BI wdrażajmy bez pośpiechu

Systemy analityki biznesowej przynoszą korzyści, ale tylko wtedy, gdy ich wdrożenie zostanie poprawnie przeprowadzone i zakończy się sukcesem.

Systemy analityki biznesowej stają się coraz popularniejsze. Według Gartnera systemy Business Intelligence oraz analityczne będą jednym z głównych priorytetów CIO co najmniej do 2017 r. Firmy będą wdrażać zarówno tradycyjne oprogramowanie, jak również korzystać z rozwiązań chmurowych i aplikacji mobilnych. Jednak wraz z rosnącą liczbą wdrożeń BI trzeba pamiętać, że podczas realizacji tych projektów można popełnić w wielu miejscach bolesne błędy, jak choćby wybrać niewłaściwego producenta czy nie przekonać użytkowników do pracy z systemem. Aby nie powtarzać cudzych błędów, przygotowaliśmy zestawienie najczęściej popełnianych pomyłek.

Niezdefiniowanie problemów biznesowych

Firmy nie powinny spieszyć się z wdrażaniem systemów BI, dopóki taki projekt nie ma konkretnego uzasadnienia biznesowego. Jedną z największych pomyłek, jakie można popełnić, jest zbyt szybkie przystąpienie do realizacji wdrożenia bez precyzyjnego zdefiniowania, co firma próbuje osiągnąć. Osiągnięcie zwrotu z inwestycji nie będzie możliwe, jeśli nie zdefiniuje się celów biznesowych i nie określi, gdzie analityka danych ma największe uzasadnienie. Tymczasem firmy często kupują system BI w celu ogólnego używania, zamiast zastosować go do rozwiązania konkretnego problemu. Panuje bowiem przekonanie, że w ten sposób można rozwiązać wszystkie problemy analityczne. Dlatego wiele projektów BI kończy się niepowodzeniem. Dopiero po określeniu problemu biznesowego do rozwiązania oraz zrozumieniu, jakie środki są potrzebne do jego rozwiązania, można przystąpić do zakupu.

Zobacz również:

Nieangażowanie użytkowników końcowych

Działy IT mają skłonność do realizowania inwestycji w próżni, co dotyczy również zakupu systemów BI. Tymczasem taka decyzja powinna zostać podjęta po konsultacji z przyszłymi użytkownikami końcowymi. Przekonanie, że użytkownicy będą korzystać z zakupionego oprogramowania tylko dlatego, że taką decyzję podjęła organizacja, jest błędne. Nawet najlepsze narzędzia BI będę nieefektywne, jeśli nie będą używane, a żadna ilość szkoleń nie przekona użytkownika do korzystania z narzędzia, jeśli nie czuje on, że przyniesie mu to osobiste korzyści. Dlatego zamiast mówienia ludziom, że mają czegoś używać, należy pomóc im w zrozumienie, czego chcieliby używać. Należy jasno przedstawić korzyści, a szanse, że dane rozwiązanie zostanie dobrze przyjęte, znacznie wzrosną.

Firmy nie doceniają wyzwań, jakie wiążą się z próbą zmiany korporacyjnej kultury w celu zaakceptowania odgórnie wybranego systemu BI. Udane wdrożenie, niezależnie od wybranej technologii, wskazuje, że w ten proces było zaangażowane zarówno kierownictwo jak i użytkownicy końcowi. Przekonanie użytkowników do proponowanego rozwiązania wymaga starannego, wewnętrznego marketingu i edukacji, aby pokazać użytkownikom korzyści płynące z systemu BI.

Bezpieczeństwo i regulacje prawne

Wybierają system BI, trzeba koniecznie pamiętać o aspektach prawnych związanych z przetwarzaniem danych. Zebranie wszystkich danych, którymi dysponuje firma, i udostępnienie ich wszystkim pracownikom nie jest dobrym pomysłem. Aby chronić firmę i klientów, należy upewnić się, że wybrane rozwiązanie BI jest zgodne z firmowymi zasadami bezpieczeństwa oraz obowiązującymi przepisami prawa.

Ważna integracja, nie tylko funkcje

Większość firm ocenia produkty BI na podstawie oferowanych przez nie funkcji, jak możliwości raportowania i generowania zapytań, narzędzi do eksploracji i wizualizacji danych, analizy predykcyjnej oraz dostępnych KPI (np. zrównoważonej karty wyników). Natomiast zapominają o bardzo ważnej kwestii: integracji. Chodzi przede wszystkim o współpracę z aplikacjami biurowymi, choćby Excelem, aby można było umieszczać obiekty BI w innych aplikacjach. Coraz częściej istotna jest również współpraca z urządzeniami mobilnymi. Kolejnym aspektem integracji jest współpraca z systemami ERP, aplikacjami chmurowymi oraz szeregiem innych systemów informatycznych, np. MDM.

Ograniczona skalowalność i możliwości adaptacji

Poważnym błędem jest wybór rozwiązania, które nie jest elastyczne. Dzisiejsze realia biznesowe często wymagają dostępności samoobsługowych usług BI. Monolityczne rozwiązania ustępują miejsca systemom, które mogą pracować z nowymi źródłami danych i oferują duże możliwości w zakresie modyfikowania raportów. Wybrany system powinien również być skalowalny i dawać możliwość dostosowania do wymagań, które mogą się zmienić z upływem czasu. Nie powinno dochodzić do sytuacji, w której nowe wymagania oznaczają konieczność zakupu nowego systemu.

Zapominanie o pracownikach mobilnych

Wiele firm podczas wyboru rozwiązania BI nie bierze pod uwagę pracowników mobilnych. Tymczasem istotne jest nie tylko to, czego się używa, ale także to, jak się używa. W niektórych przypadkach prosty wskaźnik KPI wyświetlany na smartfonie jest równie użyteczny jak rozbudowane, wydrukowane raporty.

Zbyt szybkie wdrożenie

Szybko przeprowadzone wdrożenie nie oznacza jeszcze osiągnięcia sukcesu. Podczas realizacji takiego projektu bardzo ważna jest cierpliwość. Pośpiech jest niewskazany. Przeciwnie, należy zapewnić wystarczającą ilość czasu, aby użytkownicy zdążyli nauczyć się obsługi nowego systemu, żeby korzystać z niego efektywnie. Dobrym pomysłem jest realizowanie wdrożenia metodą przyrostową. Zamiast oczekiwania, że za jednym podejściem rozwiąże się wszystkie problemy biznesowe, należy skupić się na jednym zagadnieniu. Po rozwiązaniu jednego problemu można zająć się kolejnymi.