W przeciwieństwie do wersji 2000 czy XP, nowy pakiet biurowy Microsoftu, o oficjalnej już nazwie Office 2003 będzie niósł zmiany, jakich dawno nie widziano w tym zbiorze najpopularniejszych aplikacji. I nie chodzi o kontrowersyjne wymagania w stosunku do systemu operacyjnego (tylko Windows 2000 lub XP) czy kosmetyczne poprawki typu inny kolor pasków narzędzi (odcienie niebieskiego), lecz o zupełnie nową jakość pracy z dokumentami, wynikającą z wprowadzenia XML-u jako podstawowego formatu pliku we wszystkich programach składających się na Office. To ujednolicenie postaci plików dokumentów pozwala nie tylko na jeszcze lepszą integrację aplikacji, ale przede wszystkim umożliwia wprowadzenie funkcji zwiększających efektywność pracy.

Dlaczego tak niewinna na pozór zmiana, jaką jest użycie języka XML do opisu dokumentów, powodować ma rewolucję w produkcie, w którym faktycznym przełomem może być właściwie tylko rozpoznawanie mowy i sztuczna inteligencja? Okazuje się, że cechy XML pozwalają na przekształcenie dokumentów w bazy danych, a aplikacje Office stają się interfejsem do obróbki tych danych. Szkopuł jednak w tym, że do zrealizowania pięknej wizji nie wystarczą zwykłe umiejętności w posługiwaniu się aplikacjami pakietu - potrzebny jest ktoś, kto najpierw utworzy specjalny szablon struktury danych.

Zobacz również:

• Nord Security otwiera w Warszawie biuro
• Meta opracowała webową wersję usługi Imagine

Schematy przyszłości

Żeby zrozumieć, skąd bierze się cały urok (i problem zarazem) nowego formatu plików Office'a, trzeba wyjaśnić podstawy XML-u. Podobnie jak HTML, XML należy do języków opisowych, posługujących się znacznikami, które definiują cechy występujących po nich danych, zapisanych w postaci zrozumiałej dla człowieka. Jednak w przeciwieństwie do HTML-u, mającego ustalony, standaryzowany zestaw znaczników, XML operuje na całkowicie dowolnych znacznikach, które definiowane są w tzw. schematach (ang. schemas) - szablonach tworzonych w standaryzowanym już języku XSD, opartym na XML-u. Schematy nie tylko definiują znaczniki, ale opisują też strukturę (hierarchię) dokumentu. Jak widać, samo zapisanie pliku w XML-u nie wystarcza, żeby był prawidłowym dokumentem XML: musi się jeszcze odwoływać do jakiegoś schematu. Dopiero wówczas jego treść zyskuje strukturę, a dane nabierają znaczeń określonych w schemacie.

Jeśli np. w Excelu utworzysz arkusz z danymi o sprzedaży produktów, możesz dzięki schematowi poszczególnym danym przypisać typ i pozycję w hierarchii: powiedzmy, że wszystkim liczbom zawierającym informacje o sprzedaży pokrowców na koparki firmie Krzak nadasz identyfikator "pokrowce", a należeć będą do grupy "produkt" w zbiorze "sprzedaż". Całość powiążesz ze znacznikiem "firma", którym w tym przypadku jest firma Krzak. Wszystkie operacje wykonasz myszą dzięki narzędziu Mapping Tool, przeciągając komórki na odpowiednie pola w podglądzie struktury schematu Okienka zadań. Dokument zapisany w pliku XML zachowa wszystkie te informacje dzięki znacznikom przed każdą daną. Później w Wordzie możesz utworzyć elegancki dokument raportu sprzedaży, który w wyznaczonych miejscach będzie wstawiał odpowiednie dane pobrane z pliku Excela: wystarczy, że z podglądu tego samego schematu, którego użyłeś do budowy arkusza, wybierzesz interesujące cię typy danych i wskażesz ich miejsce w dokumencie raportu. Oczywiście jeśli dane w arkuszu Excela zostaną zmienione, raport z Worda zostanie automatycznie zaktualizowany.

Wygląda pięknie, ale żeby wszystko uporządkować, najpierw trzeba mieć schemat. I to już nie jest tak piękne, bo na razie Office 2003 nie zawiera żadnego narzędzia do tworzenia schematów. Trzeba je pisać ręcznie, znając oczywiście reguły języka XSD. Tak więc podstawowa, największa zaleta pakietu leży w rękach działu informatycznego twojej firmy. Jeśli jego pracownicy dostrzegą potencjał schematów i plików XML, Office 2003 może zrewolucjonizować wykorzystanie dokumentów w przedsiębiorstwie. Jeden dobrze zaprojektowany schemat będzie podstawą raportów, ofert i formularzy tworzonych w Wordzie, arkuszy statystyczno-finansowych Excela, baz magazynowych Accessa i wyszukiwania danych w witrynie internetowej, opartego np. na serwerze SQL. Jeśli jednak nikt nie zainteresuje się możliwościami XML, Office 2003 będzie się musiał bronić innymi nowościami. Na szczęście jest ich niemało, a najwięcej znalazło się w Outlooku.

PIM wiedzie prym

Dawniej pytanie "co nowego w Office?" oznaczało "co nowego w Wordzie?". Dziś, wraz z masowym użyciem poczty elektronicznej w biznesie, środek ciężkości przesunął się w stronę Outlooka. Codzienna partia kilkudziesięciu wiadomości w skrzynce odbiorczej wymusza ciągłe obcowanie z tą aplikacją, więc Microsoft wziął sobie do serca wszelkie uwagi i życzenia użytkowników. W efekcie powstało narzędzie, dla którego warto będzie kupić cały Office 2003.

