Budżet pod kontrolą

Wdrożenie systemu klasy Business Intelligence w Urzędzie Miasta Częstochowy miało zapewnić możliwość stałego śledzenia wpływów i wydatków miasta oraz ustawicznej kontroli nad realizacją jego budżetu.

Wdrożenie systemu klasy Business Intelligence w Urzędzie Miasta Częstochowy miało zapewnić możliwość stałego śledzenia wpływów i wydatków miasta oraz ustawicznej kontroli nad realizacją jego budżetu.

Naszym głównym, podstawowym celem jest doprowadzenie do sytuacji, kiedy na bieżąco będzie możliwy wszechstronny podgląd sytuacji w zakresie finansów miasta, stanu miejskiego budżetu i realizacji zadań przez jednostki miejskie" - wyjaśnia Kajetan Wojsyk, informatyk miejski w Urzędzie Miasta Częstochowy. Na razie z systemu ProClarity korzysta Wydział Finansowo-Księgowy oraz Wydział Budżetu i Analiz. Jest to jednak, jak zapewnia Kajetan Wojsyk, dopiero początek działań zmierzających do zapewnienia władzom miasta i stosownym komórkom w urzędzie miejskim stałego, pełnego, zintegrowanego obrazu sytuacji w dziedzinie gospodarowania funduszami miejskimi przez wszystkie instytucje i jednostki samorządowe.

Decyzje bez ryzyka

Wydział Finansowo-Księgowy Urzędu Miasta Częstochowy zajmuje się sprawami podatkowymi oraz obsługą finansową urzędu i pracowników. Zadaniem Wydziału Budżetu i Analiz jest zarządzanie funduszami wpływającymi do urzędu z tytułu podatków, różnych opłat, subwencji, dotacji czy kredytów.

Skala zadań, którymi zajmuje się obecnie urząd i jego agendy, a co za tym idzie i skala wydatków z tym związanych, staje się coraz bardziej rozległa i skomplikowana. Coraz trudniej zapanować nad rosnącymi przepływami środków bez wsparcia ze strony stosownych narzędzi. "Tylko dysponując odpowiednimi rozwiązaniami wspomagającymi, na przykład w postaci narzędzi raportujących, można efektywnie zarządzać budżetem miasta, śledzić na bieżąco skutki decyzji finansowych, szybko reagować na nieprawidłowości czy korygować plany budżetowe w zależności od sytuacji" - tłumaczy motywy decyzji o wdrożeniu w urzędzie narzędzi klasy Kajetan Wojsyk.

Bardzo pomocny we właściwej ocenie sytuacji w finansach miasta okazał się sposób prezentacji informacji i tworzonych na ich podstawie raportów. Pracownicy urzędu bardzo sobie cenią możliwość graficznego przedstawiania otrzymanych wyników analiz. Okazuje się, że zestawienia w formie obrazowej, różnego rodzaju wykresów, przekrojów itp. pozwalają lepiej uchwycić zachodzące zjawiska, zauważyć rysujące się tendencje, dostrzec grożące niebezpieczeństwa. Czasem wystarczy jeden rzut oka, by wiedzieć, co się dzieje. Łatwiej i szybciej można wtedy podejmować stosowne decyzje.

Wśród najważniejszych korzyści wynikających z możliwości stosowania narzędzi BI wymienia się w Częstochowie eliminację "ręcznej sprawozdawczości". Dzięki temu urzędnicy mają więcej czasu na zajęcie się sprawami merytorycznymi, nie muszą ślęczeć godzinami nad wypełnianiem tabelek, system sam tworzy odpowiednie sprawozdania. Poprzez eliminację wypłat za nadgodziny związane z przygotowywaniem raportów i sprawozdań zmniejszyły się koszty działania urzędu. Uzyskano też szybszy i skuteczniejszy dostęp do informacji o bieżącym stanie finansów miasta. Zwiększyła się również pewność co do jakości i rzetelności prezentowanych danych.

[email protected] pomoże Służbie Celnej

Służba Celna w Polsce realizuje projekt "Transition Facility - Budowa potencjału analitycznego administracji celnej". Jego celem jest zwiększenie możliwości Centrum Analitycznego Administracji Celnej w zakresie rozpowszechniania danych analitycznych, dostarczanych przez systemy informatyczne, utrzymywane przez administrację celną. Chodzi o dane odnoszące się do przepływu towarów w handlu międzynarodowym między Polską a innymi państwami członkowskimi Unii Europejskiej oraz państwami trzecimi.

W ramach projektu, współfinansowanego z funduszy unijnych, stworzona zostanie hurtownia danych [email protected] Jej wykonawcą będzie firma Talex w konsorcjum z firmą Koncept. Zakończenie prac planowane jest w październiku 2008 r. Łączna wartość netto umowy wynosi 3 mln zł.

"Rozproszona struktura i zakres danych sprawiają, że modelowanie hurtowni będzie wymagać sporych umiejętności. Wierzę jednak, że w efekcie naszych prac służby celne odnajdą się w gąszczu informacji, doceniając, niczym mityczny Tezeusz, pomoc [email protected]" - ocenia Janusz Gocałek, prezes firmy Talex.

Dostęp dla wszystkich

System ProClarity został wdrożony w częstochowskim urzędzie przez firmę . Zastosowano w nim dwie kostki OLAP. Pierwsza, podstawowa, umożliwia analizę zaplanowanych i realizowanych zadań budżetowych zarówno w sferze dochodów, jak i wydatków miasta. Druga, pomocnicza, służy do raportowania wydatków miasta w układzie dziedzinowym, według grup paragrafów budżetowych.

