Cyfrowy dublet Atlasa

Grupa Atlas jest Liderem Informatyki 2015 w kategorii przemysł za wykorzystanie technologii jako dźwigni strategicznej konsolidacji firmy i stworzenie nowego środowiska, z nowym trybem pracy i innowacji. Grupa Atlas jest także zwycięzcą otwartej kategorii specjalnej: SMAC Master za dowiedzenie synergii kluczowych trendów technologiczno-biznesowych, dobitny i udany przykład cyfrowej transformacji biznesu, otwierającej nowe możliwości gry i wygrywania na rynku.

Grupa Atlas urosła w swojej 25-letniej historii do 20 spółek produkcyjnych, surowcowych, sprzedażowych i logistycznych. Są zróżnicowane kulturowo, pod względem dojrzałości, wielkości, stosunków właścicielskich, rozproszone geograficznie w Europie, łącznie zatrudniają ponad 2,5 tys. osób.

Turbokonsolidacja Atlasa

Od 2012 r. zarząd i top menedżment grupy z prezesem Henrykiem Siodmokiem na czele pracują nad synergią i konsolidacją. „Aby włączyć proces budowania konkurencyjnej synergii, trzy lata temu rozpoczęliśmy nowoczesną, logiczną konsolidację. Wyżej od formalnej centralizacji stawiamy jednak efekt w postaci naturalnej synergii i metaprocesu stałego podnoszenia konkurencyjności” – mówi Henryk Siodmok, od ośmiu lat kierujący Grupą Atlas. W trzecim roku konsolidacji nastąpiło zdecydowane przyspieszenie. Powstała wirtualna warstwa integrująca spółki i pracowników. Wówczas to Bogusław Święcicki, szef IT, i Tomasz Sroczyński, szef działu jakości, wpadli na pomysł wykorzystania platformy komunikacyjnej. „Potrzeba biznesowa była czytelna: przenoszenie praktyk, procesów i kreowanie relacji biznesowych, komunikacji dwukierunkowej, śledzenie postępów zmiany (nadzór i kalibrowanie kursu zmiany)” – mówi Bogusław Święcicki.

Zobacz również:

Po przeglądzie dostępnych rozwiązań zdecydowano się na platformę IBM Connections. Już na etapie Proof of Concept efekty przekroczyły oczekiwania. Prezes Grupy Atlas natychmiast zdecydował o szerokim wykorzystaniu platformy do konsolidacji. Każda polityka (z 16) stała się projektem realizowanym przy użyciu platformy. Te z kolei stały się miały zalążkiem do kolejnych, sięgając zakresem poza tematy „konsolidacyjne”.

Reakcja użytkowników okazała się bardzo podobna do reakcji prezesa. W ciągu trzech miesięcy powstało 80 projektów. Na początku czerwca br. w ramach platformy nazwanej Zintegrowanym Systemem Zarządzania działało już 106 społeczności. W społecznościach uczestniczy ponad 400 osób, a docelowo platforma obejmie 1000 użytkowników, w tym pracowników spółek w Rumunii i na Białorusi.

Zwycięzca konkursu "Computerworld Lider Informatyki 2015"

w kategorii "Przemysł": Grupa Atlas.

Każdy projekt-społeczność posługuje się harmonogramem, przypisanymi zadaniami, celami. „Jeśli analizować aktywność użytkowników Connections, schodzimy do poziomu zakładu produkcyjnego. Pracownicy po przeszkoleniu sami zakładają społeczność, nic nie ma tu już do dodania Dział IT ani Pion Jakości. Definiują swój program osiągania celów spójnych z założeniami ustalonymi przez kierownictwo. Przypisują zadania, role, nakłady, a potem mogą się z nich rozliczyć i pochwalić się nimi” – mówi Bogusław Święcicki. W wymiarze finansowym zakładane oszczędności – 10 mln zł na koszcie realizacji zadań wyznaczonych strategicznym planem konsolidacji – zostały osiągnięte w ciągu pierwszego roku.

Prezes Atlasa przekonuje jednak, że nie to daje najwięcej satysfakcji.

Kreowanie liderów

Praktyki jakości w ERP

Tomasz Sroczyński, dyrektor ds. jakości w Atlas sp. z o.o.

