Anatomia procesu

Wojskowy Instytut Medyczny nie tylko wykorzystuje, ale również samodzielnie tworzy narzędzia informatyczne do leczenia, zarządzania i pracy naukowej.

Szpital na Szaserów w Warszawie – bo pod taką nazwą Instytut jest lepiej znany, chociaż z formalnego punktu widzenia szpital jest tylko częścią Instytutu – stanowi wyjątkowe miejsce na medycznej mapie Polski. Trafiają tutaj pacjenci z całego kraju, rocznie - 70 tys. jest hospitalizowanych, a ok. 220 tys. korzysta z opieki ambulatoryjnej. W 2012 r. szpital był zapleczem medycznym dla zawodników i sędziów podczas Mistrzostw Europy w Piłce Nożnej UEFA EURO 2012.

Kliniczny charakter placówki, która dodatkowo prowadzi programy profilaktyczne z udziałem innych podmiotów opieki zdrowotnej, stawia przed informatykami wyzwanie takiego zintegrowania systemów, żeby dane z przebiegu leczenia mogły być wykorzystywane w pracach naukowych.

Zobacz również:

Zwycięzca konkursu "Computerworld Lider Informatyki 2015"

w kategorii "Ochrona zdrowia": Wojskowy Instytut Medyczny.

Leczenie na platformie

Rozwiązaniem okazała się medyczna platforma naukowo-diagnostyczna TeleMedNet i TeleMedNet II. O ile „TeleMedNet” zarówno w WIM, jak i w Wojewódzkim Szpitalu Specjalistycznym we Wrocławiu zagwarantował realizacje pełnego opisu zdarzeń medycznych w jednostkach o charakterze klinicznym i naukowym, w taki sposób, by dane pochodzące z procesu klinicznego stanowiły jednocześnie dane użyteczne z punktu widzenia naukowego to „TeleMedNet II” jako projekt realizowany już tylko w WIM nie tylko wprowadził nowe usługi medyczne, ale przygotował Instytucję również do świadczenia usług telepatologii, prowadzenia telekonsultacji na rzecz innych podmiotów opieki zdrowotnej, spowodował powstanie warunków do nowoczesnych badań w obszarze termografii medycznej czy też zaawansowanych analiz wyników badań z obszaru medycyny nuklearnej.

W efekcie realizacji obu projektów obie instytucje uporządkowały elektroniczny obieg informacji uzyskując dostęp do wiarygodnych dostępnych on-line danych klinicznych, naukowych i zarządczych. Przemodelowały również swoje procesy biznesowe, dzięki czemu mogą efektywniej zarządzać.

Dzięki dalszej rozbudowie na platformach gromadzenia i udostępniania danych medycznych znalazły się także wyniki badań histopatologicznych, a do dokumentacji medycznej zostały włączone badania termograficzne, które w niektórych przypadkach mogą zastąpić badania rentgenowskie.

Oprogramowanie medyczne zostało zintegrowane z systemem szpitalnym (HIS) i serwerem obrazowym PACS.

Zarządzanie w kokpicie

Informatyzacja WIM jest interesującym przedsięwzięciem nie tylko ze względu na skalę i kompleksowość wdrożeń, ale przede wszystkim na podejście do zmian technologicznych. „Większość instytucji mówi, poproszę 5 milionów, ja kupię za to 500 komputerów. Moim zdaniem nie tędy droga, nie kupię dwóch komputerów do gabinetu, gdzie jest dwóch lekarzy, bo nie chcę mieć wykorzystania 50%. Nie chodzi o to, żeby każdy lekarz miał tablet, bo to ładnie wygląda na zdjęciu, tylko o to, żeby wydatki były racjonalne – przekonuje Piotr Murawski, Szef Oddziału Teleinformatyki WIM - najpierw zróbmy procesy, potem zintegrujmy systemy, a teraz zobaczmy gdzie mamy największy zwrot, gdzie są koszty, które trzeba monitorować."

Takie myślenie stara się również zaszczepić pozostałym pracownikom WIM. Pomagają mu w tym zaawansowane narzędzia informatyczne, które pozwalają na optymalizowanie procesów. Jeśli kierownik kliniki lub innej jednostki nie zgadza się na wprowadzenie zmian, to szef informatyki prosi, by wskazał błąd w procesie. W większości przypadków takie postawienie sprawy kończy dyskusje.

Piotr Murawski, Szef Oddziału Teleinformatyki WIM

Kiedy wchodził pakiet onkologiczny, okazało się nagle, że trzeba kupić oprogramowanie do produkcji cytostatyków. Oddziałów w WIM jest 30 i co drugi leczy chemioterapią i nagle pokazał się problem 50 licencji, bo każdy lekarz musi móc zlecić cytostatyki. Na to nałożyliśmy zaprojektowany proces BPMN-owy, zrobiliśmy „symuluj” i okazało się, że żeby obsłużyć wszystkie oddziały wystarczy kupić 7 licencji.

