Nie ulega wątpliwości, że zgodność z postanowieniami Ustawy o ochronie informacji jest istotną częścią praktyki z zakresu zatrudnienia. Według Reguł każda organizacja powinna wyznaczyć osobę odpowiedzialną za zgodność polityki tej organizacji z postanowieniami ustawy o ochronie informacji. W organizacji winny również działać mechanizmy kontrolne z tego zakresu.

Jeżeli pracodawca już zdecyduje się na obserwację zachowań i działań swych pracowników, powinien czynić to - w opinii Reguł - biorąc pod uwagę, że:

• każda obserwacja narusza sferę prywatności pracowników;

• pracownicy mają prawo oczekiwać zachowania prywatności w życiu osobistym i należy im się pewien zakres prywatności w miejscu pracy;

• pracownicy powinni zdawać sobie sprawę z istoty zakresu i powodów każdej obserwacji ich działań i zachowań, chyba że (w wyjątkowych przypadkach) uzasadniona jest obserwacja niejawna, która w Regułach jest omawiana oddzielnie.

Decyzję o zastosowaniu obserwacji powinna podejmować tylko upoważniona do tego i świadoma związanej z tym odpowiedzialności osoba. W żadnym przypadku uprawnień takich nie powinni mieć kierownicy szczebli średniego i niższego. Uzyskane poprzez obserwację informacje nie powinny być używane do celów innych aniżeli te, w jakich je zebrano.

Jeżeli informacje zebrane podczas obserwacji mogą mieć niekorzystne skutki dla pracowników, informacje te powinny być im przedstawione, a pracownicy ci powinni mieć prawo do sformułowania własnego stanowiska, zanim zostaną podjęte jakiekolwiek dalsze, wynikające z tego działania. Należy również uwzględnić, że zebrana podczas obserwacji informacja może być fałszywa lub zniekształcona w wyniku błędu w działaniu urządzenia, niewłaściwej interpretacji lub celowego działania.

Osobny rozdział Reguł poświęcono obserwacji komunikacji prowadzonej przez pracowników drogą elektroniczną, czyli rozmów telefonicznych, faksów, poczty elektronicznej i korzystania z dostępu do Internetu. Również w tym przypadku podstawowym warunkiem jest opracowanie polityki i podanie jej do wiadomości pracownikom. Jej brak uniemożliwia prowadzenie uprawnionej obserwacji. Polityka taka powinna obejmować:

• jasne zasady korzystania, w celach prywatnych, z telefonów (włączając w to telefony komórkowe), poczty elektronicznej i Internetu;

• w przypadku korzystania z Internetu - jasno i dokładnie określone ograniczenia (unikając mało precyzyjnych sformułowań w rodzaju "materiał szkodliwy");

• świadomość pracowników co do celów prowadzenia obserwacji, jej zakresu i stosowanych w tym celu środków;

• opis metod wdrażania polityki i wyszczególnienie konsekwencji za naruszenie poszczególnych jej zasad.

Polityka powinna również przewidywać ostrzeganie dzwoniących z zewnątrz o prowadzeniu rejestracji lub kontroli, jeszcze zanim do niej dojdzie.

Stosowną uwagę Reguły poświęcają najbardziej obecnie kontrowersyjnej sprawie, jaką jest obserwacja zawartości poczty elektronicznej i treści pochodzących z Internetu. Proponuje się staranne rozważenie ewentualnego prowadzenia takiej obserwacji i jej zakresu. W stosunku do przesyłek poczty elektronicznej zakres ten generalnie nie powinien wykraczać poza adres i nagłówek. Proponuje się także wprowadzenie w całej organizacji umownego, umieszczanego w nagłówku, znacznika poczty prywatnej, wyłączającego ją spod kontroli. Nie powinny podlegać kontroli przesyłki kierowane na prywatne skrzynki pracowników oraz te, z których jasno wynika, że mają one charakter prywatny.

Reguły odwołują się do odrębnego opracowania wydanego przez komisarza ds. informacji, dotyczącego zasad rejestracji obrazu w miejscach publicznych, za jakie uznaje się również miejsce pracy. Przypomina się, że taka rejestracja może być prowadzona tylko w miejscach o szczególnym zagrożeniu i jest niedopuszczalna w pomieszczeniach, w których pracownicy oczekują szczególnego respektu dla swej prywatności (szatnie, toalety itp.). W każdym przypadku pracownicy powinni być poinformowani o prowadzeniu tego rodzaju obserwacji, jej zakresie i celu.

Odrębna część Reguł jest poświęcona obserwacji niejawnej. Może ona być wprowadzona tylko decyzją najwyższego kierownictwa i tylko w okolicznościach, które wskazują na prowadzenie przez pracowników działań przestępczych lub o zbliżonym do nich charakterze, a informacja o prowadzeniu obserwacji uniemożliwiłaby zapobieżenie tym działaniom lub ich wykrycie. Jeżeli konieczne jest rozszerzenie takiej obserwacji na np. szatnie lub toalety, wymaga to nadania sprawie oficjalnego, przewidzianego prawem biegu i udziału policji.