Wszystkie nasze działania prowadzone są zgodnie z zasadą PDCA (Plan-Do-Check-Act), czyli Planuj-Wykonaj-Sprawdź-Działaj, która została odzwierciedlona w IFS Applications. Każda próbka surowca i wyrobu, która trafia do laboratorium kontroli jakości, jest badana pod kątem określonych parametrów. Przed wdrożeniem IFS Applications wyniki tych badań przechowywane były w formie papierowej. W związku z tym przeprowadzenie analiz z wykorzystaniem metod statystycznych i wyciągnięcie na ich podstawie wniosków było zajęciem bardzo czasochłonnym ze względu na ogromną ilość danych do przetworzenia. Obecnie dzięki temu, że wszystkie informacje dotyczące każdej próbki znajdują się w jednej elektronicznej bazie danych, możemy korzystać z narzędzi statystycznych systemu IFS Applications.

Pierwszoplanowy cel stanowiło wsparcie konsolidacji. „Dzięki platformie można zignorować bariery struktur i silosów, a organizację przekształcić w chmurę projektów” – mówi Henryk Siodmok.

Nie oznacza to braku reguł. „Wyzwalamy się z gorsetu organizacyjnego, ale wytyczamy nowe, wspólne pole gry. Platforma to określenie reguł, narzędzi, możliwości – aby ta nowa współpraca nie przekształciła się w coś anarchicznego. Zostawiamy natomiast z boku struktury własnościowe, organizacyjne. Dajemy narzędzie i mówimy: możecie się organizować” – dodaje prezes Siodmok.

Dzięki zaangażowaniu następuje rozwój pracowników. Connections w sposób specjalny wspiera wyłanianie się talentów przywódczych. „Kreujemy nowych liderów, liderów zmiany. Dziś mamy 16 liderów konsolidacji – wyłaniają się też naturalni, nowi liderzy. Te osoby nie mają dodatkowo płacone za zarządzanie swoimi projektami. Mówimy im: buduj swoją pozycję, pokaż, że coś znaczysz”.

Platforma zmienia profil i zestaw kompetencji w firmie. Dodatkowe elementy pozwalają zbierać, systematyzować wiedzę. Baza wiedzy obejmuje dziś kategorie dokumentów powstających przy projekcie, ale i zasoby kompetencji projektowych.

Wirtualna konsolidacja Atlasa dokonuje się także z myślą o przyszłości i przyszłych pracownikach – z pokolenia tzw. Millennialsów. Bogusław Święcicki przyznaje, że o Connections myśli często jak o Facebooku-inaczej. „Dla pokolenia młodych, nowych pracowników takie środowisko, taka forma komunikacji i pracy to będzie naturalny sposób działania. A przy tym dzięki zakreśleniu granic boiska pozwala wykorzystać ją efektywnie, systemowo” – mówi szef IT w Grupie Atlas.

Probierz dojrzałości

Wdrożenie systemu ERP IFS Applications 7.5 w wybranych spółkach Grupy Atlas nie stanowi przykładu projektu innowacyjnego, natomiast w kontekście pozostałych dokonań jest dowodem rzetelnego funkcjonowania dojrzałego IT oraz powiązania strategii w zakresie technologii ze strategią firmy i najlepszymi praktykami zarządzania. „Korzyści z wdrożenia w zarządzaniu produkcją to dostęp do pełnych, szczegółowych informacji zarządczych na temat realizacji procesów. Możliwość harmonogramowania produkcji pozwala na wydłużenie serii produkcyjnych, a tym samym obniżanie kosztów produkcji szacunkowo rzędu 4% w skali firmy. Zyskaliśmy bieżący monitoring zużycia surowców, możliwość szybszej i bardziej skutecznej reakcji na zagrożenia (np. braki), a tym samym poprawę płynności procesów produkcyjnych i wyeliminowanie przestojów, bardzo przydatna jest funkcja śledzenia zapasów online” – wylicza Rafał Rajczyk, kierownik projektu wdrożenia. Duża część usprawnień widoczna jest na styku działania poszczególnych działów, nastąpiła ścisła integracja, możliwe jest raportowanie nowych zjawisk i wyciąganie nowych wniosków.

