Bez przestojów

W ciągu dwóch wolnych od pracy dni pracownicy firmy EMPIK przemierzyli kilka tysięcy kilometrów, wymieniając moduły fiskalne w 40 punktach usługowych w Polsce. Sprawność przeprowadzenia tej operacji jest godna podziwu, zwłaszcza że informatyków w EMPIK-u jest tylko dwóch, a firma nie ma właściwie działu informatycznego.

W ciągu dwóch wolnych od pracy dni pracownicy firmy EMPIK przemierzyli kilka tysięcy kilometrów, wymieniając moduły fiskalne w 40 punktach usługowych w Polsce. Sprawność przeprowadzenia tej operacji jest godna podziwu, zwłaszcza że informatyków w EMPIK-u jest tylko dwóch, a firma nie ma właściwie działu informatycznego.

EMPIK ma ponad 80 punktów sprzedaży i usługowych w Polsce - od Rzeszowa, do Szczecina. Połowa z nich to tradycyjne punkty sprzedaży czasopism i książek, czasem rozbudowane o działy multimedialne, papiernicze czy perfumeryjne. Pozostałe to sieć punktów usługowych Kodak-Express, odkupiona od Photo World w 1995 r. "To właśnie w sieci Kodaka instalowaliśmy w ciągu dwóch dni moduły fiskalne, dzięki czemu nie było przestoju" - mówi Jerzy Purzycki, nominalnie pełnomocnik ds. polityki informacyjnej EMPIK, w praktyce odpowiedzialny za informatykę w firmie. Pierwsze systemy informatyczne do obsługi kas fiskalnych pojawiły się w EMPIK-u właśnie po wykupieniu sieci Kodaka.

Fiskus w sklepie

W standardowym punkcie usługowym znajduje się komputer klasy PC (od 386 do Pentium 200), pełniący rolę serwera, na którym zainstalowany jest Unix SCO. Serwer obsługuje kasy fiskalne, które traktuje jak komputery PC. W kasach zainstalowane jest oprogramowanie pracujące pod DOS-em. Oprócz drukarek paragonowych, będących integralną częścią kas fiskalnych, w każdym punkcie znajdują się drukarki raportowe - w starszych instalacjach firmy Citizen, w nowszych Oki. System obsługiwany jest przez oprogramowanie napisane specjalnie dla firmy EMPIK. "Sprzęt i oprogramowanie dostarcza firma Halo International Systems, dzięki czemu EMPIK nie ma kłopotów z integracją produktów pochodzących od kilku dostawców" - mówi Jerzy Purzycki.

Po przejęciu Kodaka, EMPIK zainstalował takie same systemy fiskalne w sieci sklepów, dostosowując tylko oprogramowanie do specyficznych potrzeb sklepowych. Dodatkowo zawierają one moduły do obsługi magazynu. W największych punktach sprzedaży system jest bardzo rozbudowany i składa się z kilkunastu kas, drukarek i czytników kodów kreskowych. W Katowicach, największym sklepie EMPIK w Polsce, w systemie działa 12 kas fiskalnych. Większe sklepy wyposażone są także w wyprodukowaną we Francji przenośną bazę danych ROBEX 2, czyli ręczny czytnik kodów kreskowych, za pomocą którego dokonuje się inwentaryzacji magazynów. Pracownik, kontrolując magazyn sczytuje kody na pojedynczych i zbiorczych opakowaniach, a następnie podłącza urządzenie do komputera i automatycznie przenosi dane do bazy.

