E-mail w kopercie

eNavo pozwala na elektroniczną wymianę dokumentów płatniczych pomiędzy kontrahentami.

eNavo pozwala na elektroniczną wymianę dokumentów płatniczych pomiędzy kontrahentami.

Polskie ustawodawstwo nie pozwala obecnie na dokonywanie transakcji przy użyciu dokumentów elektronicznych. Od strony technologicznej nie stanowi to jednak problemu. Potencjalne korzyści z elektronicznej wymiany dokumentów pomiędzy kontrahentami są na tyle duże, że wrocławska firma Navo zdecydowała się zaoferować rozwiązanie pośrednie - moduł eNavo - do automatyzacji elektronicznego obiegu dokumentów dla użytkowników oprogramowania tej firmy.

Byle szybciej

Wymiana dokumentów papierowych odbywa się najczęściej pocztą. Zamówienie wydrukowane z systemu odbiorcy trafia do dostawcy w kopercie. Ktoś rejestruje pocztę przychodzącą, ktoś inny zaś wpisuje zamówienie do systemu. Następnie system opracowuje fakturę, która w kopercie wędruje do odbiorcy. Proces jest czasochłonny i kosztowny.

eNavo umożliwia wymianę dokumentów, takich jak zamówienia, faktury lub cenniki w formie elektronicznej. Nie zwalnia to wprawdzie z obowiązku wystawienia dokumentu na papierze, jednak istotnie przyspiesza obieg informacji. Przed wydrukowaniem dokumentu eNavo pyta użytkownika, czy dokument ma być przesłany do kontrahenta drogą elektroniczną. Jeżeli użytkownik wyrazi zgodę, program wysyła e-mail z dokumentem w załączniku. Adresat otwiera załącznik i jednym kliknięciem myszy może go wprowadzić do systemu Navo.

Wymiana dokumentów w tej formie, poza przyspieszeniem obiegu informacji, eliminuje pomyłki powstające podczas ręcznego wprowadzania danych i zmniejsza obciążenie działów księgowości.

Tajniki prostoty

Ponieważ elektroniczna wymiana dokumentów jest nowością w aplikacjach Navo, firmie zależało na prostocie rozwiązania. "Chcemy, aby rozwiązanie to stało się popularne, dlatego postanowiliśmy, że powinno być proste w obsłudze i współpracować z powszechnie używanym oprogramowaniem" - powiedział Paweł Gonera z Navo.

W sposób niewidoczny dla użytkownika, który wydaje systemowi polecenie wysłania dokumentu drogą elektroniczną, uruchamiany jest specjalny obiekt OLE, zawierający procedury pobierające dane z systemu sprzedaży.

Kolejnym działaniem jest uruchomienie skryptu, który łączy się z Out- lookiem i tworzy wiadomość pocztową z załącznikiem w formacie HTML, przedstawiającym "obraz" faktury. W kodzie HTML załącznika umieszczony jest kolejny skrypt, który odpowiada za automatyczne odnalezienie systemu Navo u odbiorcy dokumentu i wpisanie do niego odpowiednich danych. Jeżeli jest to pierwszy dokument otrzymany od tego wystawcy po jego akceptacji przez odbiorcę, skrypt automatycznie wpisuje dane do kartoteki.

Apetyt na więcej

Przedstawiciele firmy wiążą z eNavo ogromne nadzieje. Zastosowanie technologii OLE/DCOM ma pozwolić na integrację eNavo z oprogramowaniem innych producentów, pracującym na platformie Windows. Obecnie moduł ten współpracuje jedynie z oprogramowaniem Navo. Użytkownicy pakietu Navo Sprzedaż mogą bezpłatnie pobrać eNavo ze strony internetowej producenta. Nowi nabywcy oprogramowania otrzymują eNavo w pakiecie.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200