System analityczny został zintegrowany z używanym w urzędzie systemem budżetowo-finansowym Eurobudżet. Zawarte w nim informacje o przychodach i wydatkach miasta przekazywane są codziennie do hurtowni danych.

Obecnie z raportów tworzonych w programie ProClarity korzysta skarbnik miasta oraz naczelnik wydziału budżetu i analiz. Niebawem mają być one dostępne także dla naczelników wszystkich wydziałów poprzez intranet.

Mniej biednych

Walka z ubóstwem jest w Meksyku jednym z najważniejszych celów polityki państwa. Dla wsparcia działań w tym zakresie meksykańskie Ministerstwo Rozwoju Społecznego (Sedesol) stworzyło specjalny system informacji społecznej. Ma on pomagać w identyfikowaniu rzeczywistych potrzeb gospodarstw domowych. Jego zadaniem jest także dostarczanie narzędzi pomocnych w tworzeniu polityki społecznej, zapewniającej faktyczną poprawę warunków życia meksykańskich rodzin.Dostarczony przez SAS Institute system klasy Business Intelligence ma pozwalać rozwijać program szans na sukces, z większą dokładnością i pewnością określać, kto naprawdę potrzebuje pomocy i jakie metody walki z biedą okazują się najbardziej skuteczne. Pozwala także na antycypowanie przyszłych działań przez prognozowanie potrzeb i możliwości ich zaspokojenia.

W stronę pełnej integracji

Jedną z istotnych przeszkód uniemożliwiających pełne wykorzystanie możliwości systemu analitycznego w częstochowskim urzędzie jest fakt, że w wielu podległych samorządowi miasta instytucjach nie ma jeszcze odpowiednich systemów informatycznych, które umożliwiałyby przekazywanie na bieżąco informacji do hurtowni danych. Instytucje podległe Urzędowi Miasta przygotowują więc swoje sprawozdania w tradycyjny sposób - raz na miesiąc, często w formie "ręcznych" zestawień w tabelkach. Dopiero potem są one wprowadzane do Eurobudżetu, skąd są pobierane do analizy.

Sytuacja ulega systematycznie poprawie. Obecnie trwa wdrożenie systemu w szkołach i innych placówkach oświatowych miasta. Gdy się zakończy, w systemie analitycznym znajdzie się pełny obraz sytuacji w sferze edukacji podległej samorządowi miejskiemu. Na wdrożenie podobnych systemów w innych jednostkach miejskich trzeba będzie jednak jeszcze trochę poczekać.

Kajetan Wojsyk zwraca uwagę na jeszcze jedną, ważną przeszkodę, ale leżącą już poza kompetencjami samorządu lokalnego. Chodzi o obowiązujące aktualnie prawo. W myśl rozporządzenia ministra finansów z 26 czerwca 2007 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, raporty finansowe mogą być dostarczane w formie elektronicznej, pod warunkiem że towarzyszą im również papierowe odpowiedniki. Taka sytuacja, zdaniem Kajetana Wojsyka, naraża urzędy na niepotrzebne, dodatkowe koszty, a także nie pozwala myśleć o w pełni efektywnym przejściu na stosowanie tylko i wyłącznie rozwiązań informatycznych.

Jak płynie woda?

Aquanet to spółka komunalna. Zajmuje się dostarczaniem wody i oczyszczaniem ścieków na terenie Poznania i kilkunastu okolicznych gmin. Wdrożony w spółce system BI, bazujący na rozwiązaniach Cognos, umożliwia agregację danych z różnych systemów transakcyjnych: finansowo-księgowego, gospodarki materiałowej, środków trwałych i sprzedaży. Obejmuje on dwa najbardziej kluczowe dla działalności biznesowej przedsiębiorstwa obszary - sprzedaż i finanse.

W pierwszym z nich pozwala na dogłębną i wielowymiarową analizę sprzedaży podstawowej oraz dodatkowej. Analizowane są przede wszystkim obroty na rachunkach płatników, dane statystyczne dotyczące płatników i odbiorców, realizacja planów oraz prognozowanie sprzedaży i wykonanie wskaźników rzeczowych. W drugim skoncentrowano się natomiast na wielowymiarowej analizie kosztów, przychodu i wyniku finansowego firmy oraz na analizie wykonania - realizacji budżetu. Rozwiązanie pozwala także na prognozowanie na następne okresy rozliczeniowe. Głównym użytkownikiem systemu BI w poznańskiej spółce jest dział kontrolingu. Tutaj monitoruje się realizację założeń budżetowych, dokonuje ich korekty, planuje budżet, projektuje inwestycje i wydatki związane z różnymi zobowiązaniami przedsiębiorstwa (np. opłaty środowiskowe). Pracownicy tego działu kontrolują wykonanie tzw. wskaźników rzeczowych, związanych m.in. z wymogami sanitarnymi. Dział kontrolingu musi mieć dostęp do danych pochodzących z wielu źródeł. Dopiero bowiem zestawienie i porównanie różnych informacji pozwala na dokonanie potrzebnej oceny czy opracowanie prognozy.

Korzystając z narzędzi BI pracownicy mogą samodzielnie sporządzać wiele raportów i zestawień, np. wykonać we własnym zakresie analizę kosztów konkretnej inwestycji czy prześledzić zależności między ilością sprzedanej wody a częstotliwością zgłaszanych awarii sieci. Dzięki temu dostają dokładnie te informacje, które są im potrzebne, a nie tylko pochodzące ze standardowych sprawozdań.


TOP 200