Aby stać się prawdziwie sterowanym danymi (data driven) przedsiębiorstwem, organizacje muszą wyjść poza zwykłą analizę danych. Eksperci biznesowi i liderzy IT muszą raczej przekształcić istotne dane w przekonujące historie, które kluczowi interesariusze mogą łatwo zrozumieć - i wykorzystać do podejmowania lepszych decyzji biznesowych. Ta istotna umiejętność znana jest jako opowiadanie o danych i jest kluczowym czynnikiem dla organizacji, które chcą wydobyć z danych informacje nadające się do działania, nie gubiąc się w morzu wykresów i liczb typowych dla tradycyjnego raportowania danych.

Poniżej przedstawiamy, na czym polega data storytelling i jak liderzy IT i analityki mogą wykorzystać go do wykorzystania potencjału decyzyjnego danych.

Zobacz również:

• Szyfrowanie plików, a szyfrowanie dysku - jaka jest różnica?

Czym jest data storytelling?

Data storytelling (dosłownie: opowiadanie danych) to metoda przekazywania informacji o danych za pomocą narracji i wizualizacji, które angażują odbiorców i pomagają im lepiej zrozumieć kluczowe wnioski i trendy. Jednak częstokroć łatwiej to powiedzieć niż zrobić. „Opowiadanie historii za pomocą danych może być trudne” - mówi Kathy Rudy, główny specjalista ds. danych i analityki w globalnej firmie ISG zajmującej się badaniami technologicznymi i doradztwem. Dla Rudy, opowiadanie o danych zaczyna się od poznania swoich odbiorców. „Pamiętaj, aby zacząć od tego, kim są twoi główni bohaterowie, czyli publiczność twojej opowieści o danych. Jakie informacje są dla nich najważniejsze? Strukturyzuj swoją opowieść o danych tak, abyś przewidział kolejne pytanie, jakie będzie miała publiczność, myśląc jak czytelnik opowieści” - mówi Rudy, dodając, że w ciągu 20 lat pracy w benchmarkingu i analityce danych musiała nauczyć się opowiadać jasną i zwięzłą historię przy użyciu danych, aby zatwierdzić rekomendacje ISG.

Pierwszą przeszkodą, przed którą staje większość osób opowiadających o danych, jest uzyskanie akceptacji dla ważności danych, które przedstawiają. Najlepszym sposobem na to jest przeprowadzenie sesji walidacji danych i zrozumienia, aby usunąć z drogi kwestię ważności danych.

Celem opowiadającego o danych jest wyjaśnienie wszystkich pytań dotyczących źródła danych, wieku danych i tak dalej, aby w kolejnych odsłonach danych opowiadający nie bronił ich nieustannie, mówi Rudy. „Nie popadaj w nadmierną technicyzację, nie nadużywaj żargonu, bo stracisz publiczność” - radzi. „W przypadku benchmarkingu IT, nie chcą oni wiedzieć o stosie technologicznym, wystarczy, że dane są istotne, bezpieczne, aktualne, porównywalne i dokładne”.

Elementy data storytelling

Storytelling danych składa się z wizualizacji danych, narracji i kontekstu, mówi Peter Krensky, dyrektor i analityk w zespole analityki biznesowej i nauki o danych w firmie Gartner.

„W przypadku wizualizacji, obraz jest wart tysiąca słów" - mówi. "Jak sprawiasz, że historia jest wizualnie angażująca? Czy używasz grafiki lub ikonografii? To nie znaczy, że nie może to być tabela lub bardzo sucha informacja, ale lepiej, żebyś miał komponent wizualny."

Narracja to sama historia - kto, co, gdzie, dlaczego. Jest to łuk emocjonalny, mówi Krensky. „Jeśli chodzi o prognozowanie sprzedaży na kwartał, to czy idzie nam świetnie, czy ludzie stracą pracę?”.

