Rozwiązania klasy Business Intelligence zajmują czołowe miejsca wśród priorytetów inwestycyjnych w zakresie IT. Sam zakup tego typu oprogramowania to nie wszystko. Rozwiązania klasy Business Intelligence dają możliwość szerszego spojrzenia na prowadzoną działalność. Umożliwiają także niespotykaną wcześniej ocenę realizowanych procesów z różnych perspektyw. Nie oznacza to jednak, że ich wdrożenie samo w sobie będzie źródłem znaczących korzyści. Systemy analityki biznesowej są bowiem tylko narzędziami wspomagającymi biznes.

Do maksymalnego wykorzystania ich potencjału konieczne są zmiany organizacyjno-kulturowe, rozpoczynające się na etapie zbierania informacji biznesowych i sięgające bieżącego zastosowania narzędzi analitycznych w procesach decyzyjnych. Im bardziej rozległe zmiany w kulturze decyzyjnej organizacji, tym większe korzyści przynieść mogą narzędzia analityczne. Skuteczność narzędzi tej klasy jest z kolei pochodną jakości informacji, na jakich pracują, a więc potrzeba zmiany dotyka także procesu gromadzenia danych. "Historycznie rozwiązania klasy Business Intelligence były wykorzystywane do budowania, bazujących na danych z przeszłości, raportów na temat efektywności biznesu oraz jako narzędzia planistyczno-analityczne dla stosunkowo niewielkiej grupy użytkowników" - podkreśla Patrick Meehan, wiceprezes firmy Gartner. O ile jeszcze niedawno rozwiązania klasy BI były wykorzystywane głównie na poziomie najwyższego kierownictwa, o tyle dzisiaj ich możliwości są faktycznie stosowane również na niższych szczeblach. Dzieje się to za sprawą rosnącej dostępności systemów.

Demokratyzacja dostępu do informacji

Rozwiązania klasy Business Intelligence nie wymagają już stosowania specjalistycznej wiedzy. Dzięki popularyzacji graficznych metod wizualizacji oraz narzędzi ułatwiających budowanie zestawień lub wykorzystywanie konkretnych modeli analitycznych systemy BI stają się rozwiązaniami dostępnymi nawet dla szeregowych pracowników. Mówi się wręcz, że dzięki ich zastosowaniu w firmach następuje demokratyzacja dostępu do informacji, cała organizacja zaś staje się bardziej inteligentna. Teoretycznie bowiem każdy użytkownik może - w granicach swoich uprawnień - na własną rękę analizować i przetwarzać dane biznesowe, w celu poszukiwania szans rynkowych lub potencjalnych usprawnień działalności.

Najlepszy nawet system Business Intelligence nie zastąpi jednak pomysłowości użytkowników, którzy będą w stanie zaproponować nowy model analityczny lub dodatkowy wymiar analizy, w celu wykrycia nieznanych wcześniej prawidłowości. "Rozbudowane funkcje prognostyczne i analizy scenariuszowe umożliwiają szczegółową ocenę skuteczności potencjalnych kierunków rozwoju działalności, modelów biznesowych, szans rynkowych czy popytu na nowe produkty. W ten sposób w firmie budowana jest kultura szansy biznesowej. Innymi słowy, dzięki zastosowaniu mechanizmów analityki biznesowej możliwe jest nie tylko przewidywanie potencjału przyszłości, ale wręcz jej kreowanie" - mówi Patrick Meehan. Potencjalni użytkownicy tego typu narzędzi muszą być w pełni świadomi możliwości oraz ograniczeń stosowanych narzędzi lub modeli analitycznych. Tymczasem wykorzystywanie narzędzi analitycznych w odpowiednim momencie, kontekście i zakresie staje się coraz większym problemem. Z jednej strony wpływa na to rosnąca skala wykorzystania systemów BI w biznesie, z drugiej zaś - lawinowy wzrost ilości danych, które mogą być analizowane.

Zdaniem analityków firmy Gartner, w czasach, kiedy po rozwiązania Business Intelligence w sposób samodzielny sięgają kierownicy poszczególnych pionów biznesowych firmy, rolą szefa informatyki jest zbudowanie spójnej i obejmującej całą organizację strategii informacyjnej. Po pierwsze, narzędzia analityki biznesowej, a więc raporty oraz analizy powinny być maksymalnie dopasowane do przebiegu wewnętrznych procesów biznesowych i dalej zintegrowane horyzontalnie między poszczególnymi obszarami biznesowymi partnerów i klientów. Po drugie, w większości firm istnieje wyraźna potrzeba zmiany kontekstu wykorzystania narzędzi klasy Business Intelligence.

W perspektywie całej organizacji

Według analityków błędem jest kładzenie nadmiernego nacisku na zakres analizowanych informacji kosztem biznesowego kontekstu prowadzonych analiz. "Na skuteczne zarządzanie organizacją pozwala systematyczne działanie na bardzo ograniczonym zestawie najważniejszych wskaźników biznesowych. Decyzje podejmowane na bazie takiego zestawu narzędzi mają zwykle największy wpływ na realizację celów i strategii biznesowej" - twierdzi Patrick Meehan. Jego zdaniem, błędem jest też wdrażanie systemów BI na potrzeby poszczególnych pionów biznesowych. Takie działanie powoduje narastanie podziału informacyjnego wewnątrz organizacji i tworzenie zamkniętych silosów informacyjnych.

Eksperci podkreślają natomiast, że podniesieniu efektywności zastosowania systemów analityki biznesowej sprzyja budowanie analiz uwzględniających znaczenie informacji z perspektywy całej organizacji. Nie bez znaczenia jest fakt, aby mozolnie wyliczone i usystematyzowane zestawienia faktycznie zostały uwzględnione podczas podejmowania decyzji. Tymczasem z analiz firmy Accenture wynika, że statystycznie aż 40% istotnych decyzji biznesowych zapada zupełnie niezależnie od istniejącego i wykorzystywanego na co dzień systemu klasy Business Intelligence.

Próżno oczekiwać, że system klasy Business Intelligence dostarczy decydentom jednoznacznych odpowiedzi lub wskaże konkretne, najlepsze rozwiązanie. Może jednak dostarczyć istotnej podpowiedzi. Trzeba pamiętać, że oprogramowanie tej klasy pozwala co prawda wykorzystać twarde dane w miejscu przypuszczeń i domysłów kierownictwa, nie zastąpi jednak zdrowego rozsądku użytkownika.