Podczas dwugodzinnego wywiadu i kilku późniejszych rozmów Tarasiuk przedstawił odtajniony raport na temat tego, jak technologie Web 2.0, nowoczesne zarządzanie projektami i silny IT governance pomagają CIA współdzielić informacje wewnątrz enigmatycznej i kontrowersyjnej agencji oraz efektywnie współpracować ze swoimi 15 bratnimi agencjami.

System świecił na czerwono

Nie da się po prostu wejść do CIA i przeprowadzić wywiadu z CIO (Chief Information Officer) tak, jak z prezesem każdej innej firmy.

Jazda przez zadrzewione i ciepłe przedmieścia Północnej Virginii w czerwcowy poranek działa uspokajająco. I wtedy właśnie, kiedy skręcasz do Centrum Wywiadowczego George'a Bush'a przypominasz sobie, że na tych właśnie światłach w 1993 roku Pakistańczyk Mir Aimal Kasi ostrzelał z AK-47 rząd czekających samochodów. Zabił dwóch pracowników CIA i ranił trzech innych.

Wreszcie mijasz bramki bezpieczeństwa. Kontrole bezpieczeństwa wobec gości są drobiazgowe i częste. Nazwisko? Osoba kontaktowa? Numer telefonu? Numer SSN (Social Security Number)? Po przebrnięciu przez te kontrole docieramy do Tarasiuka, urzędującego w biurze na siedemnastym piętrze z pięknym widokiem, w asyście dwóch PR'owców i szefa sztabu. Na oko ma około 50 lat. Jest wysoki, ubrany konserwatywnie - mógłby być szefem dowolnej dużej korporacji. Pośród innych książek na półce trzyma też: "The Big Switch", "The New CIO Leader", "Enterprise Architecture As Strategy".

Podczas swojej trwającej już od trzech lat kadencji w roli CIO, jednym z najpoważniejszych zadań było zaszczepienie pracownikom trochę bardziej korporacyjnego sposobu myślenia oraz takiego też podejścia do działań operacyjnych IT. "Mój szef"- mówi Tarasiuk o Dyrektorze Generalnym CIA Michael'u Hayden'ie - "poprosił abym stworzył korporacyjne wszystko w IT na taką skalę jak to tylko możliwe".

Tarasiuk omawia rozwój, SOA, governance - typowe sprawy CIO i robi to z podobną łatwością, z jaką przechodzi do brutalnych zasad panujących w swoim "biznesie". Zapytany o porażkę wymiany informacji podczas 9/11 trochę się zirytował: "Nie będę komentował tego, jak doszło do 9/11" - powiedział - "ale mogę powiedzieć o postępach jakie poczyniliśmy od tamtego czasu". Doskonale zdaje sobie sprawę z tego, co zawierają takie dokumenty jak "9/11 Commission Report", "The Intelligence Reform and Terrorism Prevention Act of 2004", czy "Commision on Intelligence Capabilities of the United States Regarding Weapons of Mass Destruction".

Wynika z nich ogromna potrzeba zakończenia trwającej od wielu lat wojny o wpływy- wojny toczącej się pomiędzy 16 rządowymi agencjami wywiadowczymi oraz potrzeba zniszczenia zewnętrznych i wewnętrznych silosów informacyjnych. Wszystko po to aby współdzielić krytyczne informacje wywiadowcze i uniknąć kosztownych i zagrażających życiu błędów z przeszłości. Raport po 9 września ujawnił bowiem, że wiosną oraz latem 2001 amerykańskie agencje wywiadowcze otrzymały cały ciąg ostrzeżeń, że Al-Kaida planuje coś naprawdę dużego. Ówczesny dyrektor CIA George Tenet powiedział komisji 9/11, że "system świecił na czerwono". Od 9/11, misją CIA stało się wspieranie prezydenta Busha w prowadzeniu "globalnej wojny z terrorem", co z kolei spowodowało zwiększenie apetytu agencji na dane wywiadowcze pierwszej jakości, współdzielone w całej organizacji i na pomagające realizować ten cel precyzyjne systemy IT.

