Istotą proponowanego rozwiązania jest zaprojektowanie i budowa hurtowni danych przechowującej całość informacji zgromadzonej w każdym z obsługiwanych systemów archiwalnych. Hurtownia taka niejako z definicji spełnia podstawowy wymóg wskazany w rozdziale 4 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 20 listopada 2009 w sprawie trybu i warunków postępowania firm inwestycyjnych, banków, w którym mowa jest, że dokumenty sporządzone lub otrzymane za pomocą elektronicznych nośników informacji powinny być przechowywane też na elektronicznych nośnikach informacji. Dodatkowo hurtownia ta musi spełniać wszystkie inne wymogi postawione przed oryginalnymi systemami archiwalnymi, a zatem:

• zapis musi mieć charakter trwały - raz wstawiona do hurtowni informacja nie może być zniszczona lub zatarta;

• wszelkie informacje wprowadzane do hurtowni muszą mieć opisane źródło (pochodzenie) oraz historię ze wskazaniem osoby informacje wprowadzającą;

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT
• CIO "bumerangi": liderzy IT awansują, powracając
• 6 znaków ostrzegawczych, na które CIO powinni zwrócić uwagę w 2024 roku

• muszą zostać zaprojektowane odpowiednie mechanizmy raportowania, by możliwe było odczytanie oraz wydrukowanie treści dokumentów w hurtowni zapisanych przez cały czas jej istnienia;

• dokumenty wprowadzone do hurtowni muszą być tożsame z dokumentami wydanymi klientom lub przechowywanymi na innych nośnikach informacji, w tym również w oryginalnych systemach archiwalnych w czasie ich istnienia;

• dane w hurtowni muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich przez osoby nieupoważnione.

Wymogi te są w zasadzie identyczne z odpowiednimi zapisami cytowanych wyżej ustaw. Najtrudniejsze i najmniej oczywiste wydaje się udowodnienie, że przeniesienie danych do hurtowni wykonano bezbłędnie. Osiągnie się to jednak, projektując odpowiednio starannie hurtownię i dobrze prowadząc zadanie. Warto tutaj zaproponować kilka ogólnych zasad, których zastosowanie zmniejszy ryzyko błędów:

• jeżeli to tylko możliwe i baza na to pozwala, najważniejsze tabele systemów archiwalnych warto przenosić "jeden do jednego";

• dokumenty wyemitowane w przeszłości z systemu archiwalnego, zwłaszcza te wydane instytucjom albo klientom, gdy jest to tylko możliwe, warto przenosić w wersjach gotowych już do wydrukowania (np. w formie PDF);

• po przeniesieniu danych do hurtowni należy wykonać możliwie wszechstronne porównania z danymi z systemu archiwalnego, dokonując sprawdzenia wszystkich pozycji syntetycznych i analitycznych, porównując bilanse wykonane na danych sprzed i po przeniesieniu;

• cały proces przeniesienia i weryfikacji poprawności przeniesienia należy szczegółowo udokumentować i uzyskać potwierdzenie jego koncepcyjnej poprawności w biznesie i w wydziałach obsługi prawnej instytucji.

Zaletą tego rozwiązania jest umieszczenie wszystkich archiwalnych informacji przechowywanych w różnych systemach i na różnych serwerach w jednym miejscu - na jednym serwerze i w jednej bazie danych. Pozwala to ograniczyć wielkość maszyny i koszty licencji, jako że zwykle do systemów archiwalnych mało osób się dostaje. Co najważniejsze jednak - pozwala zapanować nad archiwalnymi danymi.

Wadą jest to, że projekt przeniesienia danych będzie kosztował. Hurtownia w ten sposób zaprojektowana może przypominać pierwotny system transakcyjny tylko o znacznie ograniczonej funkcjonalności - głównie do wydruków i raportowania. Oczywiście dla potrzeb samej migracji danych konieczne będzie zbudowanie procedur dts ładujących dane, konieczne też będzie przygotowanie oprogramowania weryfikującego poprawność przenoszenia danych. Naturalnie obciąży to koszty projektu. Jednak nawet wtedy koszt całego projektu jest tylko ułamkiem ceny pierwotnego systemu transakcyjnego, a w dłuższym horyzoncie czasu powstała hurtownia zredukuje koszty utrzymania wielu archiwalnych systemów.