowania było wprowadzenie w ubiegłym roku obowiązku przyjmowania przez nie faktur w formie elektronicznej od dostawców towarów i usług. Na znacznie dalszy krok zdecydowała się np. Norwegia, która ze względu na perspektywę możliwych do uzyskania oszczędności i potrzebę przyspieszenia cyfryzacji administracji postanowiła przejść na obligatoryjne e-fakturowanie.

Norweski Minister Cyfryzacji Nikolai Astrup przekonuje, że organizacja obsługująca dokumentację handlową w formie elektronicznej oszczędza 10 minut na każdej fakturze w porównaniu do klasycznego, papierowego modelu. Co więcej, wykorzystanie e-fakturowania pozwoliło norweskiemu rządowi zachować w budżecie 465 milionów euro w 2018r, stąd w ubiegłym roku Norwegia postanowiła nie uwzględniać na swej liście kontrahentów firm, które nie przesyłają faktur w cyfrowym formacie.

Źródło: InPlus Media


TOP 200