Cyfrowe miejsce pracy

Nowoczesne technologie pozwalają tworzyć wirtualny odpowiednik fizycznego miejsca pracy. Pracownicy mogą wykonywać pracę w dowolnym miejscu i czasie, korzystając z zasobów danych organizacji oraz doświadczenia zespołu.

Inteligentne cyfrowe miejsca pracy tworzą elastyczną organizację, która sprzyja rozwojowi innowacyjności i stanowi element Gospodarki 4.0. Ponieważ stanowisko pracy jest poza siedzibą firmy, cyfrowe narzędzia miejsca pracy muszą działać niezależne od lokalizacji i mieć niezawodną łączność ze światem. Oznacza to konieczność inwestowania w sieć i infrastrukturę bezpieczeństwa, z naciskiem na urządzenia mobilne, które mogą zastąpić sprzęt stacjonarny.

Jest wiele czynników, które sprzyjają tworzeniu cyfrowych miejsc pracy.

Istotną rolę odgrywa rozwój i upowszechnienie nowoczesnych technologii informatycznych i telekomunikacyjnych. Już dziś możliwa jest efektywna komunikacja z dowolnego miejsca i przesyłanie dużych ilości danych, a technologia 5G ma ten proces jeszcze usprawnić. Istotnym czynnikiem postępującej digitalizacji pracy są też zmiany w stylu życia – obecnie ludzie chcą mieć większy wpływ na planowanie swego czasu. Rośnie więc zainteresowanie elastycznymi formami zatrudnienia. W 2016 r. w Unii Europejskiej było samozatrudnionych 30,6 mln osób w wieku od 15 do 64 lat – podał Eurostat. Stanowi to 14% całkowitego zatrudnienia w UE. Dla Polski wskaźnik ten wyniósł 1%, co plasuje nas na trzeciej pozycji. Z kolei Nasdaq szacuje, że w Stanach Zjednoczonych do 2020 r. 43% pracowników będą stanowili tzw. wolni strzelcy.

Zobacz również:

  • Computerworld 11-12/2019. IoT, robotyzacja i ochrona danych
  • Microsoft wprowadził do usługi Teams szereg ważnych usprawnień
  • Wraz z rozwojem technologii rośnie zainteresowanie nowoczesnymi formami pracy, co potwierdzają badania. Wyniki ankiety przeprowadzonej przez Gartnera w 2018 r. pokazują, że technologia cyfrowa satysfakcjonuje 72% pracowników. Przy czym około trzech na czterech pracowników zgadza się – 48% częściowo, a 24% zdecydowanie – że technologia cyfrowa, którą zapewnia organizacja, pozwala im na sprawne wykonywanie pracy.

    Cyfrowe miejsce pracy. Paradygmaty digitalizacji

    Komisja Europejska wskazuje cztery paradygmaty stanowiące opisy pojęć i zasad działania cyfrowego miejsca pracy.

    Pierwszy dotyczy mobilności i mówi o sposobach komunikacji między pracownikami oraz dzieleniu się informacjami i danymi w dowolnym miejscu, w dowolnym czasie, z wykorzystaniem różnych urządzeń ICT.

    Drugi paradygmat opisuje warunki korzystania z danych. Pracownicy mają dostęp do dużych repozytoriów danych dzięki zaawansowanym narzędziom do wyszukiwania i analizy informacji. Kluczową rolę odgrywa szybkość i trafność wyszukiwania danych oraz możliwość wzbogacania informacji poprzez łączenie różnych zbiorów danych.

    Trzeci paradygmat dotyczy roli chmury. Większość narzędzi Digital Workplace jest dostępna w centrum danych lub w chmurze. Optymalny jest model hybrydowy, który polega na integracji zbiorów z centrum danych i chmury. Chmura, chociaż nie zmniejsza kosztów infrastruktury IT, to jednak zapewnia dostęp do szerszego katalogu i wyższego poziomu usług.

    Czwarty paradygmat określa model współpracy i nawiązuje do metod i narzędzi umożliwiających pracownikom łączenie się w sieci, co pozwala na szybkie tworzenie i upowszechnianie wiedzy. A przecież integracja i współpraca są podstawowymi zasadami działania Digital Workplace, gdzie dane ze wszystkich wdrożonych systemów oprogramowania (np. ERP, CRM, BI) są zebrane na centralnej platformie. Ta nie tylko udostępnia informacje i aplikacje, ale także promuje współpracę między różnymi lokalizacjami i wymianę informacji.