W biurze Tarasiuka na półce stoją różne fotografie. Wśród nich wyróżniają się dwa czarno-białe zdjęcia. Jedno przedstawia pogorzelisko po WTC, a drugie "nadgryziony" Pentagon. Zapytany o to, czy te zdjęcia pomagają mu pamiętać o obecnej misji CIA Tarasiuk mówi, że nigdy o tym nie zapomni. "Wszyscy w tym budynku wierzą, że prowadzimy wojnę" - mówi- "i to jest właśnie tempo, w którym pracujemy na co dzień".

IT jako element wspomagający

Od objęcia stanowiska CIO jesienią 2005 roku osobistą misją Tarasiuka stało się "ukorporacyjnienie" IT w CIA, co jest wcale niemałym wyczynem. Ostre wymogi bezpieczeństwa, sprawy bezpieczeństwa narodowego i kultura, w której szpiegowanie i oszukiwanie jest chlebem powszednim dodają kolejną warstwę komplikacji w drodze do osiągnięcia biznesowego modelu IT. Jak mówią pracownicy agencji przez wiele lat IT nie było postrzegane jako strategiczny środek ułatwiający odniesienie sukcesu przez CIA. Szpiedzy działający w terenie nie uważali, że IT jest do czegokolwiek potrzebne, a analitycy próbujący pozbierać do kupy dane wywiadowcze dostarczane przez szpiegów musieli jakoś wegetować korzystając z antycznych systemów zarządzania danymi.

Technologia była "zagrożeniem, a nie korzyścią" - jak zauważył jeden z badaczy CIA w 2002 roku. A "cylindry doskonałości" czyli silosy danych były zawsze obecne. Jak na razie Tarasiukowi udało się otworzyć 61 letnią i skostniałą agencję szpiegowską na koncepcję bardziej efektywnego i wydajnego współdzielenia informacji z wykorzystaniem technologii Web 2.0. Jest wśród nich m.in. zbliżona do Wikipedii Intellipedia, z której korzysta środowisko wywiadowcze USA. Inną oznaką zmian jest oparta na technologii webowej współpraca ekspertów od wywiadu rosyjskiego rozsianych po kilku agencjach wywiadowczych w USA, co pomaga analitykom bezpiecznie współdzielić spostrzeżenia i informacje na temat wydarzeń w Rosji.

Tarasiuk powołał też zespół IT governance, który po raz pierwszy w historii ma najwyższy poziom poparcia płynący z od kadry zarządzającej. Zaczęto także stosować najnowsze metodologie zarządzania projektami, zwirtualizowano 1000 serwerów, co ma przynieść oszczędności rzędu 18 milionów dolarów w 2008 roku, a także upoważnił pracowników działających na pierwszej linii do przejmowania inicjatywy w kwestii doboru narzędzi IT. W 2007 roku zespół Tarasiuka był wreszcie w stanie wymienić zbudowany w dobie systemów mailowych lat 90'tych, mocno przestarzały i niefunkcjonalny system obsługi informacji w CIA, na nowoczesny i przyjazny użytkownikowi system o nazwie Trident.

Podczas tego procesu Tarasiuk starał się także wskrzesić wizerunek IT w CIA, jako elementu wspierającego misję, a nie tylko sklepu dostarczającego komputery. Jego przesłanie o zmianach wypływających z IT przeniknęło CIA. "Al powiedział, że nowym priorytetem jest wyznaczanie nieprzekraczalnych terminów i osiąganie celów" - mówi Key Westbrook, szef biznesowej strategii informacyjnej w kierownictwie wywiadu (pracownicy CIA, którzy analizują informacje i piszą raporty). Nowa rola Westbrooka - bycie łącznikiem i praca nad zarządzaniem portfolio IT są jednymi z elementów odnowy relacji business-IT w CIA. "Teraz musimy dostarczać na czas i mieścić się w budżecie. To, że tak się stało to wielka zasługa Ala".

