Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) pozwala procesować każdy rodzaj dokumentacji za pośrednictwem systemu, którego działanie można ściśle dopasować do potrzeb organizacji. Z badania przeprowadzonego Webcon wynika, że takie rozwiązania są dość popularne w dużych organizacjach (82 % firm w Polsce korzysta na co dzień z takich systemów) oraz w średnich firmach (76%). Na drugim końcu skali znalazły się mikroprzedsiębiorstwa zatrudniające do 9 pracowników, gdzie tylko 29 % zadeklarowało, że korzysta z elektronicznych wersji dokumentów.

Digitalizacja dotyczy najczęściej przedsiębiorstw z sektora wysokich technologii (76%) oraz branży produkcyjnej (71%). Najwięcej do nadrobienia w tej kwestii mają firmy handlowe (56%) i usługowe (54%).

Zobacz również:

• Webcon łączy siły z MCI Capital
• Wartość holdingu Alphabet przekroczyła 2 bln USD

Jak z wynika badania Webcon, producenta platformy do automatyzacji procesów biznesowych i elektronicznego obiegu dokumentów, wciąż 16 % firm w Polsce używa wyłącznie poczty elektronicznej i dokumentacji papierowej do działań związanych z marketingiem i sprzedażą, 11 % działa tak w przypadku procesów kadrowych, a 7% w przypadku procesów finansowych – takich jak na przykład akceptacja faktur kosztowych.

28 % firm deklaruje, że już w pełni zautomatyzowało obszary IT, HR i finanse. Jeden procent mniej respondentów korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów do pełnej kontroli działań operacyjnych (obieg umów, repozytorium dokumentów). 24% przedsiębiorstw kompleksowo scyfryzowało procesy marketingowe i sprzedażowe, np. obsługę reklamacji.

Z czego korzystają więc firmy, które nie przeszły w pełni na elektroniczny obieg dokumentów? Najczęściej łączą pracę na EOD z korespondencją mailową. 67% firm wykorzystuje to połączenie do realizacji bieżącej, operacyjnej pracy, 65% realizuje w ten sposób procesy finansowe, 61% - kadrowe, a 60% - marketingowe.

Największą przeszkodą w pełnej digitalizacji dokumentów jest brak wiary w to, że nowe technologie są w stanie wpłynąć na efektywność operacyjną organizacji. W badaniu aż 54% zapytanych nie widzi potrzeby wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, 28% obawia się zbyt wysokich kosztów takiego wdrożenia, a 17% ocenia, że w obecnej sytuacji zasoby IT organizacji nie pozwalają na takie wdrożenie. Dużo rzadziej ankietowani wskazują na niski poziom kompetencji cyfrowych pracowników (12%) oraz zbyt długi czas trwania projektu wdrożenia systemu EOD (9%). „Mimo że wiele firm dopiero myśli o cyfryzacji biznesu albo jest w trakcie takiego projektu, ale nie planuje całkowicie zrezygnować z innych sposobów na organizację procesów, sądzę, że wkrótce przewagi EOD nad tradycyjnym obiegiem dobitnie przekonają do takiego rozwiązania tych niezdecydowanych. Z naszego badania wynika, że duże przedsiębiorstwa jako największe korzyści z EOD wskazują szybszy dostęp do dokumentów (49%) oraz względy kosztowe (39%). Średniej wielkości firmy cenią sobie przede wszystkim względy ekologiczne (37%) oraz możliwość automatycznej archiwizacji dokumentów (34%), zaś małe organizacje podkreślają bezpieczeństwo danych (35%). Nie ulega wątpliwości, że EOD przynosi biznesowi mierzalne korzyści – właśnie dlatego to dobry start w cyfrową transformację firmy” – podsumowuje Radosław Majer Key Account Manager w Webcon.