Ciepło w archiwum

Każdego miesiąca MPEC Wrocław SA wystawia swoim klientom ponad 30 tys. faktur. Sprawne zarządzanie tak dużą liczbą informacji nie byłoby możliwe bez zaawansowanego systemu archiwizacji danych.

Każdego miesiąca MPEC Wrocław SA wystawia swoim klientom ponad 30 tys. faktur. Sprawne zarządzanie tak dużą liczbą informacji nie byłoby możliwe bez zaawansowanego systemu archiwizacji danych.

Miejskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Wrocław SA jest głównym dostawcą ciepła dla Wrocławia. Utrzymywana przez nie sieć ciepłownicza ma łączną długość ponad 400 km i rozgałęziona jest w ponad 1800 komorach ciepłowniczych.

Co miesiąc przedsiębiorstwo wystawia klientom ponad 30 tys. faktur. Liczba ta stale czas rośnie i - według inż. Marka Kęskiewicza, kierownika działu organizacji, w perspektywie najbliższych lat - może osiągnąć nawet 100 tys. Aby efektywnie zarządzać tak dużą liczbą dokumentów, a także zapewnić szybki dostęp do danych, firma musiała wdrożyć efektywny system archiwizacji informacji. W celu zapewnienia odpowiedniej wydajności i skalowalności zdecydowano się na serwer AS/400, na którym zainstalowano oprogramowanie SpyView, zarządzające archiwizacją danych na dyskach optycznych w technologii COLD (Computer Output to Laser Disk).

Obrona przed papierami

Problem archiwizacji danych w MPEC Wrocław SA zaistniał po raz pierwszy w 1994 r., kiedy to firma przekształciła się z przedsiębiorstwa komunalnego w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. W wyniku konkursu wyłoniono nowy zarząd, który po raz pierwszy rozważył zwiększenie efektywności zarządzania przedsiębiorstwem poprzez wykorzystanie dostępnych na rynku narzędzi informatycznych.

Konieczność wprowadzenia zmian w funkcjonowaniu firmy wymusiła gospodarka rynkowa. MPEC Wrocław przestał być monopolistą, a klienci mogli korzystać z alternatywnych źródeł ciepła, takich jak gaz, ogrzewanie elektryczne czy olejowe.

Istotnych zmian wymagało podejście do klienta, który coraz częściej analizował koszty związane z otrzymywanym ciepłem. Coraz częściej klientom opłacało się także bezpośrednio rozliczać z dostawcą i coraz większa ich liczba wymagała instalacji indywidualnych liczników ciepła oraz jego podziału na poszczególne lokale. Zamiast potężnych odbiorców zbiorowych, takich jak spółdzielnie mieszkaniowe, bezpośrednimi klientami MPEC Wrocław SA stali się liczni mieszkańcy tych spółdzielni, rozliczani indywidualnie.

To spowodowało lawinowy wzrost liczby dokumentów, z którymi nie można już było sobie poradzić klasycznymi środkami. Liczba comiesięcznych rachunków wzrosła z kilku do kilkudziesięciu tysięcy, a przejmowanie instalacji od innych użytkowników i nadzór nad ich eksploatacją wymagały stałego monitoringu technicznego, połączonego z wglądem do pełnej dokumentacji. Wszystko to zdecydowało o przystąpieniu do realizacji systemu komputerowego archiwizowania danych. System ten musiał jednocześnie zapewniać szybki i skuteczny dostęp do zarchiwizowanych informacji, np. w celu szybkiej obsługi klientów reklamujących rachunki.

Wybór rozwiązania

"W roku 1994 uznaliśmy, że platforma intelowska jest zbyt słaba i zawodna, aby realizować na niej system archiwizacji tak dużej liczby danych" - mówi Marek Kęskiewicz, kierownik działu organizacji MPEC Wrocław SA. Firma zdecydowała się więc na zakup serwera AS/400, model 500. Dopiero po wybraniu platformy systemowej przystąpiono do wyboru oprogramowania, które miało być odpowiedzialne za obsługę komputerowego archiwum.

W wyniku przetargu wybrano oprogramowanie SpyView, amerykańskiej firmy Magellan Software. "O tym wyborze zdecydowały dwa czynniki: łatwość obsługi i możliwość zoptymalizowania produktu pod kątem naszych wymagań" - tłumaczy Marek Kęskiewicz. Firma Magellan przygotowała bowiem specjalną aplikację, którą zaprezentowano przyszłym użytkownikom przed zakupem oprogramowania. "Pracownicy bardzo szybko zaakceptowali nowy sposób archiwizacji danych i sami sugerowali, w jakim kierunku powinna rozwijać się ta aplikacja" - dodaje M. Kęskiewicz.

