Z najnowszego badania przeprowadzonego przez firmę WEBCON, producenta oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów w Polsce, wynika, że co czwarta firma w Polsce wystawia do 10 faktur miesięcznie, co trzecia – od 11 do 100, 17% - do 500, a 12 % więcej niż 500 takich dokumentów. Liczba wystawianych faktur jest zależna od wielkości firmy. 50 % mikrofirm wystawia do 10 faktur miesięcznie, podczas gdy około połowa firm średnich i dużych – ponad 100.

Aż dwie na trzy firmy w Polsce nadal korzystają z faktur papierowych (66 %). Tylko 17 % firm wystawia je jedynie w formie elektronicznej. Prawie połowa firm korzysta z narzędzia do elektronicznego obiegu faktur (48 %), a 11 %. ma w planach jego wdrożenie, między innymi z uwagi na nowe regulacje związane z zapowiadanym obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. „Postępująca cyfryzacja nie dotarła jeszcze do wszystkich zakamarków polskiego biznesu. Łączymy się na wideokonferencjach, większość firmowych dokumentów przechowujemy w chmurze, ale faktury wciąż drukujemy. Zapowiadany obowiązek korzystania z KSeF to doskonała okazja dla przedsiębiorstw, aby zrobić kolejny krok w stronę digitalizacji i wprowadzić w firmie elektroniczny obieg faktur. Wśród licznych korzyści, jakie z pewnością odczują, można wymienić przyspieszenie rozliczania faktur, lepszą kontrolę nad procesem i audytowalność oraz zmniejszenie liczby błędów. To również korzyść z punktu widzenia ekologii – tysiące drzew nie zostaną zamienione na miliony papierowych dokumentów” – podkreśla Łukasz Wróbel, wiceprezes WEBCON.

Zobacz również:

• Webcon łączy siły z MCI Capital

Mimo zapowiadanego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, z którego każdy polski przedsiębiorca będzie musiał korzystać najprawdopodobniej od 2024 roku, aż 66 proc. firm nadal wprowadza do obrotu setki papierowych faktur.

Papierowe faktury dominują w firmach handlowych i produkcyjnych, wśród których odpowiednio aż 75 i 73% firm nadal używa drukowanych dokumentów. Podium domyka budownictwo, gdzie 69 % firm decyduje się na papier. Te same branże, które drukują najwięcej, w największym stopniu używają także elektronicznego obiegu dokumentów. Z takiego rozwiązania korzysta 60 % firm produkcyjnych, 55 % handlowych i 45 % w sektorze usług. 4 z 10 przedsiębiorstw budowlanych również wdrożyło już rozwiązania cyfrowe.

Firmy generujące najwięcej dokumentów księgowych chętniej sięgają po elektroniczny obieg faktur. Rozwiązania tego typu używa 36 %. przedsiębiorców generujących do 10 dokumentów miesięcznie. Przy większej skali (od 500 do 1000 dokumentów miesięcznie) jest to już 78 %, a przy ponad tysiącu faktur miesięcznie - 76%. Wraz ze wzrostem skali spada natomiast liczba firm deklarujących użycie wyłącznie faktur papierowych – dzieje się tak w aż 40% najmniejszych firm, generujących do 10 faktur miesięcznie, ale już tylko w 3% firm generujących powyżej 1000 faktur każdego miesiąca.

„Ministerstwo Finansów zapowiada, że od początku 2024 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe dla każdego – od samozatrudnionych, aż po liczące tysiące osób korporacje. Polska będzie czwartym krajem w Europie, po Portugalii, Hiszpanii i Włoszech, w którym obowiązywać będzie centralny system fakturowania. Jego wdrożenie to wiele korzyści, ale też wyzwania – technologiczne i organizacyjne. Choć jak wynika z naszego badania, niewiele polskich firm rozpoczęło przygotowania w tym zakresie, część z nich wiąże wdrożenie KSeF z wprowadzeniem elektronicznego obiegu akceptacji faktur. Ważne jest, by wybrać przyszłościowe rozwiązanie dostosowane nie tylko do KSeF, ale też do potrzeb i uwarunkowań danej organizacji. Oraz partnera technologicznego, który zapewni pełne wsparcie na każdym etapie takiego projektu – zaznacza Łukasz Wróbel.