    Swobodny przepływ informacji w cyfrowym miejscu pracy ma pozytywny wpływ na zaangażowanie i satysfakcję pracowników, a jednocześnie ułatwia podejmowanie decyzji na poziomie produkcyjnym oraz zarządczym.

    Cyfrowe miejsce pracy. Odpowiedź na wyzwania epoki

    Odchodzenie od tradycyjnych form zatrudnienia, kiedy pracownik spędzał cały dzień przy biurku, staje się coraz bardziej powszechne. W efekcie zmniejszy się zapotrzebowanie na powierzchnie biurowe, a praca dużych zespołów w open space będzie ograniczana. Nie oznacza to, że wszystkie stanowiska pracy można zdigitalizować. Wiele zawodów wymaga bezpośrednio kontaktu z ludźmi, którego nie zastąpią technologie ICT.

    „Nowe technologie pozwalają organizacjom odpowiedzieć na dynamiczne zmiany gospodarcze i społeczne oraz związane z nimi wymagania nowego pokolenia pracowników” – mówi dr Dorota Roszkowska, adiunkt na Wydziale Ekonomii i Zarządzania Uniwersytetu w Białymstoku, specjalizująca się w problematyce zarządzania innowacjami i transformacji cyfrowej. Przypomina, że ludzie należący do pokolenia tzw. millenialsów chcą korzystać w pracy z technologii tak użytecznych i prostych w obsłudze jak aplikacje konsumenckie stosowane przez nich na co dzień. A to oznacza, że rozwiązania IT kierowane do przedsiębiorstw powinny być zaprojektowane tak, by gwarantować użytkownikom najlepsze doświadczenia z korzystania z nich (user experience), bo tylko w ten sposób mogą realnie podnieść wydajność pracowników.

    „Ważne też, by rozwiązania IT mogły być zarządzane przez osoby nietechniczne. W dobie niedoborów pracowników z kompetencjami informatycznymi ma to duże znaczenie. Z tego też powodu proces zarządzania treścią platform technologicznych, np. intranetu czy bazy wiedzy, coraz częściej wykorzystuje technologie no-code. Oznacza to, że modyfikacje treści możliwe są bez znajomości języków programowania” – wskazuje dr Dorota Roszkowska. Jej zdaniem ten trend będzie się rozwijał, gdyż ułatwia organizacjom skuteczną adaptację nowych technologii, która jest kluczowa dla powodzenia realizacji projektów IT.

    Odpowiednie narzędzia umożliwiają łączenie się w sieci i współtworzenie informacji. W związku z tym wiedza organizacyjna musi być dostępna z każdego miejsca i urządzania.

    Wiedzę w organizacji z cyfrowymi miejscami pracy coraz częściej zdobywa się poprzez crowdsourcing – pracownik zamieszcza na firmowym kanale informacyjnym pytanie, a pozostali pracownicy, którzy mają doświadczenie w danym temacie, udzielają mu informacji. Oznacza to wykorzystanie wiedzy grupy, która jest potwierdzona w praktyce, czego nie zapewniają informacje teoretyczne.

    Aby taka forma dzielenia się doświadczeniem mogła sprawnie działać, potrzebne są dobre narzędzia IT, usprawniające komunikację w organizacji.

    Cyfrowe miejsce pracy. Inteligentne biuro w chmurze

    Cyfrowe miejsce pracy ewoluuje wraz z rozwojem technologii i zmian zachowań użytkowników. W związku z tym tworzenie cyfrowego miejsca pracy należy postrzegać jako ciągłą transformację. To wielkie wyzwanie dla przedsiębiorstw różnych branż.