Najbardziej rzuca się w oczy pionowe ułożenie okien nagłówków wiadomości i podglądu treści w kliencie pocztowym. Ten prosty zabieg pozwolił na odzyskanie aż 30 procent powierzchni użytkowej ekranu! Okno nagłówków w widoku standardowym pokazuje tylko informację o nadawcy, datę i temat. Pasek Outlook zastąpiono oknem nawigacji, które zawiera listę folderów adekwatnych do używanego modułu programu, listę ulubionych folderów i skróty do pozostałych modułów Outlooka.

Na podstawie daty wiadomości grupowane są w rozwijane listy elementów otrzymanych dziś, wczoraj, w pozostałe dni bieżącego tygodnia, a starsze układane są już tygodniami i miesiącami, co ułatwia szukanie listów.

Takie "mądre grupowanie" dotyczy także sortowania według rozmiaru czy tematu. Zwłaszcza ta ostatnia opcja jest bardzo użyteczna: wiadomości układane są w rozwijane, hierarchiczne wątki tematyczne (jak w grupach dyskusyjnych). W wypadku serwera Exchange segregacja następuje na podstawie identyfikatora w nagłówku listu, więc zmiana tematu w kolejnej odpowiedzi nie wpłynie na sortowanie. Wiadomości z serwerów innych typów muszą zachować pierwotny temat.

Jeśli nie masz czasu odpowiedzieć na jakąś ważną wiadomość, możesz ją oznaczyć jedną z kilku kolorowych flag i jeszcze dodać przypomnienie. Oflagowanych listów nie musisz potem nawet szukać: są na bieżąco pokazywane w folderze For Follow Up.

Folder For Follow Up to kolejna z innowacji, jaką są foldery dynamicznego wyszukiwania. Przechowują one elementy spełniające ustalone kryteria, np. wiadomości nieprzeczytane, od wskazanej osoby czy o wysokiej ważności, przy czym fizycznie listy znajdują się wciąż w jednym miejscu (skrzynka odbiorcza), a folder zawiera tylko wyniki wyszukiwania (rodzaj skrótów) aktualizowanego na bieżąco.

Bardzo istotnym ulepszeniem jest całkowicie zmieniona filtracja wiadomości, która działa teraz podobnie do komercyjnych produktów antyspamowych, analizując dokładnie nagłówek i zawartość listu. Filtr nie pozwoli na też na automatyczne pobranie grafiki z zewnątrz w wypadku listów HTML ani na umieszczenie cookies. Filtry będą na bieżąco aktualizowane dzięki funkcji AutoUpdate.

Reszta nie jest milczeniem

Dwaj wielcy bracia pakietu - Word i Excel - oczywiście także skorzystali na zmianach. W obu programach pojawiła się funkcja inteligentnych dokumentów (Smart Documents), która jest rozwinięciem technologii inteligentnych znaczników (Smart Tags) z Office'a XP: zamiast pojedynczych słów czy ciągów znaków elementem wyzwalającym akcję są wskazane regiony danych XML, a akcje są dodatkowymi, kontekstowymi funkcjami czy opcjami, które pojawiają się w programowalnym Okienku zadań. Podobnie jak Smart Tags, Smart Documents mogą być tworzone przez firmy na własny użytek; same inteligentne znaczniki są teraz dostępne także w Outlooku, PowerPoincie i Accessie.

Word wzbogacił się o książkowy widok dokumentu (Reader Layout), w którym wyświetlane są dwie strony jednocześnie, obok siebie - jak w książce czy gazecie. Strony są wirtualne, tzn. nie reprezentują faktycznych stron wydruku, lecz są efektem dopasowania rozmiaru czcionki i długości wierszy do używanego ekranu. Zastosowano też znaną z Windows XP technologię wygładzania tekstu ClearType. Wraz z paskiem narzędzi nawigacyjnych oraz podglądem miniatur stron i struktury dokumentu tryb książkowy przypomina interfejs programu Acrobat Reader.

Excel pozwala teraz na automatyczne powiększanie list (zakresów komórek służących jako źródła danych do rozwijanej listy wyboru) dzięki umieszczeniu opcji wprowadzenia nowego elementu na końcu rozwijanej listy. Listą można się też dzielić ze współpracownikami - wystarczy wskazany obszar wyeksportować jako listę do serwera usług SharePoint.

PowerPoint oferuje bardzo wygodną funkcję tworzenia pakietu prezentacji do dystrybucji na CD. Oprócz samej prezentacji (z opcjonalnym zabezpieczeniem hasłem przed przeglądaniem czy modyfikacją) zawierać będzie również przeglądarkę plików PowerPointa, niezbędne czcionki i pliki zewnętrzne.

W całym pakiecie Office, a nawet w Internet Explorerze, pojawiło się &Research&, służące do wyszukiwania informacji w ogólnie dostępnych (encyklopedia i tłumaczenia tekstu) lub komercyjnych usługach internetowych (np. wiadomości prasowe) oraz wbudowanych zasobach typu słownik synonimów czy translacyjny.

Office 2003 zawierać ma ponadto trzy zupełnie nowe, bardzo ciekawe aplikacje: InfoPath (dawniej XDocs) do szybkiego i łatwego tworzenia formularzy dla danych XML, OneNote, ułatwiającą sporządzanie notatek oraz Business Contact Manager - dodatek do Outlooka pozwalający na sprawne zarządzanie informacjami biznesowymi o klientach.