Cyfryzacja firmy zaczyna się od zarządzania procesami

Procesy w firmach w dobie cyfrowej transformacji przebiegają poprzez wiele działów i systemów, co wymaga nowego podejścia do zarządzania nimi. Z pomocą przychodzą tu odpowiednie narzędzia IT, czyli systemy Business Process Management.

Systemy BPM służą do automatyzacji procesów biznesowych i określane są jako BPMS (skrót jest różnie rozwijany: Business Process Management Suite lub Business Process Management System, Business Process Management Software).

Rozwiązania BPM zapewniają przede wszystkim: standaryzację pracy (poprzez wdrażanie procedur i regulaminów w postaci elektronicznych procesów biznesowych); synergię danych (import lub łączenie danych z innymi aplikacjami pozwala budować procesy na podstawie informacji z różnych obszarów działania firmy); wiedzę na temat jakości i organizacji pracy; informacje o realnym obciążeniu pracowników zadaniami.

Zobacz również:

Młody polski rynek i globalny boom na BPM-y

Korzyści z posiadania BPM są duże, nic zatem dziwnego, że coraz więcej firm wdraża takie systemy. Według Grand View Research wartość globalnego rynku BPM wyniesie do 2024 r. 23,4 mld USD, a jego średnioroczny wzrost będzie się utrzymywał na poziomie 18,4%. Szybkie tempo wzrostu napędza też rynek rozwiązań w chmurze (BPaaS), którymi interesuje się coraz więcej firm, głównie z sektora MŚP.

Globalnym liderem rynku BPM jest obecnie IBM. Inni kluczowi gracze to: Oracle, Microsoft, IBM, Software AG, Fujitsu, Capgemini, Global 360, Opentext, Appian, Adobe, BP Logix, SAP, Pegasystems, Fabasoft, HPE, Red Hat oraz Tibco Software. W 2018 r. warto przyglądać się dostawcom uznawanym za najbardziej innowacyjnych: bpm’online, Pegasystems, K2, Appian i Tibco Software.

Coraz większym zainteresowaniem cieszą się też rozwiązania open source. Jak prognozują analitycy Forrester Research, BPM-y typu open source będą „kwestionować supremację firmowych dostawców BPM”. Rozwiązania o otwartym kodzie źródłowym, które obecnie pojawiają się najczęściej w firmach, to: Bonita BPM (Bonitasoft), Red Hat, JBoss BPM Suite, Alfresco Activiti, Camunda, jSonic, jBPM, Orchestra oraz ProcessMaker.

W Polsce rynek BPM jest jeszcze dość młody i jego dynamika jest mniejsza. Jak podaje raport „Rynek BPMS w Polsce” przygotowany w 2017 r. przez portal Procesowcy.pl, tylko 17% ankietowanych firm ma obecnie w planach wdrażanie narzędzia klasy BPM/S. Mowa o zaawansowanych implementacjach, ponieważ systemy BPM typu workflow wspierające procesy administracyjne, takie jak obieg dokumentów czy działania kadrowo-płacowe, posiada sporo przedsiębiorstw, ale to jeszcze za mało, aby mówić o procesowo zoptymalizowanym biznesie. Z badania przeprowadzonego przez Webcon wynika, że firmy w naszym kraju, które są zainteresowane rozszerzaniem zastosowania systemów BPM będą je wdrażać w HR (48%), w sprzedaży i relacjach z klientami (35%), finansach (26%) oraz w obszarze zarządzania jakością (22%).

Realna liczba wdrożeń może być jednak większa niż zapowiadana, ponieważ często decyzja o wdrożeniu nie jest wynikiem długotrwałej strategii, a sposobem na rozwiązanie powstałego właśnie problemu. „Polskie organizacje, mimo że reprezentują różne branże, rozpoczynają cyfrową transformację w podobnym punkcie. 80% z nich zaczyna rozważać zastosowanie nowoczesnych rozwiązań do zarządzania procesami biznesowymi w momencie, gdy pojawia się konkretny problem, uniemożliwiający wykorzystanie ich pełnego potencjału lub pochłaniający zbyt dużą ilość zasobów, zazwyczaj kosztów, czasu czy nakładu pracy” – mówi Łukasz Wróbel, Chief Business Development Officer w Webcon.

