W obecnych czasach wszystkie funkcje tradycyjnego faksu mogą być z powodzeniem realizowane przez rozwiązania programistyczne i pocztę elektroniczną. Dobrze zarządzane firmy korzystają z centrów zarządzania dokumentami, wyposażonych w odpowiednie skanery, systemy powiadomień o przesyłkach i specjalne serwery faksowe, które obsługują "stare" rozwiązania. Serwery są podłączone do zwykłych linii telefonicznych, ale zamiast produkować kolejne tony papieru po otrzymaniu dokumentu, tworzą pliki PDF i wysyłają je poprzez pocztę elektroniczną do odbiorcy (fax-to-email).

Polecamy: Czy zielone przestaje być modne?

Takie rozwiązanie wydaje się być optymalne. Jest szybkie, oferuje zdecydowanie lepszą jakość otrzymywanych dokumentów i jest proekologiczne. Wyrażana przez niektóre firmy niechęć do integrowania faksów z pocztą elektroniczną może wynikać z procesu degeneracji, jakiemu została ona poddana na przestrzeni ostatnich lat. Zalew spamu przyczynił się do wzrostu nieufności w stosunku do e-maili, a faksy często zawierają ważne informacje, które po pierwsze muszą być szybko przeczytane, a po drugie powinny trafiać wyłącznie do określonych osób. Istnieje jednak wiele sposobów na zredukowanie niechcianej poczty elektronicznej i zadbanie o poziom jej bezpieczeństwa. W tradycyjnych urządzeniach faksowych często zdarzają się błędy transmisji danych, drukowania, a nadawca nie ma żadnej pewności, kto faktycznie odebrał kopię dokumentu.

Polecamy: Dziewięć zasad wytrawnego administratora Uniksa

Paul Venezia przekonuje, że za "trwanie" przy konwencjonalnym faksowaniu odpowiada sama natura ludzka - eliminacja silnych przyzwyczajeń nie jest procesem krótkotrwałym. To nie technologia jest zła. Kilkadziesiąt lat temu była bardzo dobrym rozwiązaniem i przyczyniła się do rozwoju biznesu. Druga dekada XXI wieku to jednak najwyższy czas, aby rozstać się z nią definitywnie. Venezia konstatuje, że urządzenie faksowe obecnych czasów powinno być niewielkim elementem wyposażenia biura, z podajnikiem papieru, dobrym skanerem i portem RJ-45 (Ethernet) - bez żadnego modemu. Takie rozwiązanie na pewno spodobałoby się tradycjonalistom, którzy chcieliby mieć fizyczny faks, zamiast kilku aplikacji w komputerze.