Prosto do skanu

CReDo (Centralny Rejestr Dokumentów) obejmuje pełny cykl "życia" dokumentów. Na początku drogi - w kancelarii każdy dokument papierowy jest opatrywany naklejką z kodem kreskowym, który staje się jego unikalnym identyfikatorem. Następnie dokument jest rejestrowany w systemie przy użyciu ręcznego skanera kodów. Po rejestracji w systemie dokumenty są zbiorczo skanowane (skanery przemysłowe HP) do jednego pliku. Specjalny program firmy DSA Polska - Cyfrowe Systemy Archiwizacji sp. z o.o. z Janikowa k. Poznania "tnie" wynikowe pliki TIFF, posługując się zeskanowanym kodem kreskowym jako separatorem, kojarzy je z zarejestrowanymi w CReDo kodami dokumentów i umieszcza w strukturze katalogów w formie plików o nazwach zgodnych z ich kodami.

Dla porządku i bezpieczeństwa osoby aktywnie pracujące z dokumentami (podpisujące umowy, odpowiadające na pisma klientów itd.) posługują się wyłącznie ich wersjami elektronicznymi. Aplikacja CReDo udostępnia użytkownikom prosty interfejs, za pomocą którego mogą oni przeglądać dokumenty, przesyłać je dalej do rozpatrzenia przez inne komórki itd.

Telekomunikacja nie zdecydowała się na skanowanie wszystkich dokumentów archiwalnych, gdyż jest ich po prostu zbyt dużo. Ponadto dokumenty przechowywane w magazynach Archiwów Śląskich są pogrupowane w teczki, a nie wg jednolitego systemu numeracji - ich rejestracja w systemie byłaby więc dodatkowo utrudniona.

Dostęp do dokumentów umożliwia specjalna aplikacja dostarczona przez Archiwa Śląskie sp. z o.o., umożliwiająca zamawianie oryginałów lub skanowanych na żądanie dokumentów przechowywanych w Centralnym Archiwum Dokumentów.

Pouczający prototyp

Współpraca Telekomunikacji Polskiej z QBS w dziedzinie obiegu dokumentów potrwa do momentu, gdy operator wdroży całościowy system obiegu dokumentów. Mimo to doświadczenia zdobyte podczas projektu CReDo okazały się bardzo cenne. "Dzięki współpracy z QBS wiemy znacznie więcej o tym, czego można się spodziewać po systemie obiegu dokumentów. Nie inwestując zbyt wiele, a jednocześnie rozwiązując konkretne problemy, skonkretyzowaliśmy nasze potrzeby i rozpoznaliśmy oczekiwania użytkowników. Te doświadczenia pozwolą nam znacznie sprawniej wdrożyć centralny system obiegu dokumentów" - stwierdza Krzysztof Sala.