Recepta na udane przejście na pakiet Office 2010 zawiera sporą dawkę planowania, poświęcenia trochę czasu, przeszkolenia się i poprawienie jakości pracy w celu minimalizacji ryzyka - przynajmniej tak twierdzi raport "Pułapki do ominięcia podczas aktualizacji pakietu Office do wersji 2010", przygotowany przez Philippa Karchera, Stephena Powersa, Christophera Voce'a i Josepha Danga z instytutu badawczego Forrestera.

Forrester przewiduje, że większość firm, która niedawno przesiadła się na Office 2007, teraz wstrzyma się z aktualizacją. Jednak dla przedsiębiorstw, które nie jeszcze nie mają ani pakietu Office 2007 ani systemu Windows Vista, rok 2011 będzie doskonałym momentem, aby przejść od razu na pakiet Office 2010 i Windowsa 7. Pozwoli to na zrobienie jednego dużego kroku zamiast dwóch małych, a tym samym zminimalizuje czas potrzebny na wdrażanie pracowników.

Forrester prognozuje, że wydatki działów IT na oprogramowanie, wliczając w to Office, w roku 2011 wzrosną o 7 procent. Instytut Gartnera ma bardzo podobne przewidywania i określa poziom wzrostu na 7,5 procenta, w stosunku do 6,1 z zeszłego roku.

Pomimo większych wydatków na oprogramowanie, działy IT wciąż będą musiały się zmierzyć ze skomplikowanym procesem aktualizacji, który wymaga oszacowania jak ta zmiana wpłynie na środowisko pracy, konwersji wszystkich plików, przetestowania aplikacji, czy wreszcie przeszkolenia wszystkich pracowników. Wraz z tymi wyzwaniami nadchodzą również pułapki.

Poniżej znajdziecie cztery pułapki związane z przejściem na Office 2010, których możecie uniknąć.

Niedocenienie problemu z kompatybilnością

Najczęstszą przyczyną problemów przy tej zmianie jest brak kompatybilności pomiędzy niektórymi plikami i aplikacjami. Ten aspekt wymaga nieco więcej pracy i planowania. Najwięcej problemów z kompatybilnością napotykamy przy VBA (Visual Basic dla Aplikacji), w składni, ukrytych poleceniach, uszkodzonych linkach do plików, nieprawidłową długością nazw plików i oczywiście przy przejściu na system 64-bitowy.

Oczywiście wszystkie te problemy uwidocznią się jeszcze bardziej jeśli dokonujemy przejścia z Office 2003 na Offica 2010. Forrester radzi, aby zespoły IT skupiały się raczej nad problemami kompatybilności, które dotyczą firmowych dokumentów i szablonów, a także na dodatkach, które rozszerzają funkcjonalności pakietu Office i integrację z aplikacjami spoza pakietu - zwłaszcza takimi do zarządzania treścią i aplikacjami CRM.

Raport Forrestera radzi również aby korzystać ze specjalnych narzędzi udostępnianych przez Microsoft i inne firmy. Narzędzia te radzą sobie z problemami z kompatybilnością i naprawiają niekompatybilny kod. Jednak Forrester sugeruje, aby w miarę możliwości korzystać z aplikacji Microsoftu.

Szkolenie pracowników

Drugim po kompatybilności problemem jest konieczność przeszkolenia pracowników. Forrester wskazuje do jakich zaniedbań pod żadnym pozorem nie możemy dopuścić.

Przy przejściu z pakietu Office 2003 trzeba poświęcić trochę czasu aby opanować nowy, wstążkowy interfejs, który pojawił się od wersji 2007. Forrester sugeruje również, aby help desk poświęcił trochę czasu na odpowiednie przeszkolenie pracowników, tak aby nie musieli uczyć się wszystkiego sami.

Zespoły IT mogą przeprowadzić takie szkolenie między innymi przygotowując ogólnodostępny FAQ, czy inne poradniki, które udostępnia chociażby Microsoft i inne firmy, które specjalizują się w takich szkoleniach. Pracownicy przechodzący na Office 2010 z wersji 2003 lub wcześniejszych będą potrzebowali około 45 minut szkolenia na każdą z aplikacji, a także połączenia typowego wykładu, konferencji online i gotowych materiałów do nauki.

Pracownicy, dla których wstążkowy interfejs jest czymś zupełnie nowym, będą potrzebowali około dwóch lub trzech dni na przystosowanie się do nowych programów. Oczywiście pod warunkiem przeprowadzenia odpowiedniego szkolenia. Ci, którzy mieli opanowany pakiet 2003 w perfekcyjnym stopniu, oczywiście będą potrzebowali nieco więcej czasu, aby uzyskać te same umiejętności w Office 2010 - może to zająć nawet kilka tygodni.

Pracownicy nie wykorzystają od razu pełnego potencjału Office 2010

Wiele nowych funkcjonalności pakietu Office 2010 pomoże zmaksymalizować zwrot inwestycji w to oprogramowanie. Nie należy jednak zakładać, że pracownicy natychmiast nauczą się ze wszystkich tych udogodnień korzystać.

Forrester zachęca zespoły IT do szkolenia pracowników i pokazywania im korzyści jakie dają im nowo zaimplementowane funkcjonalności.

Pracownicy mogą się szkolić nawzajem

Aby obciąć koszty szkoleń należy korzystać z ogólnodostępnych FAQ i narzędzi do eLearningu. Należy jednak pamiętać, że te metody mają ograniczoną skuteczność. Jest jednak inna metoda niedrogiego szkolenia dla pracowników, o której wszyscy zdają się zapominać: inni pracownicy.

Zespoły IT powinny zakładać grupy Wiki, na których pracownicy będą się wymieniali doświadczeniami i radzili siebie nawzajem.

O ile ogólne szkolenie pozwala pracownikowi na zapoznanie się z podstawami tego jak korzystać z poszczególnych narzędzi, to informacje od kolegów pozwalają na zorientowanie się w bardziej szczegółowych tematach, w tym takich, które przydają się w tej konkretnej pracy, którą właśnie wykonują.