Bez stalowych barier

Tarasiuk zainicjował zmiany w sposobie funkcjonowania IT wewnątrz CIA, co doceniono. Ale to wcale nie oznacza, że wszystko jest idealnie albo, że sprawa jest zamknięta. Jakby nie było, zapotrzebowanie na te zmiany - czyli lepsza wymiana informacji pomiędzy agencjami i wewnątrz nich, która uwalnia zamkniętą wcześniej agencję od rozczłonkowanych silosów i tysięcy baz danych - została wymuszona na CIA i innych agencjach poprzez utworzenie w 2004 roku Biura Dyrektora Wywiadu Narodowego (Office of the Director of National Intelligence), które nadzoruje wszystkie 16 rządowe agencje wywiadowcze.

Obecny dyrektor Mike McConnell dokłada wszelkich starań aby przekształcić kulturę "need to know" w "responsibility to provide" w podległych organizacjach. Zmiana jest znacząca ponieważ zmienia gromadzenie wiedzy w dzielenie się wiedzą. "To, co dzieje się obecnie w CIA odzwierciedla to, co dzieje się w całym rządzie, gdzie masz wiele różnych agencji z przestarzałymi systemami, a stojące przed nimi wyzwania oraz możliwości jakie mamy wymagają znacznie więcej elastyczności, szybkości i zręczności" - mówi Lena Trudeau, dyrektor programowy w National Academy of Public Administration, niezależnej grupy doradczej z Waszyngtonu. Trudeau bada, w jaki sposób technologie ułatwiające współpracę mogą pomóc w rozwiązaniu złożonych problemów jakie ma rząd amerykański, a które "wymagają aby rząd działał w nieco inaczej niż pozwala na to system i procesy".

Technologia to żywotny element w ogólnym obrazie zmian w CIA i Tarasiuk to wie. "IT to czynnik niezbędny do życia tej organizacji - mówi. "Staram się wyeliminować stalowe ściany technologiczne, które istniały w przeszłości" wewnątrz agencji. Niemniej jednak trwające od dawna współzawodnictwo pomiędzy agencjami (np. FBI i CIA) nie zniknie w ciągu jednej nocy. Są też takie nieustające kontrowersje, jak zarzuty, że oficerowie CIA torturowali zatrzymanych i że byli zaangażowani w taką działalność, jak tajne więzienia w obcych krajach. Zapytany o to, w jaki sposób pilnuje aby pracownicy IT byli skupieni na misji CIA, a nie na otaczających ją kontrowersjach Tarasiuk odpowiada "Z powodu historii oraz rzeczy, które działy się w przeszłości będą one [otaczające agencje kontrowersje - przyp. tłum.] zawsze ściągały uwagę, kiedy tylko zacznie się dyskusja na temat agencji. Jedną z moich ról, do której podchodzę bardzo poważnie jest izolowanie naszych ludzi od rzeczy, które są publikowane i nie są prawdziwe. Mówię im zwyczajnie żeby nie przejmowali się tym i skupili na misji".

Do tego dochodzą różnice kulturowe - nawet wewnątrz CIA - trudne do stłumienia. "Nacisk na dzielenie się jest znacznie trudniejszym problemem niż ktokolwiek chciałby przyznać" - mówi Ken Orr założyciel i główny badacz w The Ken Orr Institute, organizacji badającej technologie biznesowe. Orr jest byłym członkiem komitetu National Research Council, który doradzał FBI podczas projektów technologicznych w przeszłości. "Olbrzymi problem to semantyka i język - aby połączyć kropki musicie rozmawiać o tych samych kropkach".

Tarasiuk mówi, że udało mu się dotrzeć tak daleko dzięki wiarygodności na jaką zasłużył przez ponad 20 lat pracy w CIA opierając się na kontaktach, które wypracował w międzyczasie i - co najważniejsze- dzięki poparciu dyrektora Haydena. Jak wszyscy CIO z krwi i kości nie bał się podejmować trudnych decyzji, jak np. te dotyczące nowej polityki wymiany informacji. "Jeżeli nie możemy dojść do konsensusu to ja przejmę ster" -mówi "i czasami sprawy przyjmą obrót niezgodny z tym co niektórzy chcieliby robić". Przykład CIA pokazuje, że jeżeli departament IT w Firmie (jak często nazywa się agencję) może nauczyć się jak działać sprawnie, współpracować i być otwartym na nowe pomysły, utrzymując przy tym bezpieczeństwo narodowe - to może tak samo postąpić departament IT w Twojej firmie.

Na podstawie materiałów IDG.