Chrońmy lasy!
-
- Rafał Jakubowski,
- 27.03.2007
"Praktycznie w trybie online dokument staje się dostępny w archiwum systemu obiegu dokumentów. Ze względu na określony podczas digitalizacji typ dokumentu uruchamiany jest także stosowny proces biznesowy" - mówi Tomasz Wróbel. Zgromadzone w ciągu tygodnia dokumenty papierowe przewożone są jednorazowo do centralnego archiwum. Mają już jedynie znaczenie archiwalne i ewentualnie dowodowe. W największych oddziałach zainstalowano skanery dokumentowe FI5650C firmy Fujitsu. Tam proces wygląda nieco inaczej. "Ze względu na dużą liczbę tworzonych dokumentów, pracownicy nie byliby w stanie samodzielnie ich skanować z wykorzystaniem urządzeń wielofunkcyjnych. Dlatego w największych oddziałach skanowanie wykonywane jest seryjnie przez dedykowaną do ich obsługi osobę. Służą temu wydajne skanery dokumentowe współpracujące z komputerem PC" - mówi Tomasz Wróbel.
Przypilnować terminów
Natomiast prodcent płytek cerami-cznych, Grupa Paradyż, posiada pięć zakładów zlokalizowanych w trzech oddalonych od siebie miejscowościach, w których funkcjonuje odrębny sekretariat. "Dotychczas dokumenty trafiały do wszystkich jednostek organizacyjnych. Czas ich obiegu zaczął się coraz bardziej wydłużać. Terminy płatności były z tego powodu przekraczane. Aby pozostać wiarygodnym partnerem dla dostawców i odbiorców Grupy Paradyż, konieczne było podjęcie decyzji o wdrożeniu systemu porządkującego obieg dokumentów" - mówi Grzegorz Mikucki, główny informatyk w Grupie Paradyż.
Podstawowym założeniem projektu wdrożenia systemu obiegu i archiwizacji dokumentów było wyeliminowanie fizycznego obiegu faktur i zamówień. Jednym z warunków jego powstania było stworzenie jednej kancelarii, do której trafiać miały wszystkie dokumenty przychodzące. Członkowie zespołu wdrożeniowego nie posiadali doświadczenia w zakresie systemów elektronicznego obiegu dokumentów. Dlatego starano się nawiązać kontakt z wieloma dostawcami oraz odbyć jak najwięcej wizyt referencyjnych.
- PKP Polskie Linie Kolejowe zdecydowały o wdrożeniu rozwiązania RWD Info Pak, służącego do tworzenia, dystrybucji i analizy dokumentacji szkoleniowej, materiałów pomocniczych i interaktywnych symulacji związanych z systemem SAP. Rozwiązanie pozwoli na wielokrotne przyspieszenie związanych z tymi zadaniami procesów. „RWD Info Pak umożliwi nam znaczne obniżenie kosztów i skrócenie czasu tworzenia dokumentacji” — mówi Cecylia Lachor, dyrektor biura rachunkowości i finansów w Polskich Liniach Kolejowych. Info Pak zostanie najpierw zaimplementowany w warszawskiej centrali firmy. Będzie ona następnie koordynować prace pozostałych jednostek zlokalizowanych na terenie całego kraju.
- RWD Info Pak pozwala tworzyć dokumentację procedur SAP automatycznie. System rejestruje poszczególne kroki użytkownika przechodzącego przez kolejne etapy transakcji. Następnie przekształca realizowany w ten sposób proces w profesjonalnie sformatowaną dokumentację.
- Powstałe dokumenty mogą być drukowane i wykorzystywane dla celów szkoleniowych oraz jako materiały referencyjne. Można je również szybko publikować w ramach internetowego systemu pomocy działającego w trybie online.
- Dzięki RWD Info Pak błyskawicznie dokonuje się aktualizacji dokumentacji. Zmiany naniesione na dokument główny są natychmiast uwzględniane w dokumentach podrzędnych i wszystkich aplikacjach powiązanych. Zaawansowane funkcje wsparcia dla użytkowników umożliwiają także znaczące obniżenie kosztów związanych z funkcjonowaniem helpdesk.
Szybko, tanio i z intuicją
Ostatecznie Grupa Paradyż zdecydowała się na ofertę firmy SoftexData, na którą składały się przede wszystkim system przepływu informacji WorkFlowGen francuskiej firmy Advantys oraz system archiwizacji dokumentów Altair polskiej firmy Content Management.
Uzupełnienie stanowią system drukowania kodów kreskowych DYMO oraz oprogramowanie Kofax - Ascent Capture do obsługi skanerów w kancelarii firmy.
"O wyborze rozwiązania zadecydowała intuicyjność aplikacji, małe wymagania sprzętowe i krótki, trzymiesięczny czas wdrożenia" - mówi Grzegorz Mikucki. "Ważna była także nielimitowana liczba użytkowników, możliwość tworzenia i modyfikacji procesów we własnym zakresie oraz umiarkowana cena" - dodaje. Jako całość, system elektronicznego obiegu dokumentów został połączony z wykorzystywanym w firmie oprogramowaniem klasy ERP firmy IFS. Aplikacje zostały zintegrowane przy wykorzystaniu konektorów przygotowanych przez specjalistów IFS.
Nie tylko w biurze
Dzięki wdrożeniu dokument papierowy trafiający do kancelarii wprowadzany jest do systemu na podstawie danych klienta. Następnie drukowany jest kod kreskowy, który nakleja się na dokument, całość podlega zeskanowaniu i zostaje skierowana na właściwą ścieżkę obiegu. Po digitalizacji dokument papierowy trafia do archiwum. W końcowej fazie część dokumentów elektronicznych (w tym wszystkie faktury) eksportowane są automatycznie do systemu ERP.
"Obecnie funkcjonuje pięć procesów. Jesteśmy na etapie opracowywania kolejnych czterech. Coraz mniej już widać na biurkach dokumentów w formie papierowej. Celem jest wyeliminowanie w przyszłości fizycznego obiegu wszelkich dokumentów Grupy Paradyż" - mówi Grzegorz Mikucki. "W niedalekiej przyszłości zamierzamy włączyć do systemu wszystkich pracowników Grupy Paradyż. Będzie to konieczne w przypadku uruchomienia procesu kart urlopowych" - dodaje. Pracownicy, którzy na co dzień nie wykorzystują w swojej pracy komputera PC, będą z niego korzystać za pośrednictwem kiosków internetowych, które zostaną ustawione w zakładach.
