Zmiany, zmiany

Za sprawą systemu ERP informatyzacja wkroczyła również do magazynów Virtu. Przed wdrożeniem oprogramowania chorzowskiej firmy rozliczenia związane z przepływami materiałów, surowców i produktów gotowych odbywały się głównie w oparciu o dokumentację handlową, m.in. faktury zakupu i sprzedaży. Rozwiązanie to dobrze sprawdzało się przy relatywnie niewielkiej skali działalności firmy. Jednak wzrost produkcji i szybka rotacja pozycji magazynowych spowodowały narastanie problemów związanych z zarządzaniem tym obszarem działalności.

Obecnie w magazynie firmy funkcjonują zintegrowane z systemem ERP, także w zakresie księgowym, bezprzewodowe terminale i czytniki kodów kreskowych. Impuls 5 wspiera również procedury HACCP. "Bez systemu informatycznego firma nie byłaby w stanie podołać obsłudze logistycznej i księgowej rosnącej liczby dokumentów sprzedaży. Tym bardziej, że struktura zamówień jest bardzo złożona" - podkreśla Anna Giewon, specjalista ds. kontrolingu finansowego w Virtu. Warto dodać, że obsługę księgową Virtu, również za pomocą systemu Impuls 5, prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe. Wymiana informacji odbywa się za pośrednictwem Internetu. "Wdrożenie stało się również dobrą okazją do przeprowadzenia planowanych w przeszłości, ale odkładanych, zmian proceduralnych i organizacyjnych" - mówi Sebastian Rok.

Bez opóźnień i dodatkowych kosztów

Start produkcyjny miał miejsce 1 stycznia, końcowy protokół odbioru został podpisany 30 kwietnia 2009 roku, a wszystko odbyło się zgodnie z harmonogramem. Wartym podkreślenia jest fakt, że kierujący projektem Sebastian Rok mógł liczyć na pełne poparcie zarządu we wszystkich kwestiach spornych. Projekt wdrożenia oprogramowania biznesowego miał bardzo wysoki priorytet. "Wdrożenie przeprowadzono zgodnie ze wstępnymi założeniami, jednak rozwój firmy i postępujące zmiany organizacyjne nieco zmieniły nasze wstępne oczekiwania wobec systemu. W efekcie, część funkcjonalności na chwilę obecną nie jest przez nas wykorzystywana" - mówi Sebastian Rok. Obecnie funkcjonalność systemu obejmuje swoim zasięgiem m.in. obszary finansów, księgowości, kadr, środków trwałych, dystrybucji, gospodarki magazynowej i zarządzania produkcją procesową.

Wdrożenie było po części finansowane ze środków unijnych. Obecnie w Virtu z systemu Impuls 5 bezpośrednio korzysta 21 osób. Kilkanaście kolejnych korzysta m.in. ze zintegrowanych z systemem Impuls bezprzewodowych czytników kodów kreskowych. Nie obyło się jednak bez problemów. Podobnie jak w przypadku większości wdrożeń systemów obejmujących swoim zasięgiem całą firmę, były one związane z realizowanymi zmianami organizacyjnymi oraz podejściem szeregowych pracowników, którzy nieprzychylnie reagowali na nowe procedury.

Widoki na przyszłość

Virtu dalej umacnia swoją pozycję rynkową m.in. jako dostawca wyrobów garmażeryjnych dla ogólnopolskich sieci handlowych. Dzięki wdrożeniu zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie firmą, zniknęły przynamniej niektóre problemy pojawiające się wskutek tak znacznego wzrostu zamówień. "Kilka lat temu byliśmy niewielką firmą rodzinną, produkującą wyroby garmażeryjne na lokalny rynek. Rozwiązania, które wtedy się sprawdzały, przy obecnej skali produkcji stały się niewystarczające. Koniecznością było wprowadzenie gospodarki magazynowej, praca na stanach magazynowych, reorganizacja działu zaopatrzenia, usprawnienie kompletacji zamówień klientów" - mówi Sebastian Rok.

Podkreśla przy tym, że kolejnym krokiem będą m.in. inwestycje w sprzęt i rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa systemów IT. "Jeśli chodzi o system Impuls to na razie chcemy okrzepnąć i nauczyć się optymalnie wykorzystywać to, co już mamy" - dodaje Sebastian Rok. Niewykluczone jednak, że w najbliższym czasie firma zdecyduje się na wdrożenie zintegrowanego z systemem ERP oprogramowania wspomagającego podejmowanie decyzji biznesowych Impuls BI.