Czas spędzony w browarze

Wdrożenie systemu rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu w spółkach Grupy Żywiec było związane z uruchomieniem mySAP HR.

Wdrożenie systemu rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu w spółkach Grupy Żywiec było związane z uruchomieniem mySAP HR.

Małgorzata Frankowska, kierownik projektu wdrożenia systemów mySAP HR i IX/TIME

Małgorzata Frankowska, kierownik projektu wdrożenia systemów mySAP HR i IX/TIME

Decyzja o wdrożeniu mySAP i modułu wspomagającego zarządzanie personelem zdeterminowała zarówno wybór systemu rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu (RCP), jak i terminarz projektu. Za projekt implementacji mySAP HR byli odpowiedzialni pracownicy Grupy Żywiec wraz ze specjalistami z i sopockiej spółki . Naturalnym następstwem podjęcia współpracy z był zakup dystrybuowanej przez nią niemieckiej aplikacji X/Time.

W opinii przedstawicieli Żywca, X/Time, jako jeden z niewielu, gwarantował integrację z oprogramowaniem SAP. "Równoległe wdrażanie obydwu systemów zwiększyło obciążenia zespołu projektowego, ale sprawiło, że niemal w tym samym momencie mogliśmy przeprowadzić start produkcyjny tych systemów" - mówi Małgorzata Frankowska, zastępca dyrektora ds. personalnych w Grupie Żywiec, kierownik projektów mySAP HR i X/Time. Wdrożeniem objęto browary w Żywcu i Cieszynie. Wcześniej działały tam inne systemy rejestrujące czas pracy. W przyszłości system LST zostanie wdrożony również w kolejnych zakładach Grupy Żywiec, do której należą browary w Elblągu, Leżajsku i Warce.

Rejestracja w rękach kierowników

W browarach w Żywcu i Cieszynie system X/Time jest wykorzystywany przede wszystkim do tzw. pozytywnej rejestracji czasu pracy, tj. do zaznaczania wszystkich obecności. Dzięki czytnikom zainstalowanym na bramach odmierzany jest dokładny czas wejścia i wyjścia pracowników. W Warszawskim biurze, gdzie mieści się centrala Grupy Handlowej oraz zarząd, system jest wykorzystywany w zakresie kontroli dostępu. "Specyfika pracy handlowców oraz pracowników centrali wymaga ciągłych podróży, dlatego ewidencję ich czasu pracy przeprowadzamy w tzw. sposób negatywny (tj. rejestrując jedynie nieobecności), bezpośrednio w systemie mySAP HR" - mówi Małgorzata Frankowska.

Dodatkowo kierownicy liniowi w browarach wprowadzają do X/Time'a dane o nadgodzinach i pracy w godzinach nocnych, zaś administratorzy czasu pracy zatrudnieni w dziale personalnym - dane o nieobecnościach. Ten dość skomplikowany podział jest podyktowany koniecznością weryfikacji danych wprowa- dzanych do systemu. To właśnie kierownik liniowy może na podstawie harmonogramu zweryfikować, czy praca odbywała się w godzinach nadliczbowych i należy się za nią rekompensata, czy też jest to wykonywanie obowiązków w wyznaczonym na to czasie. Każdy kierownik raz w mie-siącu tworzy w systemie specjalny dokument "Kartę pracy", w której wyszczególnione są wszystkie informacje o godzinach pracy każdego z bezpośrednio podwładnych.

Z X/Time'a dane o czasie pracy i składnikach wynagrodzeń zależnych od tego, takich jak nadgodziny, dodatki świąteczne, dodatki za pracę w nocy i zastępstwa, trafiają do systemu SAP, gdzie na ich podstawie jest wyliczane wynagrodzenie. W drugą stronę są przesyłane dane o zatrudnieniu (przypisanie organizacyjne, status, dane osobowe, harmonogramu czasu pracy itp.). Dzięki temu system może powiązać je z danymi o czasie pracy.

Jak twierdzą przedstawiciele firmy, wdrożenie X/Time'a umożliwiło udostępnianie w trybie online informacji o czasie pracy oraz automatyczną wycenę składników płacowych. Jednak korzyści wykraczają daleko poza dokładną ewidencję czasu pracy. "Dzięki możliwości eksportu danych o czasie pracy z podziałem na zlecenia inwestycyjne możemy dokonywać szacunków o miejscach powstawania kosztów" - twierdzi Małgorzata Frankowska. Na podstawie danych o czasie pracy np. kierownik grupy remontowej może przypisać realizację zleceń odpowiednim komórkom, na rzecz których były one realizowane.

Nieschematyczne rozwiązania

Wśród standardowych dokumentów generowanych przez X/Time'a nie było indywidualnych "Kart pracy" dla każdego pracownika, ale jak się okazało, zaprojektowanie takiego dokumentu nie stanowiło problemu. Więcej kłopotów nastręczyła integracja X/Time'a z mySAP HR. "Oba systemy są dość sztywne i w przypadku wydarzeń niestandardowych wymagają trzymania się jednego z góry ustalonego schematu działań. W przeciwnym razie integracja może spowodować liczne problemy" - opowiada Małgorzata Frankowska. - "W pewnym momencie korzystaliśmy także z pomocy konsultanta z niemieckiej firmy GFOS, która zaprojektowała system. Pamiętam, że pierwszy dzień spędził on, wpatrując się w ekran i z niedowierzaniem kręcąc głową - w tak niestandardowy sposób przebiegają u nas procesy związane z rejestracją czasu pracy".

X/Time i mySAP HR współpracują w Żywcu od kilku miesięcy. Co jakiś czas pracownicy działu personalnego wybiórczo porównują dokumenty na temat czasu pracy generowane przez oba systemy. Z czasem liczba błędów drastycznie spadła. Teraz pracownikom zespołu projektowego pozostaje implementacja systemów w kolejnych browarach.

Zapis projektu

Wdrożenie: System rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu X/Time w browarach w Żywcu, Cieszynie i warszawskim biurze Grupy Żywiec

Rozwiązania: System X/Time 4.3, Windows 2000, MS SQL 2000, serwer Compaq ProLiant 370; Pentium III, czytniki kart PCS Intus 3300 oraz 1600

Czas trwania: Kwiecień-październik 2001 r.

Kierownik projektu: Małgorzata Frankowska, zastępca dyrektora ds. personalnych w Grupie Żywiec

Wykonawcy: Pracownicy działów personalnego, informatyki oraz wynagrodzeń Grupy Żywiec oraz LST i PricewaterhouseCoopers