Jej podstawowym celem jest zapewnienie możliwości łatwego wyszukiwania wiadomości, niezależnie od tego, czy pochodzą sprzed kilku tygodni, czy lat, a mogą być potrzebne np. jako dowód w sprawie sądowej (warto zapamiętać termin ediscovery). O ile w języku angielskim kopie zapasowe i archiwizacja to wyraźnie różne pojęcia, o tyle w Polsce często się zdarza, że te dwa wyrazy stosuje się wymiennie. Istotną różnicą między nimi jest to, że kopie bezpieczeństwa służą jak najszybszemu przywróceniu stanu serwera (w tym poczty przedsiębiorstwa) sprzed awarii, zaś archiwizacja ma pozwolić na dostęp do pojedynczych wiadomości spełniających określone kryteria, bez konieczności odtwarzania całych baz.

Jak to działa

Najprostszą formą archiwizacji może być kopiowanie przychodzącej i wychodzącej poczty z serwera, nieco bardziej zaawansowana pozwoli na ustalenie kryteriów i zachowywanie tylko tych wiadomości, które je spełniają. Lepsze rozwiązania umożliwią przenoszenie zgodnie z polityką archiwizacji listów elektronicznych wraz z załącznikami, pozostawiając w skrzynkach użytkowników skróty (ang. stub) zawierające podstawowe dane (np. nadawca, adresat, temat, rozmiar). Ich otwarcie spowoduje przywrócenie z archiwum i zaprezentowanie oryginalnej wiadomości, a z punktu widzenia użytkownika nie będzie wiele się różnić od zwykłego otwierania wiadomości. Systemy archiwizujące pocztę wyposażane są w portal, za pomocą którego użytkownicy mogą samodzielnie wyszukiwać i wydobywać zachowane wiadomości ze swoich skrzynek oraz (jeśli otrzymają takie uprawnienia) innych użytkowników.

Serwery pocztowe, szczególnie jeśli obsługują dużą liczbę użytkowników, wymagają zwykle wydajnych pamięci masowych do przechowywania poczty. System archiwizacji będzie działał z powodzeniem na wolniejszych, a co za tym idzie tańszych dyskach, zmniejszenie rozmiaru baz poczty, oprócz korzystnego wpływu na wydajność serwera pocztowego, pozwoli także oszczędzić na droższej pamięci dyskowej. Wiele rozwiązań archiwizujących pocztę jest wyposażonych w mechanizmy deduplikacji, co oznacza, że każda wiadomość przechowywana będzie tylko w jednym egzemplarzu, niezależnie od tego, do ilu skrzynek pocztowych trafiła.