Dwa kierunki

Problem archiwizacji danych w MPEC Wrocław SA podzielono na dwa etapy. W pierwszym zdecydowano się zarchiwizować wszystkie dokumenty uzyskane na komputerze (drukowano tylko te, których wersja papierowa była niezbędna), w drugim należało uporać się z archiwizacją dokumentów przekazywanych firmie w formie papierowej. Pierwszy z etapów realizowany jest już od 1996 r., a realizacja drugiego jest zaplanowana na rok bieżący.

Pierwszym działem, który uczestniczył w komputerowej archiwizacji danych, były Kadry i Płace. W systemie SpyView utworzono specjalne teczki odzwierciedlające tradycyjny sposób pracy. Umieszczano w nich "wydruki", które zgodnie z przepisami prawodawstwa są przechowywane na dyskach optycznych. Dostęp do tak zarchiwizowanych wydruków mają tylko uprawnione osoby. Minimalizuje to niebezpieczeństwo dostania się zastrzeżonych informacji w niepowołane ręce.

Dział kadrowo-płacowy archiwizuje wszystkie dokumenty generowane, a także niektóre dokumenty skanowane. Są to przede wszystkim listy płac i baza zawierająca podania o pracę i CV potencjalnych pracowników firmy. Wszystkie te dane są zindeksowane, toteż ich przeszukiwanie jest bardzo szybkie.

W celu archiwizacji skanowanych dokumentów MPEC Wrocław SA pod koniec 1997 r. kupił skaner Fujitsu, umożliwiający skanowanie do 20 stron na minutę, oraz oprogramowanie SpyView/Image, pozwalające na obróbkę i włączenie skanowanych dokumentów do archiwum zarządzanego przez SpyView.

Księgowość i billing

W dalszej kolejności archiwizacją danych objęto obszar księgowości. "Najważniejsze dla nas było archiwizowanie dokumentów tworzonych podczas księgowego zamknięcia miesiąca. Przed wdrożeniem systemu archiwizacji wydruk rozliczenia zajmował co miesiąc kilka tysięcy stron papieru" - mówi Marek Kęskiewicz. Archiwizacji w formie elektronicznej poddawane są także wszelkie operacje księgowe, co jest szczególnie istotne z tego powodu, że firma zamierza wejść w tym roku na giełdę.

Do systemu SpyView są również wprowadzane wszystkie faktury z zakresu inwestycyjnego. A jest ich niemało, gdyż po przekształceniu w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością MPEC wyemitował obligacje, które przyniosły fundusze niezbędne do wymiany sieci ciepłowniczej. "Do pełni szczęścia brakuje archiwizacji dokumentacji technicznej. Jest to ogromne przedsięwzięcie, które zamierzamy rozpocząć w tym roku" - mówi Marek Kęskiewicz.

Jako oddzielny obszar archiwizacji traktowany jest billing, czyli comiesięczna emisja faktur, a następnie rozliczenie należności wszystkich klientów. Jest to szczególnie istotny element systemu archiwizacji, ponieważ dostęp do niego musi być bardzo szybki - głównie ze względu na potrzeby działu obsługi klienta, który musi mieć możliwość sprawnego weryfikowania ewentualnych reklamacji.

Plany

Mimo dużego stopnia zaawansowania prac nad budową systemu archiwizacji danych, w tej dziedzinie pozostało jeszcze wiele do zrobienia. "Dokumenty billingowe zamierzamy rozszerzyć o skanowane dowody wpłat, nadsyłane przez banki i pocztę, a fakturowanie inwestycji o pełną dokumentację techniczną eksploatowanych urządzeń" - mówi Marek Kęskiewicz.

Komputerowe archiwum działu kadrowo-płacowego będzie też wzbogacone o teczki personalne wszystkich pracowników, co pozwoli szybko odszukiwać ich świadectwa pracy itp.

Firma w ub.r. wdrożyła system pracy grupowej Lotus Notes, który jest wykorzystywany jako platforma komunikacyjna w zakresie poczty elektronicznej i jako serwer WWW, udostępniany w Internecie. Obecnie wspólnie z Magellan Software firma planuje integrację tego środowiska z oprogramowaniem archiwizacyjnym SpyView.


TOP 200