Aby osiągnąć krótko lub długoterminowe cele, krytyczne jest zarządzanie czasem - trzeba wybrać priorytetowe zadania, zaplanować spotkania, e-maile, projekty i wiele innych spraw, nie wspominając już o obowiązkach rodzinnych. Jakie kroki można podjąć, aby zyskać trochę czasu? Jak większość umiejętności, zarządzanie czasem także można doprowadzić do perfekcji - potrzeba pewnej dozy refleksji i praktyki.

Aby w tym pomóc, przygotowaliśmy podręczną listę wskazówek, jak wyciągnąć najwięcej z pracowitego dnia.

1. Planowanie jest kluczem: przygotowuj listy zadań i używaj narzędzi, które masz do dyspozycji.

Tempo, w jakim większość z nas pracuje w dzisiejszych czasach jest szaleńcze, a dokumentowanie myśli i zadań jest jedynym sposobem, aby upewnić się, że zagadnienia nie pogubią się gdzieś po drodze. Gdy tworzysz listę, pamiętaj aby umieścić na niej maksymalnie dużo informacji - to pomoże ci wrócić do tematu szybciej, gdy po jakimś czasie ponownie spojrzysz na wykaz zadań. Większość z nas używa smartfonów, tabletów czy laptopów, dniem i nocą. Każde z tych urządzeń jest wyposażone w jakieś rozwiązanie umożliwiające zarządzanie czasem, warto wykorzystać te możliwości.

Kiedy powinieneś spisać swoją listę? Jedną z opcji jest przygotowanie listy zadań na koniec dnia pracy. Zastanów się nad wydarzeniami dnia i starannie zaplanuj strategię na dzień nadchodzący. Robiąc to możesz uniknąć wielu bezsennych nocy.

Inną opcją jest stworzenie listy, która zawiera wszystkie twoje zadania - osobiste i biznesowe. Gdy lista jest kompletna, przejrzyj ją i zadaj sobie pytania: czy powinienem rozplanować spotkania? Czy mogę delegować któreś z tych zadań? Czy to spotkanie jest konieczne?

Nie pozwól, aby twoja lista była zbyt długa, lub stała się nierealna. Powinna zostać skategoryzowana. Ważne, aby twoje zadania zostały zapisane i były pod ręką, tak abyś mógł skoncentrować się wyłącznie na zadaniu, które wykonujesz.

2. Wielozadaniowość nie działa.

W artykule, który ukazał się niedawno w Huffington Post, Zheng Wangs, profesor z Ohio State University, przedstawił swoje myśli o multitaskingu: "Wśród niektórych ludzi pokutuje mit, że multitasking czyni ich bardziej produktywnymi. Jednak wydają się przeceniać swoje pozytywne odczucia związane z wielozadaniowością. Nie są bardziej produktywni - po prostu czują się bardziej emocjonalnie usatysfakcjonowani swoją pracą".

Ludzie są najbardziej efektywni, gdy koncentrują się na jednej rzeczy w danym czasie. Mówi się często, że lepiej skończyć jedną pracę niż zacząć pięć.

3. Priorytety, priorytety, priorytety

Przyjrzyj się swojej liście i zidentyfikuj priorytety. Najważniejsze lub najtrudniejsze zadania postaraj się wykonać w momencie dnia, gdy jesteś najbardziej intelektualnie zaangażowany i sprawny. Dla wielu osób tym czasem jest pierwsza myśl rano, ale dla innych może to być czas, gdy wszyscy wychodzą z biura po dniu pracy.

4. Ustal cele i terminy

Cele i projekty wymagają terminów i kamieni milowych - to są sposoby mierzenia postępów i sukcesów. Terminy są konieczne aby skończyć projekt czy zadanie. Jeśli nie wyznaczysz realistycznych ram czasowych i nie zarządzasz nimi, staną się poważnym źródłem stresu. Jeśli nie dasz sobie czy swojemu zespołowi wystarczająco dużo czasu, może to zaowocować ekstremalną presją na wszystkie zaangażowane strony.

Zawsze daj sobie nieco więcej czasu niż myślisz, że będziesz potrzebował, aby uniknąć niepotrzebnych problemów. Trzymanie się terminów pozwoli ci zrobić więcej rzeczy w krótszym czasie.

