Czy w 2022 roku działy finansowe mogą się obyć bez narzędzi klasy CPM?

Radosław Zacharewicz, Enterprise Solution Architect z S&T

Materiał promocyjny W warunkach zmiennego otoczenia biznesowe systemy controllingowe to konieczność, szczególnie w ściśle regulowanych sektorach.

Historia podstawowych praktyk księgowych w biznesie sięga końca XIV wieku, kiedy to weneccy inwestorzy rejestrowali przebieg swoich wypraw handlowych do Azji za pomocą podwójnego zapisu księgowego, ewidencji przychodów i bilansów. Chociaż te narzędzia znamy do dzisiaj, we współczesnych organizacjach planowanie finansów jest znacznie bardziej złożonym procesem. Mimo posiadania do dyspozycji ogromnych ilości danych, biznesy nie wykorzystują ich potencjału i często nie przetwarzają nawet ułamka z nich. Według Gartnera, tylko 3 proc. firm może pochwalić się w pełni zintegrowanymi procesami planowania strategicznego, operacyjnego i finansowego.

Tymczasem w warunkach coraz bardziej zmiennego otoczenia rynkowego prosta księgowość nie wystarczy – bieżąca analityka i planowanie na różne, nawet najmniej prawdopodobne okoliczności, to konieczność, która umożliwia utrzymanie stabilności w organizacji. Nic więc dziwnego, że rośnie znaczenie narzędzi klasy CPM takich jak IBM Planning Analytics, które umożliwiają sprawną i zautomatyzowaną kontrolę nad bieżącymi wynikami, budżetowaniem oraz planowaniem finansów.

Niemal połowa dyrektorów finansowych w badaniu przeprowadzonym przez Workday stwierdziła, że podczas pandemii największym wyzwaniem w ich organizacji była możliwość sprawnego podejmowania świadomych decyzji na podstawie dokładnych i aktualnych danych . Mimo że epidemia już dawno przestała być nowością, wydarzenia ostatnich miesięcy pokazują, że otoczenie rynkowe, w którym funkcjonują współczesne organizacje, jest bardziej zmienne niż kiedykolwiek. W efekcie bieżąca analityka oraz strategiczne planowanie finansowe są kluczowe dla biznesu – wspierają one m.in. zarządzanie wydajnością i ryzykiem, prognozowanie oraz tworzenie modeli finansowych na różne okoliczności.

Zbyt dużo operacji, zbyt mało strategii

W rzeczywistości jednak zespoły finansowe spędzają zbyt wiele czasu na wykonywaniu czasochłonnych i powtarzalnych zadań, m.in. takich jak uzgadnianie sald czy rozliczenia. Krótko mówiąc, zamiast analizować dane i przygotowywać rekomendacje dla biznesu, często tracą czas na organizację i sortowanie posiadanych informacji. Skupiając się na takich szczegółach, łatwo stracić z widoku szerszą perspektywę – a to od dobrego zaplanowania i sprawnego przepływu kapitału w dużej mierze zależy stabilność działania całej organizacji oraz realizowana przez nią strategia. Mimo regularnie sporządzanych raportów finansowych, czasochłonność związana z ich tworzeniem oraz ilość danych do ręcznego przetworzenia sprawia, że często dopiero podczas kwartalnego lub corocznego podsumowania można dostrzec niepokojące trendy w budżecie organizacji.

Z odpowiedzią na te wyzwania przychodzą rozwiązania klasy Corporate Performance Management, zwane również „systemami controlingowymi”. Jednym z najbardziej zaawansowanych i kompleksowych rozwiązań na rynku jest IBM Planning Analytics. Automatyzując powtarzalne i złożone procesy biznesowe z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, umożliwia on specjalistom skupienie się na tym, co ma znaczenie – na analizie danych. Integracja wyników finansowych z różnych działów w jednym miejscu, dynamiczne planowanie i modelowanie informacji, tworzenie wizualizacji, wspieranie predykcji i wielowariantowych analiz typu „co-jeśli” oraz związanych z nimi celów sprzedażowych – to tylko nieliczne funkcje, które ułatwiają zbieranie informacji z całego biznesu, ich przetwarzanie, tworzenie rekomendacji dalszych kroków oraz przygotowywanie długofalowej strategii. Co istotne, dzięki gromadzeniu danych w jednym miejscu i automatyzacji ich analityki, możliwe jest również sprawne i elastyczne reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe.

Czy narzędzia CPM sprawdzą się w ściśle regulowanych sektorach?

Systemy controllingowe takie jak IBM Planning Analytics doskonale sprawdzają się w dużych organizacjach o złożonej strukturze, gdzie zachodzi konieczność sprawnego podejmowania decyzji na podstawie wielu danych, które fizycznie są niemożliwe do przetworzenia przez jedną osobę w kilku arkuszach kalkulacyjnych.

