Blaski i cienie powszechności

Hasło "BI dla mas", popularne w przekazach marketingowych dostawców rozwiązań, szybko staje się elementem rzeczywistości w rosnącej liczbie firm - także w Polsce.

Hasło "BI dla mas", popularne w przekazach marketingowych dostawców rozwiązań, szybko staje się elementem rzeczywistości w rosnącej liczbie firm - także w Polsce.

Rozwiązania Business Intelligence, trafiając w ręce rosnącej rzeszy pracowników w firmach, zmieniają przepływy informacyjne, a przez to system zarządzania. Niektórzy mówią tu o demokratyzacji informacji. Z sytuacji, w której pracownicy dostają się do poszczególnych systemów w firmie, często nie mając wiedzy, gdzie należy szukać określonych danych, mamy dojść do stanu, w którym pracownik otoczony jest spersonalizowaną przestrzenią informacyjną, opartą na modelu metadanych i warstwie autoryzacyjnej.

Podstawowym narzędziem jest tutaj portal korporacyjny, czyli prostota dostępu do zagregowanej informacji poprzez przeglądarkę internetową. "Na pewno interfejs webowy nie jest u nas jeszcze tak oczywistym rozwiązaniem, jak ma to miejsce na świecie, co dobrze widać po liczbie sprzedawanych licencji" - uważa Maciej Kujawski, wiceprezes zarządu , polskiego przedstawiciela MicroStrategy. "Portale, które można spotkać w polskich przedsiębiorstwach, to na ogół rozwiązania tylko cząstkowe. Podobnie zresztą jest chociażby z wdrożeniami systemów ERP - nie ma takiego, które byłoby pełne w sensie wdrożenia wszystkich modułów" - wtóruje Paweł Gajda, starszy konsultant w dziale Business Solutions Oracle Polska.

Aczkolwiek z drugiej strony, wielu użytkowników nie korzysta z licencji webowych, lecz raczej ze stron WWW z gotowymi raportami czy zestawieniami (to nie to samo, bowiem licencja webowa pozwala na normalne interaktywne korzystanie z systemu, tyle tylko, że pod interfejsem przeglądarki WWW). Użytkownik dostaje w portalu spersonalizowane strony WWW i w gruncie rzeczy nie wie nawet, że zostały one wykonane za pomocą tego czy innego narzędzia. Ważnym medium dystrybucji informacji jest poczta elektroniczna wyposażona w możliwość obsługi poczty HTML-owej.

Dla każdego co innego

Adam Bartos, dyrektor ds. technologii w polskim oddziale SAS Institute, twierdzi, że wszystkie realizowane przez tę firmę wdrożenia są obecnie budowane z wykorzystaniem takiej czy innej technologii cienkiego klienta (ewentualnie stosując aplety Java jako aplikacje klienckie) - wyjątki czynione są w przypadku zaawansowanych narzędzi przeznaczonych dla wąskiej grupy analityków.

Doświadczenia wskazują, że w przeciętnym przedsiębiorstwie jedynie wąska grupa pracowników potrzebuje możliwości samodzielnego tworzenia raportów. Nawet jeśli istnieje możliwość samodzielnego kształtowania raportów, trzy czwarte użytkowników ogranicza się do otworzenia gotowego raportu, przejrzenia go i zamknięcia bez dokonywania jakichkolwiek zmian w układzie kolumn. Co dziesiąty "nawiguje" po raporcie, zmieniając sposób prezentacji czy układ kolumn. Najmniej liczna grupa to ci, którzy tworzą swoje raporty zgodne z własnymi potrzebami.

Niewątpliwy boom przeżywa koncepcja tzw. kokpitów menedżerskich (management dashboards), czyli wizualizacji danych i raportów pochodzących z systemów BI w postaci swego rodzaju pulpitów sterowniczych. Takie rozwiązania - oprócz portali - znajdują się w ofercie wszystkich liczących się dostawców rozwiązań BI. Jak sama nazwa wskazuje, kokpity menedżerskie przeznaczone są zasadniczo dla menedżerów (mając być pomocą w szybkim podejmowaniu decyzji) - ich upowszechnienie polega zatem na schodzeniu z dostępnością takich kokpitów w dół hierarchii zarządzania w firmach. Co prawda koncepcja kokpitów bywa obecnie nadużywana w przekazach marketingowych firm, to przecież w dużej mierze sukcesy wynikające ze stosowania rozwiązań Business Intelligence płyną właśnie z atrakcyjności wizualnej formy prezentacji informacji istotnych przy podejmowaniu decyzji.

Nieśmiertelny arkusz

Tymczasem mimo stałego rozwoju oferty dostawców rozwiązań Business Intelligence, podstawowym narzędziem analizy danych w wielu firmach pozostaje arkusz kalkulacyjny Excel. Działa tu przede wszystkim siła przyzwyczajenia oraz siła uniwersalności tego narzędzia, które "wszyscy znają".

"To naturalne, że w wielu wdrożeniach klienci pytają o interfejs do Excela. Z uwagi na siłę przyzwyczajenia pozostanie on podstawowym interfejsem dostępu do danych i ich wprowadzania. Ze wszystkimi tego wadami" - twierdzi Paweł Gajda. Excel bowiem ma nie tylko swoje ograniczenia (liczba obsługiwanych komórek - co ma znaczenie przy analizie rozbudowanych kostek OLAP), ale niesie poważne ryzyko operacyjne. Po pierwsze, pod względem bezpieczeństwa danych (z arkusza łatwo je skopiować), po drugie zaś Excel jako taki jest uznawany przez audytorów finansowych za narzędzie niebezpieczne, bowiem bardzo łatwo jest popełnić błędy przy tworzeniu formuł, określaniu zakresów przeliczanych danych.

