Badanie Computerworld i Webcon: Zarządzanie zmianą i procesami biznesowymi w polskich przedsiębiorstwach

Redakcja Computerworld we współpracy z Webcon przygotowała raport dotyczący wydajności zarządzania procesami biznesowymi w dużych polskich organizacjach. Ustaliliśmy m.in. jaka jest popularność rozwiązań klasy BPM, jakie korzyści osiągają firmy dzięki wdrażaniu tego typu platform, które obszary biznesu są najczęściej objęte wsparciem, czy też jakie są najważniejsze wyzwania i problemy związane z zarządzaniem procesami biznesowymi. Zapraszamy do lektury!

Procesy niezarządzane lub zarządzane w sposób nieodpowiedni osłabiają skuteczność biznesową przedsiębiorstwa oraz jego pozycję na rynku. W wielu przypadkach rysuje się potrzeba posiadania platformy analitycznej zbierającej i integrującej dane. Umożliwia to bowiem sprawną i rzeczową analizę możliwie wszystkich zmiennych i, co za tym idzie, podejmowanie trafnych biznesowo decyzji. Odpowiedzią na te problemy, przynajmniej teoretycznie, mają być rozwiązania klasy Business Process Management (BPM).

Redakcja Computerworld wraz z firmą Webcon postanowiła to sprawdzić. W przeprowadzonym badaniu wzięli udział dyrektorzy z firm zatrudniających powyżej 150 pracowników. Analiza ich odpowiedzi umożliwiła sformułowanie ciekawych hipotez oraz wyciągniecie wniosków dotyczących rzeczywistego postrzegania problematyki zarządzania procesami w polskich organizacjach.

Ogólna ocena zarządzania procesami oraz zmianą wśród polskich firm jest optymistyczna. Zdecydowana większość respondentów, bo aż blisko 90%, pozytywnie ocenia wydajność i elastyczność zarządzania procesami biznesowymi w swojej organizacji. Dominują tu oceny bliższe neutralności, takie jak: raczej dobrze (41%) czy dobrze (38%). Wśród firm, które oceniły ten aspekt funkcjonowania przedsiębiorstwa negatywnie blisko 85% z nich sklasyfikowało swoją ocenę w sposób umiarkowany, jako „raczej złą”. Bardziej zdecydowanej odpowiedzi negatywnej udzieliło jedynie 1,5% ogółu badanych.

Łukasz Wróbel, Wiceprezes i Chief Business Development Officer w WEBCON

Rosnące tempo zmian, którym podlegają firmowe procesy i procedury, powoduje, że zmieniają się wymagania i oczekiwania względem platform BPM. Skoro procesy biznesowe ulegają ciągłej ewolucji, kluczem staje się to jak łatwo departament IT jest w stanie poradzić sobie ze zmianami wymagań – zarówno tymi, które następują jeszcze na etapie wdrożenia (tak by nie stały się powodem do wiecznego odwlekania momentu uruchomienia produkcyjnego), jak i (być może przede wszystkim) tymi, które pojawiają się po magicznym ‘go live’ – tak by brak możliwości szybkiego wprowadzenia zmian nie stał się swego rodzaju kagańcem powstrzymującym rozwój biznesu. – tłumaczy Wróbel. -Musimy zdać sobie sprawę, że wraz z wzrostem złożoności i istotności obsługiwanych procesów, platformy BPM stają się swego rodzaju kręgosłupem procesowym organizacji – bardzo szybko awansują do pierwszej trójki najbardziej krytycznych systemów informatycznych firmy.

Z kolei 36% przebadanych organizacji deklaruje, że posiada wdrożoną platformę klasy BPM do zarządzania procesami biznesowymi i zmianą (z czego znakomita większość, bo aż blisko 95%, korzysta z niej od roku lub dłużej). Kolejne 29% respondentów deklaruje, że ich firma właśnie wdraża lub poważnie zastanawia się nad wdrożeniem tego typu rozwiązania w swoich strukturach.

Około 35% badanych całkowicie odrzuca możliwość wykorzystania systemów BPM – zarówno w chwili obecnej jak i w dającej się przewidzieć przyszłości. Powody takiego stanu rzeczy są dość zrozumiałe. Najczęściej pojawiającym się argumentem było to, iż skala działania organizacji nie uzasadnia wdrożenia rozwiązania BPM (30% odpowiedzi) oraz, nie zawsze choć często powiązany z powyższym, brak wystarczających środków na tego typu narzędzia (20%). Zgodnie z przewidywaniami, istotną rolę odgrywała także ocena, iż procesy zarządzania zmianą są w organizacji dostatecznie wydajne i elastyczne (25%) oraz to, że spodziewane korzyści są niewspółmiernie małe w stosunku do wymaganych nakładów finansowych (20%).

Stosunkowo duża część, bo aż 29% przebadanych firm, właśnie wdraża lub zastanawia się nad wdrożeniem w swoich strukturach aplikacji klasy BPM. W ogromnej większości organizacje zdają sobie jednak sprawę z komplikacji jakie mogą pojawić się w trakcie tego procesu. Tylko około 8% przedsiębiorstw deklaruje, iż nie spodziewa się jakichkolwiek problemów. Wśród pozostałych najczęściej wskazywanym źródłem ryzyka są kwestie związane z wysokim stopniem skomplikowania firmowych procesów biznesowych (47%), istnienie silosów informacyjnych wewnątrz organizacji czy też konieczność dostosowania procesów do zmian (obydwie odpowiedzi po 42%). Istotną zmienną ograniczającą okazuje się być także brak kompetencji i zasobów kadrowych niezbędnych do wdrożenia tego typu narzędzi (39%) oraz trudności w wykazaniu zwrotu z inwestycji (28%).

Pomimo istnienia obaw, oczekiwania wobec systemów klasy BPM są ogromne. Aż 72% badanych firm przyznaje, że po wdrożeniu tego typu narzędzi spodziewa się poprawy w zakresie skuteczniejszego zarządzania zmianą i modyfikacjami obiegów zadań i informacji. Połowa respondentów oczekuje poprawy w standaryzacji firmowych aplikacji (wymagania, słowniki, interfejs czy błędy), a co czwarty redukcji kosztów operacyjnych oraz poprawy współpracy na linii biznes – IT. Istotne nadzieje przebadani dyrektorzy wiążą także z możliwością szybszego i wydajniejszego tworzenia aplikacji biznesowych (39%) oraz z poprawą współpracy IT na linii rozwój – operacje (DevOps) – taką odpowiedź wskazał co trzeci respondent.

Zapraszamy do pobrania pełnej wersji raportu, w którym prezentujemy wnioski wraz z komentarzami eksperta.