Dostawcami najpopularniejszych na polskim rynku rozwiązań są: DomData AG, IBPM (partner handlowy IBM), JT Weston, Rodan Development, Oracle Polska, Software AG Polska oraz Carrywater Group. Coraz więcej wdrożeń ma też za sobą polska firma Webcon, od 2006 r. tworzącą oprogramowanie Business Process Management dla platformy Microsoft SharePoint.

Duże zwroty z inwestycji w BPM

System BPM warto wdrażać w momencie, gdy organizacja jest na to gotowa, tzn. podjęła decyzję o cyfrowej transformacji na większą skalę. „To istotne, ponieważ największe ROI z wdrożenia takiego systemu otrzymuje się wówczas, gdy obejmuje on coraz więcej różnych procesów biznesowych, które zachodzą w jednym środowisku. Z punktu widzenia kadry zarządzającej takie decyzje podejmuje się, gdy liczba procesów powoduje chaos i cierpią na tym klienci (długi proces oczekiwania na decyzję) albo rosną koszty ich obsługi” – mówi Paweł Satalecki, Business Development Manager w Sii.

To, na ile BPMS usprawni działania organizacji, zależy jednak nie tylko od jej gotowości do wdrożenia, ale także gotowości do zmian w istniejących procesach lub zmapowania ich od nowa. „Przenoszenie procesu jeden do jednego w dotychczasowej postaci przyniesie oczywiście określone zyski, jednak będą one mniejsze niż w sytuacji, gdy wraz z technologią przemodelujemy również sam proces i wykorzystamy w pełni możliwości platformy procesowej, wśród nich monitorowanie w czasie rzeczywistym, analizy BI/Big Data na danych procesowych, pełną integrację środowiska procesowego z ekosystemem IT w firmie” – wylicza Jarosław Stępień, Principal Sales Consultant w Oracle Polska.

Ponieważ systemy klasy Business Process Management odznaczają się ogromną elastycznością zastosowań, można je wdrażać w dowolnych obszarach organizacji. Ich główną zaletą jest widoczność i transparentność procesu „System centralny pozwala śledzić, jaki jest status każdej sprawy. Sprawy są przypisane do systemu procesowego, a nie do pracowników, więc toczą się niezależnie od urlopów czy zwolnień” – mówi Maciej Szleminski, Smarter Process & Mobile Client Technical Professional w IBM.

Według Capgemini aż 96% przedsiębiorstw, które zdecydowały się na implementację systemów do optymalizacji procesów biznesowych, uzyskało znaczny zwrot z inwestycji, a w przypadku 55% z nich sięgnął on co najmniej 200%.

Osiągnięte dzięki wdrożeniom korzyści dobrze obrazują implementacje BPM, które uzyskały w 2017 r. nagrodę WfMC Global Awards for Excellence in Case Management (Workflow Management Coalition jest globalną organizacją zrzeszającą zwolenników, programistów, konsultantów, analityków, a także uczelnie i ośrodki badawcze zaangażowane w rozwój workflow i BPM). W 2017 r. nagrodzono m.in. projekty prowadzone przez:

• Blueprint Genetics, firmę, która zapewnia kompleksową diagnostykę genetyczną. Dzięki wdrożeniu systemu BPM (opartego na IBM Case Manager, IBM Watson Explorer i IBM BigInsights) firma skróciła czas pracy genetyka z 3,5 do 0,5 godz. i znacząco rozbudowała portfolio produktów.