Wiele problemów sprawia awaryjność sprzętu, spowodowana przede wszystkim trudnymi warunkami pracy. Sklepy nie są tak czyste, jak biura. Ciągłe zmiany temperatury, wilgoć i kurz powodują małe mechaniczne awarie, które - choć łatwe do usunięcia - mogą powodować przestoje w pracy. Przepisy nie pozwalają bowiem na dokonywanie transakcji, jeśli nie zostaną one zapisane w systemie fiskalnym. W praktyce oznacza to konieczność zamknięcia sklepu do momentu usunięcia awarii. Na szczęście poważne awarie zdarzają się bardzo rzadko. Gdy taka sytuacja nastąpi, uruchamiane są zapasowe kasy fiskalne. Niestety, nie są one zintegrowane z systemem podstawowym, co powoduje utratę ciągłości danych i konieczność późniejszego ręcznego uzupełniania danych.

We wszystkich punktach sprzedaży zatrudnione są osoby, do których obowiązków należy także codzienna obsługa urządzeń komputerowych. Nie są to jednak wyszkoleni serwisanci, lecz najczęściej sekretarki handlowe. W razie awarii osoby te szukają telefonicznej pomocy w centrali. W trudnych przypadkach pomocy udzielają specjaliści z firmy Halo International Systems. Gdy konsultacje nie pomogą, na miejsce musi jechać informatyk. Na szczęście awarii nie jest dużo i serwisowanie systemów nie jest uciążliwe. Dla informatyków z centrali problem stanowi wymóg prowadzenia ciągłych szkoleń w całej Polsce, związany z rotacją zatrudnienia.

Kompleksowe rozwiązania

Przepływ informacji i danych w EMPIK-u realizowany jest na kilka sposobów. Dominuje jeszcze papierowa wymiana informacji, wspomagana przez transfer danych na dyskietkach. Mimo wszystko jest to nowoczesne rozwiązanie, integrujące kasy fiskalne z systemem magazynowym i finansowo-księgowym. Dzięki wymuszeniu na firmie prowadzenia ścisłej kontroli nad przepływem towarów i usług okazało się, że przynoszą one zysk w postaci nowego spojrzenia na firmę.

Centralne zarządzanie

Centrala EMPIK znajduje się w Warszawie, w kilku budynkach. Łączność między nimi zapewniają komutowane łącza modemowe, wykorzystywane do przesyłania poczty elektronicznej. Centralne magazyny znajdują się w dwóch miejscach, a łączność z nimi następuje za pomocą poczty elektronicznej.

W centrali funkcjonują działy branżowe, które otrzymują zamówienia na papierze. Zgodnie z nimi dokonywane są zakupy, a dotyczące ich informacje wprowadza się do bazy danych. System magazynowy pracuje na komputerach PC i oprogramowaniu napisanym pod DOS-em. Następnie pocztą elektroniczną przesyłane są dokumenty do magazynów, które realizują wysyłkę do oddziałów. Razem z towarem wysyłane są one na papierze i dyskietkach.

Sprawozdawczość sprzedaży i zakupów trafia do centrali. Dokumenty pilne przesyłane są faksem, który na razie jest najszybszą formą przekazywania informacji. W Warszawie są one ręcznie wprowadzane do systemu. Mniej pilne dane (np. zestawienia zbiorcze) docierają do centrali na dyskietkach i są wprowadzane do systemu.

Najważniejszym realizowanym obecnie zadaniem jest stworzenie nowego systemu łączności między oddziałami firmy. EMPIK chce zrezygnować z przenoszenia danych na papierze i dyskietkach oraz wykorzystać w tym celu telekomunikację. Ze względu na dużą liczbę punktów w całym kraju nieopłacalne jest zastosowanie linii dzierżawionych, a jednocześnie ilość danych, których przesyłanie planują informatycy EMPIK-u, wyklucza stosowanie komutowanej łączności modemowej. Pomysłem jest zastosowanie Internetu, jednak zainstalowany w oddziałach firmy Unix nie współpracuje prawidłowo z siecią rozległą. Dążąc do minimalizacji kosztów, firma nie chce rezygnować z istniejących systemów. Dlatego informatycy EMPIK-u zbierają oferty i opracowują rozwiązania omijające niespodziewane kłopoty.


TOP 200