Kontekst jest tym, co ludzie słyszący tę historię muszą wiedzieć. Dlaczego jeden przedstawiciel handlowy zawsze przewyższa wszystkich innych przedstawicieli handlowych jest przykładem kontekstu dla opowieści o danych, tłumaczy Krensky.

Grace Lee, główny specjalista ds. danych i analityki w The Bank of Nova Scotia (znanym jako Scotiabank), mówi, że łączenie kontekstu i narracji wymaga dobrego zrozumienia tego, co sprawia, że historia jest przekonująca. „Myślimy o historiach w ten sposób, że jeśli usuniemy pojęcie danych, to wymagają one fabuły, na której nam zależy, postaci, którym kibicujemy i celu lub wyniku, w który wierzymy i do którego dążymy” - mówi.

Umiejętność umieszczenia danych w kontekście w formie narracji pozwala ludziom bardziej się przejąć i zrozumieć, co z tego wyniknie - mówi Lee. Oprócz skupienia się na storytellingu jako dyscyplinie, zespół Lee pracuje również nad stworzeniem większej liczby storytellerów w całej organizacji. „Sposób, w jaki kształcimy ludzi w zakresie storytellingu, polega na zorientowaniu na działanie, pomaganiu ludziom w tworzeniu narracji, dostarczaniu szerszego kontekstu i pozwalaniu ludziom na dostrzeżenie wyraźnej linii pomiędzy danymi, wglądem i działaniem” - mówi.

Lee widzi rolę organizacji zajmującej się danymi i analizą w Scotiabanku jako opowiadacza historii przedsiębiorstwa, ponieważ tylko z danych wynikają niektóre spostrzeżenia dotyczące potrzeb i oczekiwań klientów.

Kluczowe kroki w data storytelling

Lars Sudmann, właściciel Sudmann & Co., belgijskiej sieci konsultingowej i szkoleniowej dla kadry zarządzającej, oferuje wgląd w kroki, które wchodzą w skład opowiadania o danych.

Zidentyfikuj spostrzeżenia typu „aha”, ponieważ kedną z największych pułapek prezentacji opartych na danych są tzw. „śmieciowe dane”. Zamiast przytłaczać słuchaczy danymi i wizualizacjami, CIO i specjaliści ds. analizy danych powinni zidentyfikować jeden do trzech kluczowych wniosków „aha” z danych i skupić się na nich. Jakie są zaskakujące, absolutnie kluczowe rzeczy, które trzeba wiedzieć? Zidentyfikuj je i zbuduj swoją prezentację wokół nich, mówi Sudmann.

Podziel się historią genezy danych: aby opowiedzieć dobrą historię za pomocą danych, dobrym punktem wyjścia jest geneza, czyli pochodzenie danych. Skąd się one wzięły? Jest to szczególnie ważne, gdy opowiadający prezentują zbiory danych po raz pierwszy.

Przekształć zaskakujące punkty zwrotne we wciągające przejścia: kiedy storytellerzy prezentują dane i fakty, powinni podzielić się tym, gdzie dane/grafy/trendy wykonują „zaskakujące” ruchy. Czy jest to skok? Czy jest to punkt zwrotny? Robienie tego może zapewnić przekonujące przejścia do głębszej analizy, na przykład: „Normalnie myślelibyśmy, że dane robią X, ale tutaj widzimy, że spadły. Zbadajmy, dlaczego tak się stało”.

Opracuj swoje dane: Jednym z największych problemów w dawaniu prezentacji w dzisiejszych czasach jest to, że ludzie rzucają ciężkie dane na ekran, a następnie bawią się w „dogrywanie”, za pomocą słów, takich jak „To jest zatłoczony slajd, ale pozwól mi wyjaśnić” czy „To może być trudne, ale...”. Zamiast tego, storytellerzy powinni rozwijać swoje dane krok po kroku. „Nie jestem fanką wymyślnych animacji, ale na przykład w PowerPoint jest jedna animacja, którą polecam: animacja 'pojawiaj się'” - mówi Sudmann. „Dzięki niej można zharmonizować to, co się widzi i to, co się mówi, a dzięki temu można krok po kroku budować historię danych”.

