Załączniki do wiadomości e-mail to bardzo obszerny temat. Z jednej strony to jedna z popularniejszych metod przekazywania plików, a z drugiej załączniki do wiadomości e-mail są jedną z najczęstszych form przesyłania złośliwego oprogramowania oraz atakowania użytkowników urządzeń elektronicznych.

Korzystając z poczty elektronicznej prawdopodobnie nie unikniemy pobierania oraz wysyłania różnego rodzaju załączników. Powinniśmy wtedy zwrócić szczególną ostrożność, aby nie narazić się na niebezpieczeństwo. Trzymając się podstawowych zasad bezpieczeństwa takich jak nie otwieranie załączników z podejrzanych maili, weryfikowanie odbiorców i nadawców wiadomości oraz posiadanie komputera z najnowszymi aktualizacjami i dodatkowym oprogramowaniem antywirusowym, nie powinniśmy obawiać się infekcji naszego urządzenia.

Zobacz również:

• Szyfrowanie plików, a szyfrowanie dysku - jaka jest różnica?
• Przeglądarka Chrome będzie jeszcze jakiś czas akceptować pliki cookie
• Nearby Sharing od Google - wygodny sposób na przesyłanie plików

Załączniki do wiadomości e-mail posiadają sporo ograniczeń. Poczta elektroniczną to technologia, która została wynaleziona już w 1965 roku, a początki wykorzystywanego do dziś protokołu SMTP datowane są na 1982 rok. Większość protokołów pocztowych została stworzona jeszcze w XX wieku i jest już dosyć archaiczna, co widać między innymi po możliwościach wysyłania załączników. Przeważająca większość serwerów pocztowych pozwala na wysyłanie wiadomości e-mail z załącznikami o wielkości do 25 MB, co z dzisiejszej perspektywy jest bardzo małą wartością odpowiadającą kilku zdjęciom w wysokiej rozdzielczości.

Duże załączniki do wiadomości e-mail w organizacjach

W przeważającej większości organizacji znajdziemy rozbudowane narzędzia do współpracy. Dzisiejsze firmy opierają się na usługach chmurowych, które posiadają funkcje pozwalające na udostępnianie dużych załączników oraz umożliwiają współpracę nad jednym plikiem w tym samym czasie. Niestety nie zawsze można je wykorzystać. Nie bez znaczenia są również przyzwyczajenia użytkowników. Poczta elektroniczna jest podstawowym narzędziem pracy, które znajdziemy na komputerze oraz telefonie służbowym. Bardzo często służy do szybkiego przesyłania informacji i załączników do innych współpracowników lub tworzenia notatek dla samego siebie.

Organizacje powinny skupić się na uświadamianiu pracowników w kwestii przesyłania danych. Warto zwrócić uwagę na kwestie prawne - nie wszystkie pliki przetwarzane w organizacji mogą być przesyłane z wykorzystaniem internetu. Pomijając tę kwestię warto wdrożyć i zachęcić użytkowników do korzystania z usług chmurowych. Organizacje pracujące w oparciu o pakiet usług biurowych Microsoft 365 mogą korzystać z udostępniania z wykorzystaniem dysków sieciowych OneDrive lub narzędzia do współpracy wewnątrz organizacji SharePoint. Podobne rozwiązania udostępnia Google w swoim pakiecie Google Workspace, gdzie dostępny jest Dysk Google. Również Apple pozwala na przekazywanie plików z wykorzystaniem iCloud.

Wszystkie powyższe sposoby pozwalają na ograniczenie dostępu np. tylko do wyświetlania lub wprowadzania komentarzy. Dodatkowo istnieje możliwość szerokiej personalizacji udostępniania - dla jednej osoby, kilku osób, klientów oraz ustawianie różnych ustawień dla danych użytkowników mających dostęp do plików.

Korzystanie z udostępniania z wykorzystaniem narzędzi pakietu Microsoft 365, Google Workspace czy Apple iCloud ma z punktu widzenia organizacji wiele zalet. Zaliczamy do nich również fakt, że dane nie są przesyłane na serwery organizacji trzecich, które udostępniają je dalej. Wszystkie udostępniane dane podlegają zapisom znajdującym się w umówię pomiędzy organizacją, a usługodawcą.

Usługi firm trzecich do przesyłania dużych plików

Na rynku znajdziemy kilka firm, które posiadają w swojej ofercie narzędzia pozwalające przesyłać duże pliki na odległość. Najpopularniejszym rozwiązaniem tego typu jest WeTransfer. Jest to usługa, która pozwala przesyłać pliki online o wysokiej pojemności. Darmowy plan pozwala wysłać 2 GB plik bez ograniczeń co do częstotliwości korzystania z rozwiązania. WeTransfer bazuje na wiadomościach e-mail. Wysyłając plik należy wprowadzić adres nadawcy i potwierdzić go kodem weryfikacyjnym oraz adres odbiorcy. Dodatkowo można dołączyć temat i krótką wiadomość dla odbiorcy plików.

WeTransfer przechowuje pliki na swoich serwerach przez 7 dni od ich udostępnienia.

Organizacje, które obawiają się o bezpieczeństwo plików wysyłanych z wykorzystaniem WeTransfera mogą zdecydować się na inne usługi z szyfrowaniem end-to-end. Jedną z nich jest SendThisFile. Jest to platforma, która pozwala wysyłać pliki do odbiorców wykorzystując bezpieczne szyfrowanie end-to-end. W płatnym planie można wysyłać pliki o nieograniczonym rozmiarze oraz skorzystać z szyfrowania AES-256 i 128-bitowego TLS dla transmisji danych. Rozwiązanie to jest wygodne w użyciu, ponieważ posiada dedykowane rozszerzenie dla programu pocztowego Microsoft Outlook.

Warto zwrócić również uwagę na usługę MyAirBridge. W praktyce jest to usługa chmurowa oferująca organizacji przestrzeń dyskową na pliki, które są udostępniane osobom trzecim - głównie spoza organizacji.

MyAirBridge pozwala udostępniać pliki poprzez wiadomości e-mail. Alternatywnie można wygenerować link do danego pliku/folderu z plikami i rozdystrybuować go na dowolny sposób. MyAirBridge jako usługa przechowywania danych w chmurze posiada wiele dodatkowych narzędzi takich jak program do tworzenia kopii zapasowych z urządzeń mobilnych.

Przepływ danych w organizacji ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa cybernetycznego

Inspektorzy danych osobowych oraz administratorzy IT zdają sobie sprawę, że przepływ danych jest kluczowy nie tylko dla zachowania ciągłości działania organizacji, ale także zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa cybernetycznego. Najprostszym sposobem na udostępnianie dużych załączników jest korzystanie z usług zintegrowanych z oprogramowaniem biurowym. Dzięki temu rozwiązaniu nie trzeba wdrażać w organizacji dodatkowych narzędzi i podpisywać specjalnych umów o przetwarzanie danych.