"Niech będzie i ten Excel, jednak istotne, by te dane pochodziły z jednego, spójnego źródła, jakim może być system BI. Tymczasem według danych podawanych przez Gartnera, średnio 70% danych w firmie istnieje tylko na komputerach PC poszczególnych użytkowników" - mówi Wojciech Wrona, prezes Premium Technology, polskiego dystrybutora Business Objects. W dużej mierze właśnie za sprawą arkuszy Excela - użytkownik dostaje dane z bazy, po czym je uzupełnia, przetwarza i wyniki zachowuje... tylko dla siebie.

Pozostając w zgodzie ze zwolennikami Excela, firmy proponują nakładki eliminujące niektóre problemy. Na przykład Oracle czy oferują dodatki do Excela. W przypadku ostatniej firmy jest to moduł SAS Add-In for Microsoft Office (widoczny jako kawałek nowego menu w Excelu), który sprawia, że użytkownik arkusza de facto pracuje z danymi, które są zgromadzone w bazie hurtowni danych. Znika problem synchronizacji danych (są one automatycznie odświeżane), zaś sam arkusz zaczyna funkcjonować jako dynamiczny formularz do wprowadzania danych.

Docenić wątpliwości

W popularnej wyszukiwarce Google po prawej stronie przycisku wyszukiwania widoczny jest drugi przycisk zatytułowany "Szczęśliwy traf" (w angielskiej wersji "I Am feeling lucky"). To rozwiązanie dla tych użytkowników, którzy nie wiedzą, co mieliby począć z odwołaniami do 1345 (czy więcej) stron, które może im podać wyszukiwarka. Przeglądarka kieruje wtedy na "jedynie słuszną stronę", której zawartość jest związana z zadanym zapytaniem. Według informacji podawanych przez samą firmę Google ta opcja szybko zyskała na popularności.

Czasem można by odnieść wrażenie, że wielu użytkowników systemów analitycznych również oczekuje podobnej funkcjonalności - skierowania do takiej jedynie słusznej odpowiedzi. Tymczasem w rzeczywistości system BI jedynie kieruje w dobrą stronę, ale nie powinien być wyrocznią. Niedoświadczonym użytkownikom łatwo pogubić się w posługiwaniu się danymi, robieniu zestawień i przekrojów zbiorów danych - chociażby przez złe rozumienie słowa korelacja.

Już Johann Wolfgang Goethe zauważył, że "wątpliwości rosną wraz poznaniem". Tymczasem użytkownicy końcowi systemów oczekują czegoś dokładnie odmiennego. Oczekują prostych i jednoznacznych odpowiedzi. Takich, jakich może im dostarczyć np. przeglądarka Google. Jeśli tak się nie dzieje, to zaczynają wątpić w przydatność tego, co nazywamy Business Intelligence. Co więcej, wiele osób w ogóle nie lubi "pracować z liczbami", męczy ich to, nie rozumieją, w jaki sposób odczytywać informacje, patrząc na zestawienia liczbowe.

To wszystko nie stwarzało żadnych problemów, gdy oprogramowanie analityczne było wykorzystywane przez ekspertów, którzy potrafili zastosować rygory statystyki zaszytej w odpowiednich narzędziach. Tymczasem hasło "BI dla mas" zakłada, że takie rozwiązania trafią do rąk szerokiej rzeszy tych, którzy zapewne ze statystyką nie są zbyt zaprzyjaźnieni - ani jej nie rozumieją, ani nie potrafią wykorzystać jej dobrze sprawdzonych rozwiązań do potwierdzania bądź falsyfikacji hipotez, które można postawić po zapoznaniu się z raportami generowanymi przez systemy Business Intelligence. Co gorsza, taki typowy masowy użytkownik na ogół w ogóle nie rozumie wartości pojęcia "wątpliwości". Chodzi bowiem tak naprawdę o to, że system BI nie jest źródłem jakiejś bezdyskusyjnej prawdy, czego zdają się oczekiwać typowi użytkownicy - jest to bowiem narzędzie, które ma wspomagać myślenie. Dawać odpowiedzi, które powinno się poddać krytycznej analizie, na tej podstawie stawiać nowe pytania, szukając odpowiedzi, czy poprzednie wyniki aby na pewno były poprawne, nie fałszując prawdziwego obrazu rzeczy.

Dzięki Business Intelligence można badać różnorodne zestawy danych z różnych punktów widzenia, by zbliżyć się do pewnej aproksymacji stanu rzeczywistego przy zakładanych warunkach. To jednak nie to samo, co docieranie do "jednej prawdy" (a paradoksalnie to właśnie jest stawiane jako cel wdrożeń korporacyjnych portalowych systemów BI - by wszyscy mieli dostęp do jednolitej wersji prawdy).

To wszystko zaś oznacza, że odpowiednie przeszkolenie - zakładające wykładnię znaczenia wątpliwości i konieczności braku bezwzględnego zaufania do wyników podawanych przez system - powinno być obowiązkowe przed przystąpieniem do umasowienia wdrażanego rozwiązania BI. Użytkownicy powinni być świadomi tego, że podstawowym zadaniem systemu BI jest wspomaganie procesu podejmowania decyzji, a nie bycie podstawą do podjęcia jedynie słusznej decyzji. To zły system, który wskazuje nam tylko jedno konkretne rozwiązanie. Systemy BI tak naprawdę nie upewnią nas w tym, co wiemy, ale powinny nas inspirować do myślenia, do stawiania pytań i do... mnożenia wątpliwości.