Podkreślaj i uwypuklaj, aby ożywić swoją opowieść: kiedy opowiadający zidentyfikują przepływ i kluczowe aspekty swoich historii o danych, ważne jest, aby podkreślić i uwypuklić kluczowe punkty za pomocą głosu i języka ciała. Pokaż dane, wskaż je na ekranie, podejdź do nich, okrąż je - wtedy ożyją, mówi Sudmann.

Miej „pozytywnego bohatera” i „czarny charakter”: aby historie były bardziej wciągające, osoby opowiadające o danych powinny również rozważyć stworzenie bohatera, np. „dobrych biletów”, i czarnego charakteru, np. „złych biletów podniesionych z powodu nieczytania FAQ”, a następnie pokazać ich rozwój w czasie, w różnych działach, a także „podróż bohatera” do sukcesu, radzi Sudmann.

Jak osiągnąć sukces w storytellingu danych? Wskazówki

Rudy jest zdecydowanym zwolennikiem tego, aby pozwolić danym rozwinąć się poprzez opowiedzenie historii, tak aby w momencie, gdy opowiadający dotrze do puenty lub „co z tego wyniknie, co zrobić”, nastąpiła pełna zgodność co do ich przesłania.

W związku z tym, opowiadający powinni zacząć od góry i ustawić scenę za pomocą „co”. Na przykład, w przypadku benchmarku IT, opowiadający może zacząć od stwierdzenia, że całkowite wydatki na IT wynoszą X milionów dolarów rocznie (pamiętajmy, że dane zostały już zatwierdzone, więc wszyscy przytakują).

Następnie opowiadający powinien podzielić to na pięć kategorii: ludzie, sprzęt, oprogramowanie, usługi, inne (więcej potakiwania) - mówi Rudy. Następnie należy podzielić ją na obszary technologiczne: chmura, bezpieczeństwo, centrum danych, sieć i tak dalej (więcej potakiwania).

Następnie opowiadający ujawnia, że w oparciu o obecną wielkość wykorzystania firmy, koszt jednostkowy wynosi $X dla każdego obszaru technologii i wyjaśnia, że w porównaniu z konkurentami o podobnej wielkości i złożoności, organizacja opowiadającego wydaje więcej w niektórych obszarach, na przykład w zakresie bezpieczeństwa (teraz wszyscy naprawdę zwracają uwagę). „W ten sposób doprowadziłeś swoją publiczność do części 'so what' opowieści, a mianowicie, że istnieją obszary do poprawy", mówi. "Następne pytanie w głowie twojej publiczności to najprawdopodobniej 'Dlaczego?'. I w końcu: 'Więc co z tym zrobimy?” - dodaje.

Reszta opowieści wykorzystuje wspólne zrozumienie ważności danych, aby przedstawić zalecenia dotyczące zmian i działań niezbędnych do wprowadzenia tych zmian, według Rudy'ego. Dane w tej historii stworzyły wiarygodność niezbędną do ustanowienia wezwania do broni, powodu do zmiany, który jest niepodważalny.

Biorąc pod uwagę stare angielskie porzekadło „jeśli drzewo spada w lesie i nikt go nie słyszy, to czy wydaje dźwięk?”, kluczowe dla twórców opowieści o danych jest uwzględnienie medium, z którego korzystają różne osoby, aby konsumować informacje i w jakim czasie uzyskują do nich dostęp.

„Pandemia zdecydowanie pomogła w zmianie polegającej na umożliwieniu pracownikom myślącym pracy w domu” - mówi Kim Herrington, starszy analityk ds. przywództwa, organizacji i kultury danych w Forrester Research. „Wielokrotnie komunikujesz się z pracownikami myślącymi, którzy są na całym świecie. Dlatego ważne jest, aby pomyśleć o oprogramowaniu komunikacyjnym, którego używasz i normach komunikacyjnych, które masz ze swoim zespołem”.

Źródło: CIO