– Narzędzia Corporate Performance Management szczególnie przydają się w sektorach, gdzie podejmowanie decyzji biznesowych musi iść w parze ze ścisłymi regulacjami, które mogą zmieniać się niezwykle szybko w krótkim horyzoncie czasowym, istotnie wpływając na długookresowe wyniki całej organizacji. Rozwiązania CPM doskonale sprawdzają się między innymi w sektorze bankowym, w którym istnieje konieczność przygotowywania takich analiz jak na przykład ocena szacowanej, rzeczywistej rentowności poszczególnych produktów bankowych pod kątem zmiennych stóp procentowych i kursów walut. W tak nieprzewidywalnym otoczeniu rynkowym zapewnienie stałej obsługi procesów planowania oraz budżetowania wraz z analizami „co-jeśli” istotnie usprawnia odpowiadanie na nowe wyzwania prawne – komentuje Radosław Zacharewicz, Enterprise Solution Architect z S&T.

Jednym z wyzwań podczas cyfryzacji organizacji w ściśle regulowanych branżach jest obawa, że wprowadzenie nowego narzędzia będzie wiązało się ze zmianą sposobu działania biznesu, generując wielomilionowe koszty związane z opracowaniem nowych procesów, które dodatkowo muszą być zgodne z obowiązującymi regulacjami. W takiej sytuacji ogromną zaletą IBM Planning Analytics jest możliwość zwinnego dostosowania działania oprogramowania do procedur obowiązujących w firmie, niezależnie od tego, czy chodzi o sposób zbierania danych budżetowych, prowadzenia kalkulacji i planowania, czy stosowany format raportowania działań. – Narzędzie CPM staje się inteligentnym doradcą, który wspiera technologicznie obowiązujące w organizacji procedury bez rewolucyjnej zmiany ich założeń – podkreśla Radosław Zacharewicz. Jak pokazują statystyki IBM Planning Analytics, pomoc oferowana przez CPM jest skuteczna – umożliwia ona tworzenie modeli predykcyjnych nawet o 50 proc. sprawniej, co przekłada się nawet na 90 proc. szybciej podejmowane decyzje w porównaniu do rynkowej konkurencji.

Od czego rozpocząć wdrożenie narzędzia CPM?

Specjaliści z firmy S&T, która ma doświadczenie we wdrażaniu tego typu rozwiązań i wsparciu aplikacyjnym dla dużych przedsiębiorstw oraz grup kapitałowych, każde wdrożenie rozpoczynają od analizy aktualnych potrzeb biznesu oraz sposobu działania, a następnie dostosowują możliwości oprogramowania do zastanej sytuacji i oczekiwań biznesowych. Takie podejście znacząco obniża nakłady związane z implementacją systemu, zarówno w kontekście finansowym, jak i czasu poświęconego na przeszkolenie personelu. Po udanym wdrożeniu, korzyści z cyfryzacji istniejących do tej pory procedur można szybko zweryfikować zarówno w krótkoterminowej perspektywie, jak i przy kontroli realizacji długofalowej strategii.

Przekonał się o tym m.in. bank wspierający zrównoważony rozwój systemu społeczno-gospodarczego kraju. Dzięki wdrożeniu rozwiązania IBM Planning Analytics, zyskał on spójny system służący do przygotowywania i zarządzania planami dla wszystkich obszarów działania, regionów, branż i projektów. Udoskonalenie koordynacji pracy w złożonej organizacji banku pozwoliło na bieżące kontrolowanie wykonania założonego planu oraz sprawne reagowanie na nowe warunki rynkowe.

Korzyści płynące z implementacji IBM Planning Analytics

  • Planowanie, budżetowanie i przewidywanie. Sprawne tworzenie i dostarczanie dynamicznych oraz rzetelnych planów, budżetów i prognoz umożliwia nie tylko kontrolę realizacji założonej strategii, ale również łatwe dostosowanie bieżących działań do zmian rynkowych. Wykorzystanie sztucznej inteligencji, predykcji i zaawansowanej analityki w procesach umożliwia podejmowanie mądrzejszych decyzji biznesowych i osiąganie lepszych wyników w założonych aspektach.
  • Modelowanie i analiza zyskowności. Uzyskanie wglądu w przychody, zyski i przepływy kapitałowe umożliwia ocenę zyskowności poszczególnych usług i produktów, jak również klientów, kanałów czy modelów biznesowych. W efekcie łatwo można zauważyć nie tylko to, które obszary są najbardziej zyskowne, ale również przeanalizować, z czego to wynika i w jaki sposób można zreplikować ten sukces w innych aspektach działania firmy.
  • Planowanie operacyjne. Dostosowywanie planów finansowych do operacyjnych umożliwia łączenie strategicznych celów z ich operacyjną realizacją i egzekwowaniem założonych wyników. W ten sposób można zyskać holistyczny wgląd w działanie biznesu we wszystkich aspektach, a co za tym idzie – generować lepsze wyniki finansowe.