Zadziwiające jest to, jak dużo ludzi myli te dwa pojęcia. Wywodzą się one co prawda z jednego pnia, jednak znaczą co innego. Zapasowa kopia danych (backup) jest wykonywana po to, aby w systemie istniała identyczna kopia (kalka danych), którą można wykorzystać na wypadek awarii systemu lub uszkodzenia danych (odzyskiwanie danych).

Backup to zasób krótkoterminowy, przechowywany zazwyczaj najdłużej przez kilka miesięcy. Zarchiwizowane dane są przechowywane dłużej i zapisywane na tańszym nośniku, np. na taśmie. Dane są odczytywane z archiwum nie po to, aby je odzyskać, ale po to, aby sięgnąć po starszy zasób, w którym znajdują się interesujące nas, historyczne już informacje.

Backup/odzyskiwanie danych i archiwum/pobieranie danych - są to dwie różne procedury, które powinny być wdrożone w każdym przedsiębiorstwie. Jeśli firma dojdzie do wniosku, że 50% danych nie należy już do bieżących informacji operacyjnych, może je archiwizować, zamiast wykonywać ciągle kopie zapasowe. Kalkulacja jest prosta - backup będzie wtedy wykonywany dwa razy szybciej.