Czy w firmie są potrzebne telefony na biurkach?

Miejsce telefonów stacjonarnych w niektórych firmach zajęły telefony komórkowe. Czy warto pozbywać się aparatów z biurek? Każda firma sama musi to ocenić.

VoIP może działać lepiej

Większość telefonii firmowej w krajach rozwiniętych wykorzystuje technologię VoIP. Jest ona nadal podatna na problemy z transmisją danych wynikające z połączeń internetowych o zbyt słabej jakości. O ile w sieci lokalnej można manipulować parametrami QoS, o tyle przy łączu WAN typu DSL jest to o wiele trudniejsze. Oto rady, które usprawnią działanie VoIP w firmie:

1. Zagwarantuj obsługę QoS (Quality of Services) w całej firmowej sieci.

2. Rozważ wdrożenie telefonów VoIP, które służą jednocześnie za router i wprowadzają QoS.

3. Jeśli to niemożliwe, oddziel sieć telefoniczną od firmowego LAN.

4. Zadbaj o wysoką dostępność oprogramowania zarządzającego VoIP.

5. Zagwarantuj pasmo sieciowe dla połączeń VoIP przy łączach WAN.

6. Jeśli telefonia jest szczególnie ważną usługą, skorzystaj z dedykowanych łączy plus łącze rezerwowe.

7. Wykorzystaj elastyczność tej technologii, integrując telefonię z firmową książką adresową.

8. Przeprowadź szkolenia, by pracownicy wiedzieli, jak posłużyć się przejęciem połączenia czy jego przekazaniem.

9. Zintegruj VoIP z telefonią komórkową.

10. Zadbaj o dobry routing połączeń, skorzystaj z ofert różnych operatorów telekomunikacyjnych.

Zalety

- Telefon stacjonarny zapewnia znacznie lepszą jakość połączenia od telefonu komórkowego czy programowego VoIP, nie mówiąc o Skype. Najgorsze pod tym względem są telefony komórkowe, gdyż zaniki sygnału są dokuczliwe przy rozmowach konferencyjnych.

- Telefonia stacjonarna nie wpływa na bezpieczeństwo sieci komputerowej. Nie można tego powiedzieć o VoIP czy Skype - ten ostatni produkt należy w firmach do rozwiązań wysokiego ryzyka.

- Numer stacjonarny jest przywiązany do miejsca, a dokładniej do funkcji, którą dana osoba pełni w organizacji. Nawet w przypadku zmiany pracownika numer pozostaje ten sam. Ponadto, telefon stacjonarny nie będzie przeszkadzał pracownikowi na urlopie.

- Telefonia stacjonarna oferuje opcje zarządzania połączeniami, których nie znajdziemy w typowej telefonii komórkowej GSM/3G. Są to m.in.:

* przejęcie połączenia przychodzącego do innego numeru, gdy telefon już dzwoni;

* obsługa kolejki połączeń;

* zawieszenie połączenia, by móc je podjąć z innego numeru;

* grupy poszukiwań, gdy telefony mogą kolejno dzwonić, aż ktoś odbierze;

* wizualna informacja o tym, kto prowadzi w danej chwili rozmowę;

* przełączenie podczas trwającej rozmowy;

* niezawodne połączenia konferencyjne - w telefonii komórkowej połączenie konferencyjne inicjowane przez jednego abonenta rozłącza się, gdy ten wypadnie z zasięgu lub zostanie rozłączony z innych powodów, takich jak problemy z pojemnością sieci GSM/UMTS;

* zostawienie w systemie informacji typu: "poza biurem", "jestem dostępny pod numerem XXX", "wrócę o 12.30".

Możliwości te są przydatne, gdy użytkownicy telefonów współpracują ze sobą i często się komunikują. Niestety, implementacja podobnych funkcji w telefonii komórkowej w obrębie firmy jest trudna. Jest to możliwe za pomocą oprogramowania integrującego sieć komórkową z firmową siecią VoIP.

- Telefon stacjonarny mniej wpływa na spadek produktywności niż inne formy komunikacji, np. Facebook czy Twitter.

- Telefon stacjonarny jest niewrażliwy na problemy z zasięgiem telefonii komórkowej, co zdarza się w niektórych budynkach.

- Przewodowy telefon stacjonarny nie promieniuje żadnych fal radiowych. Przenośne telefony DECT generują pole elektromagnetyczne o znacznie mniejszym natężeniu od komórkowych GSM/UMTS. Oznacza to, że telefon stacjonarny może być zainstalowany wszędzie, także w miejscach, gdzie eksploatowana jest aparatura wrażliwa na zakłócenia (np. sala operacyjna w szpitalu).

- Telefon komórkowy może zostać zagubiony lub skradziony. Urządzenie stacjonarne razem z numerem pozostaje w firmie.

Wady

- W polskich warunkach połączenia z telefonu stacjonarnego do telefonii komórkowej są znacznie droższe niż między sieciami komórkowymi. Obecnie wszyscy operatorzy mobilni oferują przynajmniej jedną taryfę z darmowymi połączeniami w obrębie numerów danego operatora. Telefonia stacjonarna w Polsce nie ma niedrogich ofert flat rate obejmujacych także sieci komórkowe.

- Telefony stacjonarne są podatne na awarie łączy, a instalacje o wysokiej dostępności są o wiele droższe niż tak samo zrealizowana telefonia VoIP. Funkcjonowanie telefonii komórkowej nie zależy od łączy w danej firmie.

- Telefon stacjonarny jest przywiązany do miejsca, dlatego nie może służyć pracownikom, którzy pracują "w terenie". Dla takich osób lepsza jest telefonia komórkowa, połączona z przekazaniem połączenia lub zintegrowana z siecią stacjonarną.

Rozmowy w nadgodzinach

W wielu krajach przyjęło się, że pracownicy mający służbowy telefon komórkowy są dostępni przez długi czas, także poza godzinami pracy biurowej. To duży problem związany z prywatnością i możliwościami odpoczynku po pracy. Dotyczy on jednak głównie krajów, w których nigdy nie powstała kultura dobrej pracy. Na przykład w Austrii, godziny pracy i odpoczynku są zazwyczaj ściśle przestrzegane, a w Stanach Zjednoczonych spotyka się umowy, w których rozmowa przez telefon z szefem poza godzinami pracy jest traktowana jako praca w nadgodzinach, odpowiednio opłacana.


TOP 200