    „Digital Workplace to nie tylko sposób na podniesienie efektywności organizacji, ale przede wszystkim stworzenie optymalnych warunków pracy, dostosowanych do indywidulanych potrzeb pracowników” – ocenia Dorota Roszkowska. Jak wskazuje, cyfrowe miejsce pracy oparte jest przede wszystkim na wykorzystaniu sztucznej inteligencji i technologii chmurowych. Sztuczna inteligencja pozwala na wyposażenie każdego pracownika w wirtualnego asystenta, który wykona za niego powtarzalne czynności pracownicze, wyszuka odpowiednie informacje, a tym samym odciąży go, pozwalając mu skupić się na wymagających kreatywności zadaniach. „Technologie chmurowe umożliwiają z kolei dostęp do wiedzy i zasobów organizacyjnych w każdym czasie, z każdego miejsca, z użyciem własnego smartfona, co wpisuje się w trend wykorzystywania przez pracowników własnych urządzeń do wykonywania zadań pracowniczych (Bring Your Own Device – red.)” – dodaje dr Roszkowska.

    Dzięki nowoczesnym narzędziom wykorzystującym cloud computing wyzwania związane z gig economy, czyli wzrost znaczenia pracy zdalnej, przestają być barierą w realizacji celów przedsiębiorstwa. W warunkach gospodarki cyfrowej, gdzie dominować będą wirtualne organizacje i zespoły rozporoszone geograficzne, technologie chmurowe są niezastąpione.

    „Jednakże nawet organizacje tradycyjne powinny wzmacniać swoje kompetencje sieciowe i komunikacyjne. Wymaga to wykorzystania niezawodnych platform do komunikacji, wymiany rozproszonej wiedzy organizacyjnej i zarządzania nią. Specjalistyczne narzędzia IT tworzące w pełni cyfrowe miejsce pracy umożliwiają także zwinne zrządzanie projektami w zespołach czy wykorzystanie crowdsourcingu do procesów social learningu i zarządzania innowacjami” – mówi dr Dorota Roszkowska.

    Lista stanowisk pracy możliwych do digitalizacji zależy od branży i rodzaju działalności przedsiębiorstwa. Już dziś wiele zawodów jest wykonywanych przy wykorzystaniu nowoczesnych technologii informacyjno-komunikacyjnych, np.: księgowy, analityk finansowy, doradca finansowy, konstruktor, programista, dziennikarz, wykładowca, asset manager czy konsultant.

    Cyfrowe miejsce pracy. Zalety

    Wszystkie systemy oprogramowania znajdują się na jednej platformie, co uprasza dostęp do nich a jednocześnie ułatwia ich nadzorowanie. W cyfrowym miejscu pracy takie funkcje, jak zarządzanie tożsamością czy udostępnianie aplikacji, zapewniają pracownikom elastyczność i umożliwiają komfortową pracę z dowolnego miejsca, przy zachowaniu dostępu do niezbędnych danych. Pracownicy mają łatwiejszy dostęp do informacji firmowych i procesów. Dzięki temu udaje się skrócić czas reakcji i usprawnić proces podejmowania decyzji na każdym szczeblu organizacji.

    Jeśli pozwalają procesy, praca może być wykonywana w dowolnej lokalizacji i czasie – w domu, podróży, o dowolnej porze dnia czy tygodnia. Pracownicy nie tracą czasu na dojazd do pracy ani nie ponoszą kosztów dojazdu i parkowania, są mniej zmęczeni, mogą samodzielnie planować swój dzień, mają więcej czasu dla siebie i rodziny, co podnosi ich satysfakcję i przyczynia się do większego zaangażowania. Digital Workplace to także korzyści dla środowiska – mniejsze obciążenie środków komunikacji i natężenie ruchu na drogach, a w konsekwencji zmniejszenie emisji spalin oraz liczby wypadków drogowych.

    Przedsiębiorstwo organizujące miejsca pracy poza stałą siedzibą osiąga istotne oszczędności na kosztach powierzchni biurowych. Natomiast kierownictwo, odciążone z monitorowania obecności pracowników, koncentruje się na strategicznych celach organizacji.

    Cyfrowe miejsca pracy muszą elastycznie reagować na zmiany warunków rynkowych oraz zapewniać sprawny obieg wiedzy w całej strukturze organizacyjnej firmy. Wiąże się z tym konieczność dostosowania kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa, wprowadzenie nowej organizacji i zachowanie wysokiej dyscypliny pracy oraz zasad bezpieczeństwa informacji. W praktyce ma to pozytywny wpływ na poziom innowacyjności, efektywność, produktywność i w konsekwencji poprawę konkurencyjności przedsiębiorstwa.


    TOP 200