Zintegrowanie systemów i udostępnienie danych ułatwia pracę wszystkim. Uwzględnienie sezonowości zachorowań powoduje, że można lepiej zaplanować pracę i finansowanie poszczególnych oddziałów szpitala. Dlatego zastosowano system nieliniowy. W niektórych obszarach można zaprojektować nad wykonania i większe zużycia zasobów i kompensatę tych nad wykonań w innych okresach. Karta kontrolna – oryginalne rozwiązanie WIM, którym zainteresowani są już inwestorzy zagraniczni - pokazuje, jakie będą wydatki w przyszłości, to jest rodzaj kokpitu menedżerskiego. Nikt z zarządzających nie może już powiedzieć, że nie wiedział o przekroczeniu limitu wydatków, bo na ekranie informuje o tym wyraźnie czerwony kolor. Można również porównać dane z tymi sprzed kilku lat.

Podejście procesowe znakomicie sprawdziło się przy tworzeniu Teleradiologicznego Centrum Diagnostycznego WIM. Najpierw zostały przeanalizowane dotychczasowe działania Zakładu Radiologii, następnie zaprojektowane nowe procesy i uwzględniając potrzeby kupiono niezbędny sprzęt i oprogramowanie. Projekt udało się zrealizować bez przerwania pracy, co nie było łatwe, jeśli weźmiemy pod uwagę, że zmiana obejmowała badania RTG, USG, TK, MR, Medycynę Nuklearną i Radiologię Interwencyjną, a diagnostyka pracuje w trybie 24 godzinnym przez 365 dni w roku.

Dodatkowym wyzwaniem w zastosowaniu gotowych narzędzi informatycznych jest specyficzna struktura zatrudnienia. W WIM pracują cywile, wojskowi, a część z jednej i drugiej grupy to także naukowcy. „Standardowy program z pudełka nie uwzględnia możliwości planowania pracy w takich podziałach ani nie ochroni nas przed sytuacją, w której osoby wzajemnie się zastępujące pójdą jednocześnie na urlop, bo jedna weźmie urlop wypoczynkowy, a druga naukowy. Dlatego stworzyliśmy własny proces kadrowy, w którym te wszystkie ścieżki się krzyżują” – tłumaczy Piotr Murawski.

Lider w otoczeniu

Oprócz głównych zintegrowanych ze sobą systemów pracownicy WIM korzystają też z narzędzi, które pomagają w codziennej pracy, np. z chmurowego rozwiązania do zarządzania projektami. Dzięki temu bez czytania setek maili można dowiedzieć się na jakim etapie jest projekt, samemu przekazać informacje, a w sytuacji, kiedy coś „utknie” po drodze, na czas zareagować. Przez to komunikacja jest znacznie łatwiejsza.

Żeby jeszcze bardziej poprawić komunikację między pracownikami o różnych specjalnościach, którzy aktywnie uczestniczą w informatyzacji, dyrektor WIM sfinansował 60 osobom podyplomowe studia informatyzacja ochrony zdrowia. Kolejnych kilkudziesięciu pracowników mogło uczestniczyć w wewnętrznym kursie komercjalizacji produktów. Okazało się, że w obu przypadkach bezcenna okazała się nie tylko wiedza, ale również to, że podczas nauki pracownicy stawali się bardziej kreatywni, otwarci na argumenty i zaczynali myśleć projektowo. Ukoronowaniem szkolenia było stworzenie projektów doradczych w zespołach. Część z nich jest już na etapie wdrażania w instytucie.

WIM wychodzi również naprzeciw potrzebom uczelni wyższych, które chcą kształcić interdyscyplinarnych specjalistów. Wojskowa Akademia Techniczna uruchomiła już studia „informatyka w medycynie”. Wykładowcy z WIM przekazują wiedzę medyczną i uczą, jak tę informatykę w medycynie stosować. Dzięki temu przyszli inżynierowie będą mogli skutecznie działać w środowisku medycznym. Nad otwarciem podobnych studiów zastanawia się Politechnika Warszawska.

Grzegorz Gielerak, Dyrektor Wojskowego Instytutu Medycznego

Zarządzanie służbą zdrowia już od kilkunastu lat jest permanentnymi zarządzaniem ryzykiem. Każdego dnia stajemy przed bardzo poważnymi wyzwaniami, jakim jest podniesienie efektywności, z założeniem, że strona przychodowa się nie zmienia. Jednak redukcja kosztów funkcjonowania nie może się odbywać kosztem jakości świadczonych usług. Musimy te koszty racjonalizować, np. lepiej zarządzać krwią, lekami, czy informacją kadrową. Te wszystkie elementy szczegółowo zaplanowaliśmy, dążąc do tego, aby uniknąć strat na kolejnych etapach podejmowania decyzji. Informatyzacja równa się uszczelnienie systemu zarządczego. Dążymy do tego, żeby wszystkie decyzje były podejmowane w systemie. Łatwiej jest wtedy uzyskać rzetelną, gruntowną wiedzę na temat realnych potrzeb, system pozwala określić szczegółowo koszty, z jakimi możemy się liczyć i racjonalizować naszą działalnością. Jeżeli podobne oddziały czy kliniki drastycznie się pod tym względem równią, to jest to wspaniała okazja, żeby zadać sobie pytanie co jest nie tak, albo w jednym albo w drugim miejscu. Bo albo jeden za bardzo oszczędza, powodując powikłania albo ktoś szafuje nadmiernie przydzielonymi środkami i trzeba wdrożyć program oszczędnościowy. Tutaj informatyzacja jest nieoceniona.