Analityka i prognostyka do pracy

Konrad Marchlewski, prezes Grupy Atlas ds. finansowych

Platforma mobilna okazała się znakomitym medium do wykorzystania narzędzi analityczno-raportowych i prognostycznych. Intuicyjność i użyteczność, łatwość (a wręcz przyjemność) korzystania z rozwiązań mobilnych pozwalają nam dzisiaj realizować szeroko zakrojony plan udostępniania informacji, wspierania wiedzą i danymi codziennych operacji. To jedna sekwencja: uzyskanie informacji – podjęcie działania niezależnie od tego, czy użytkownik jest członkiem zarządu czy specjalistą wybranego obszaru produktowego. Oprócz udostępnienia możliwości wypreparowania potrzebnej informacji zyskujemy natychmiastowe wykorzystanie wiedzy w działaniu. Nie uzyskiwaliśmy takiego efektu, nawet podpierając się szkoleniami, zachętami, kiedy opieraliśmy się na platformie desktopowej czy na laptopach.

W pierwszej kolejności rozwiązanie wspiera podejmowanie decyzji dotyczących negocjowanych marży. Nasze rozwiązanie obsługuje złożony algorytm modelu marżowego, uwzględniając podział funkcji i procesów.

Bez dalszego wnikania w szczegóły, użytkownicy otrzymali narzędzie wspierające ich w negocjacjach, dające wiedzę o zakresie własnej odpowiedzialności za wynik i uwzględniające rzeczywisty wpływ na możliwość jego uzyskania. Taka przejrzystość, jasność (a zarazem sprawiedliwość) zasad została świetnie przyjęta przez użytkowników i przez menedżment.

Efekt znakomitego przyjęcia rozwiązania i jego szybkiego zastosowania uzyskaliśmy dzięki starannie przeprowadzonemu etapowi Proof of Concept. Na tym etapie dokonaliśmy we współpracy z użytkownikami wyboru funkcji, zastosowań narzędzia i przydziału zakresów informacji. Kierowaliśmy się kryterium wspomnianym już na wstępie: informacja ma służyć działaniu, ma się bezpośrednio na działanie przełożyć.

Kolejnym, równoległym elementem cyfryzacji Grupy Atlas jest wdrożenie platformy analityczno-raportowej na bazie technologii SAS Visual Analytics. Rozwiązanie łączy użytkowników ze wszystkich poziomów hierarchii firmowej, od zarządu po stanowiska specjalistów, demokratyzując szybki dostęp do informacji i narzędzi wspierających podejmowanie decyzji. Czynnikiem w znakomity sposób wspierającym przyswojenie sobie przez pracowników narzędzia jest jego mobilność i samoobsługowość.

Innowacyjne środowisko analityczno-raportowe ma służyć do monitorowania planów i zadań w kluczowych obszarach: sprzedaż, produkcja, inwestycje, koszty, z uwzględnieniem technicznego kosztu wytworzenia (TKW), kosztów personalnych oraz budżetów jednostek organizacyjnych Grupy. Projekt pozwolił na zautomatyzowanie i dostarczenie szczegółowej informacji na temat marży, a wynikiem procesu jest łatwość i szybkość tworzenia wariantów planowanego Rachunku Zysków i Strat. Pracownicy mają możliwość wykorzystania zaawansowanych modeli raportowych i analitycznych na urządzeniach mobilnych w postaci tabletów i smartfonów (iOS, Android) poprzez aplikację umożliwiającą również pracę offline.

Z uwagi na innowacyjny charakter oraz szeroki zakres wykorzystania środowiska SAS Visual Analytics w Grupie Atlas projekt został objęty patronatem członka zarządu ds. finansowych.

Nowy Atlas

Rośnie zadowolenie pracowników. Są doceniani za pracę, odwagę i zaangażowanie. „Mamy trzeci rok konsolidacji, pierwszy z nowym narzędziem. Wiele prostych rezerw zostało już uruchomionych. Byłoby bardzo źle, gdyby teraz zaangażowanie osłabło. Dlatego zdecydowaliśmy, żeby nową platformę wykorzystać w procesie weryfikacji strategii na najbliższe dwa lata” – mówi Henryk Siodmok. Użytkownicy platformy mogą współpracować przy zdefiniowaniu celów o wadze strategicznej; nie na rok, ale na dwa czy trzy lata, a w ślad za tym definiować własne cele cząstkowe. Obranie kursu wymaga kurateli i wsparcia menedżmentu, ale jeśli plan się powiedzie, za rok scedowana będzie nie tylko odpowiedzialność operacyjna, ale i strategiczna. „Wtedy uświadomimy sobie, że jesteśmy w nowej firmie” – mówi Henryk Siodmok.


TOP 200