Cele powinny być:

Konkretne

Mierzalne

Skoncentrowane na działaniu

Realistyczne

Zaplanowane w czasie

Wyznacz zarówno długoterminowe jak i krótkoterminowe cele. Łatwo jest zagubić się w mikrokosmosie codzienności. Wyznaczone cele pomagają utrzymać sprawy w ich kontekście i zobaczyć całościowy obraz. Rozważ je w odniesieniu do mapy swojej kariery i koniecznych elementów codziennej pracy. Jeśli chcesz osiągnąć sukces, powinieneś wyznaczyć cele i walczyć o ich realizację. To daje ci kierunek i pozwala skoncentrować się na tym, co ważne.

Zawsze miej jasno zdefiniowane cele, zadania i terminy.

5.Jak najlepiej wykorzystaj czas, który masz

Wszyscy mamy jakiś czas w ciągu dnia, który można lepiej wykorzystać - na przykład dojazdy, ćwiczenia. To czas, w którym można zastanowić się nad dniem, nadchodzącymi celami czy projektami. To także świetny moment na wybranie priorytetów z naszej listy zadań.

6. Monitoruj, w jaki sposób spędzasz czas.

Wielki krok w stronę dobrego zarządzania czasem to wiedzieć, w jaki sposób jest spędzany. Wybierz dzień lub dwa z twojego roboczego tygodnia i udokumentuj każdą aktywność i wykonywane zadanie. Wydaje się to trudniejsze, niż jest w rzeczywistości. Jest wiele aplikacji, które pomagają w zwiększeniu produktywności.

7. Nie odkładaj na później

Odkładanie na później może dosłownie doprowadzić cię donikąd, nie odkładaj więc ważnych zadań ani nie czekaj do ostatniej chwili z dokończeniem prezentacji. W ludzkiej naturze leży unikanie nieprzyjemnych zadań - aby sobie z tym poradzić możesz spróbować stworzyć sobie system nagród. Zaplanuj coś miłego lub relaksującego po trudnym zadaniu, np. dziesięciominutową przerwę na spacer lub pracę nad czymś, co jest dla ciebie ciekawsze.

8. Doładuj akumulatory

Jedz, ćwicz i wysypiaj się. Gdy jesteśmy zdrowi i wszystko jest dobrze, często uznajemy to za oczywistość, ale ważne aby o to dbać.

9. Wyeliminuj czynniki rozpraszające.

Niezależnie od tego, gdzie pracujesz, jest wiele czynników rozpraszających w formie e-maili, mediów społecznościowych, spotkań czy współpracowników czekających na pogawędkę.

Co możesz zrobić, aby ograniczyć te czynniki rozpraszające i skoncentrować się na aktualnym zadaniu? Jeśli poświęciłeś czas na monitorowanie w jaki sposób spędzasz dzień, będziesz wiedział od czego zacząć, ale możesz także wprowadzić kolejne usprawnienia - wyciszyć telefon gdy potrzebujesz skupienia, czy wyznaczyć sobie konkretne przerwy na sprawdzanie e-maili.

10. Deleguj zadania

Czy zawsze jesteś w biegu, lub z czymś spóźniony? Czy zapominasz o lunchu lub jesz przy biurku nie przerywając pracy? Prawdopodobnie nie delegujesz zadań. Nieumiejętność delegowania odpowiedzialności może być czynnikiem ograniczającym rozwój kariery. Założyciel Virgin Group, Richard Branson powiedział: "Nauczyłem się delegować w młodym wieku. Gdy znikałem z biura mogłem szukać nowego dużego przedsięwzięcia". Nieważne, czy uważasz, że mógłbyś to zrobić lepiej, niektóre rzeczy powinieneś delegować, abyś mógł skupić się na swoich priorytetach lub poszerzyć swój zakres odpowiedzialności.

Poznaj samego siebie

Ważnym elementem zarządzania czasem jest poznanie własnych wzorców zachowań. Jeśli staniesz się bardziej świadomy tego, co zmniejsza twoją produktywność, znajdziesz własne sposoby radzenia sobie z nimi.