W przypadku wykorzystania oprogramowania monitorującego, bardzo problematyczną kwestią staje się możliwość kontrolowania przez pracodawcę zawartości poczty elektronicznej pracownika. Konstytucja gwarantuje bowiem wszystkim wolność i ochronę tajemnicy komunikowania się. Co prawda, swoboda komunikacji w godzinach, w których pracownicy powinni pełnić obowiązki służbowe, może być ograniczana, jednak w żadnym wypadku nie może być ona wyłączona całkowicie. Pracodawca w żadnym wypadku nie jest uprawniony do przeglądania prywatnej korespondencji pracownika bez jego zgody. Brak jest natomiast przeciwwskazań ku temu, aby pracodawca zabronił pracownikom korzystania ze służbowej poczty w celach prywatnych.

W przypadku dokonania takiego podziału pracodawca będzie w pełni uprawniony do przeglądania maili ze skrzynki służbowej, pod warunkiem jednak, że wcześniej oficjalnie powiadomi pracowników o wyłącznie służbowym przeznaczeniu skrzynek służbowych i możliwości weryfikowania ich treści. W przypadku, gdy taki zakaz zostałby złamany, pracodawca będzie mógłby nałożyć na pracownika karę porządkową, a nawet rozwiązać z nim stosunek pracy. Naruszeniem prywatności byłoby jednakże zapoznawanie się przez pracodawcę z treścią prywatnej poczty pracownika. Pracodawca może jedynie odnotować fakt korzystania przez pracownika w godzinach pracy z komputera do celów prywatnych.

Dodatkowe niebezpieczeństwo polega również na tym, że niektóre programy monitorujące nie są w stanie odróżnić korespondencji wychodzącej z prywatnej skrzynki pracownika od korespondencji wysyłanej ze skrzynki służbowej. W takim przypadku samo ewidencjonowanie np. adresów, na jakie pracownik wysyła maile ze skrzynki prywatnej, naraża pracodawcę na odpowiedzialność z tytułu naruszenia dóbr osobistych pracownika. Dlatego też przed wprowadzeniem tego typu oprogramowania należy się dokładnie przyjrzeć, czy oferowane przez niego możliwości mieszczą się w dozwolonych granicach prawa.

Zabezpiecz dane!

Przy monitowaniu pracowników należy dodatkowo pamiętać o tym, że poprzez działanie to pracodawca przetwarza dane osobowe pracowników. Powinien zatem dołożyć szczególnej staranności, aby zebrany w trakcie monitorowania materiał został odpowiednio zabezpieczony i, co istotne, przechowywany jedynie na czas, który jest niezbędny dla celów monitorowania. Ponadto, wykorzystując oprogramowanie monitorujące pracodawca musi wyznaczyć osoby, które będą wyłącznie upoważnione do obsługi systemu monitoringu i sprawowania pieczy nad przechowywaniem danych. Powinien również prowadzić ewidencję wszystkich osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych pochodzących z monitoringu, zawierającą imię i nazwisko osoby upoważnionej, datę nadania i ustania upoważnienia, jego zakres oraz, jeżeli dane przetwarzane są w systemie informatycznym, dodatkowo identyfikator.

Zasady ochrony danych osobowych pozwalają na zastosowanie systemu monitującego bez zgody pracowników, pod warunkiem wcześniejszego ich poinformowania oraz w sytuacji, kiedy przetwarzanie danych osobowych w danym celu jest niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów pracodawcy i nie narusza praw oraz wolności pracowników.

A zatem, zarówno z punktu widzenia ochrony danych osobowych pracowników, jak i z punktu widzenia ochrony prywatności pracowników istotne jest, aby zakres oraz metody kontroli były adekwatne do celu, który pracodawca zamierza osiągnąć i dały się racjonalnie wytłumaczyć. Oznacza to, że pracodawca może podejmować jedynie takie środki, które mają na celu zwiększenie efektywności pracowników, a nie ich szykanę.

Agnieszka Wachowska jest prawnikiem w Kancelarii Radców Prawnych Maruta i Wspólnicy.