• WellCare Health Plans zapewnia finansowane przez rząd usługi opieki zdrowotnej we wszystkich 50 stanach USA, obsługuje 4,1 mln osób i zatrudnia 9 tys. pracowników. Zespół ds. usług stanął przed koniecznością zarządzania ponad 60 publikacjami i stronami internetowymi w różnych językach. Po wdrożeniu platformy BPM o 20% skrócony został czas ich przygotowania, a koszty produkcji zmniejszono o 75%.

BPM, podobnie jak wszystkie systemy IT zmienia się wraz ze zmianami biznesowymi oraz technologicznymi. Zwiększa się przede wszystkim zapotrzebowanie na analitykę w czasie rzeczywistym. Narzędzia BPM, które dostarczają dane in real-time, pozwalają kierownictwu identyfikować nieefektywność procesów i podejmować kroki w celu rozwiązywania problemów. BPM pomaga dostarczyć dobre doświadczenia klientom, co w epoce ustawienia w centrum uwagi firm tzw. customer experience jest dużą wartością. Dostawcy usług korzystający z efektywnych praktyk i systemów BPM mogą stać się lepszymi słuchaczami i bardziej zaangażować w kontakt z klientami.

Narzędzia klasy BPMS zaczynają też uwzględniać rozwiązania będące namiastką sztucznej inteligencji. Zastosowanie AI w BPMS polega zazwyczaj na wyciąganiu przez system wniosków z zachowań użytkowników.

Napęd dla automatyzacji

Cyfrowa transformacja biznesu w dużej mierze opera się dziś na automatyzacji i trend ten będzie się nasilać.

Systemy BPM są tu uzupełniane przez RPA – Robotic Process Automation. Zadaniem BPM jest korygowanie, rozwijanie i wspieranie wewnętrznych procesów korporacji, w celu uzyskania maksymalnej wydajności, ale system taki nie zastępuje pracy wykonywanej przez ludzi. RPA z kolei to oprogramowanie działające jak robot, które przejmuje pracę człowieka, nie optymalizuje jednak procesu jako takiego. Obydwa typy rozwiązań bez przeszkód mogą istnieć bez siebie. Natomiast w przypadku ich koegzystencji zyskuje się potężne narzędzie cyfrowej transformacji i automatyzacji. „Wydaje się, że z punktu widzenia dostawców będzie to naturalny krok, aby rozwinąć kompetencje BPM o RPA. Kolejnym stadium rozwoju w kontekście automatyzacji będzie wykorzystanie sztucznej inteligencji, która będzie sama uczyć się podejmować decyzje i rozpatrywać je w szerszym kontekście” – mówi Paweł Satalecki.

Dostawcy oprogramowania BPMS rozpoznali potencjał RPA i zaczynają poszerzać swoją ofertę o te rozwiązania. Na przykład Pegasystems nabył OpenSpan, dostawcę RPA z ponad dziesięcioletnim doświadczeniem. Z kolei Appian wszedł w strategiczny sojusz z Blue Prism, jednym z liczących się, globalnych dostawców RPA. Coraz bardziej jest widoczne, że BPM i RPA to narzędzia komplementarne, a nie konkurencyjne. Łącząc BPMS z RPA, organizacje mogą wyjść daleko poza zwykłą replikację działalności człowieka i rozpocząć fundamentalne przeprojektowanie pracy.

W dłuższej perspektywie zarówno RPA, jak i BPM będą niezbędne dla sukcesu przedsiębiorstw. Nie zawsze jest możliwe przeprojektowanie obiegów pracy od podstaw, tak jak wymagałoby tego tradycyjne podejście BPM. W takich wypadkach zautomatyzowanie nieefektywnych procesów za pomocą RPA może znacznie poprawić wydajność. Z kolei w innych sytuacjach zwrot z inwestycji wynikający z przeprojektowania procesów jest wystarczająco duży, aby implementacja BPM stała się opłacalna. Dla przedsiębiorstw przyszłości wiedza o tym, kiedy zastosować każde z tych podejść, będzie kluczowa dla maksymalizacji ROI oraz zapewnienia efektywności i rentowności.


TOP 200