7 najczęstszych problemów z projektami IT w administracji publicznej

Praktycznie żaden projekt nie jest realizowany zgodnie z planami, a jakość wielu wniosków o finansowanie jest niska. Jakie są tego przyczyny, wyjaśniał podczas konferencji Państwo 2.0 Wojciech Szajnar, dyrektor Centrum Projektów Polska Cyfrowa.

Wojciech Szajnar, dyrektor Centrum Projektów Polska Cyfrowa

Dyrektor CPPC na konferencji Państwo 2.0 przedstawił analizę problemów dotyczących uzyskiwania wsparcia finansowego oraz zgodnej z planami realizacji projektów informatycznych w administracji. Zadaniem CPPC jest obsługa środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej oraz nadzorowanie i wspomaganie procesów związanych ze składaniem i oceną wniosków dotyczących projektów cyfryzacji w administracji publicznej.

Przedstawione wnioski wynikają z doświadczeń dotyczących dotychczasowych naborów zgłoszeń w ramach POPC (Program Operacyjny Polska Cyfrowa) osi priorytetowej II "E-administracja i otwarty urząd" w ramach perspektywy 2014-2020.

Zobacz również:

Liczba projektów zgłaszanych przez wnioskodawców, które uzyskują dofinansowanie, czyli skuteczność naboru do programów ogłaszanych przez CPPC średnio nie przekroczyła 30%.

W niektórych obszarach, jak nauka i kultura, jest na poziomie 20%-30%, ale jeśli chodzi o projekty cyfryzacji back office w urzędach administracji publicznej sytuację można określić jako dramatyczną, bo zaledwie 10% zgłaszanych projektów uzyskuje akceptację - stwierdził Wojciech Szajnar.

Jakie są przyczyny problemów związanych z cyfryzacją?

Po pierwsze: nieprzystawalność wizji wnioskodawców do założeń programowych. „Z reguły wizje te widzą Polskę wysoką, szeroką i wspaniałą, a nie biorą pod uwagę realiów harmonogramowych, i tego, że informatyzacja to nie tylko cyfryzacja istniejących procesów, ale konieczność przemyśleń i wprowadzenia zmian w funkcjonowaniu urzędów” mówił Wojciech Szajnar. Problemem z cyfryzacją back office jest założenie prostej informatyzacji, a CPPC wymaga od wnioskodawców optymalizacji biznesowych procesów w urzędach.

Taka wizja i bezkompromisowość w jej forsowaniu najczęściej kończy się tym, że te projekty dofinansowania uzyskać nie mogą i są oceniane nisko jako nierealne w realizacji.

Innym problemem jest zabezpieczenie praw do produktu. W przypadku płacenia za jakiś produkt należy zabezpieczyć sobie prawo do korzystania z niego. Wydaje się to oczywiste, ale często nie jest uwzględniane w przygotowywanych projektach.

Jeśli chodzi o infrastrukturę to widać ogromny przerost skali zamówień w stosunku do realnych potrzeb. Wnioskodawcy często dążą do zakupu sprzętu na zapas lub też zakładają takie obciążenia planowanego systemu, które są nierealnie wysokie i praktycznie nigdy nie wystąpią.

Istotnym problemem w projektach administracyjnych było też bardzo szerokie korzystanie z furtki pozwalającej na korzystanie z projektów poza konkursowych. Projekty poza konkursowe to takie, że nie trzeba się specjalnie starać, żeby napisać wniosek. Projekt taki można składać do skutku. Jest to demoralizujące, bo nie wymaga dużo pracy i wysiłku związanego ze starannym przygotowaniem wniosku. Z punktu widzenia tych którzy składają takie wnioski może to być wygodne, bo ludzie wiedzą, że taki wymęczony projekt może przeczołgać się do finału, choć jego jakość jest bardzo słaba.

Ale w końcu tego roku takie projekty przestaną być realizowane. Komisja Europejska uznała że jest to bardzo nieefektywny sposób wydawania pieniędzy i realizowane będą tylko projekty konkursowe.

Na to wszystko nakłada się jeszcze jeden ważny wątek, który powoduje że bardzo trudno idzie realizacja projektów. Jest to wątek związany z kwestią wynagrodzeń w połączeniu z prawem zamówień publicznych. Nie jest tajemnicą, że zarobki w sektorze publicznym, w działach IT i urzędach administracji centralnej nie są konkurencyjne w stosunku do tego co oferuje rynek.

W konsekwencji projekty startują z dużymi brakami kadrowymi na dzień dobry. Te braki albo się pogłębiają w trakcie realizacji, albo z wysiłkiem są łatane, ale najczęściej następuje powrót do sytuacji wejściowej, bo ludzie, którzy przez parę miesięcy nabiorą trochę doświadczenia bez problemu znajdują pracę gdzie indziej za lepsze pieniądze.

„Bez nacisku na możliwość pozyskania i wynagrodzenia dobrych specjalistów oraz zapewnienia stałości wizji trudno będzie uzyskać stabilność realizacji projektów” mówi Wojciech Szajnar.

„Bez wskazywania szczegółów, mamy taki projekt, który w ciągu dwóch lat ma już piątego kierownika. A przy takiej zmienności zespołu i jego kierowników trudno mówić o ciągłości współpracy z wykonawcami projektu” mówi Wojciech Szajnar.

Rzeczywistość projektowa

Braki kompetencyjne i kadrowe powodują największe opóźnienia realizacji projektów. Zdaniem Wojciecha Szajnara nie było chyba żadnego projektu, który byłby realizowany zgodnie ze ścieżką planowaną we wniosku - "Niektóre, pojedyncze projekty są już poza ścieżką krytyczną i zastanawiamy się z wnioskodawcami czy to nie jest dobry pomysł by sobie nawzajem podziękować i zająć się czymś innym, bo dalsza realizacja takiego projektu nie ma po prostu sensu".

Gdy nad projektem zaczynają się zbierać ciemne chmury to oczywiście pojawiają się pomysły, co zrobić by go ratować. Takie zmiany projektów są często długotrwałe i wpływają na dalsze zwiększanie opóźnień ich realizacji. A gdy dojdziemy do takiej sytuacji, że zmiana zostanie zaakceptowana i można coś wykonalnego zrobić w ramach dostępnego budżetu, to pojawia się problem, bo czasu zostało bardzo niewiele. Odbija się to na jakości produktu. „Takie produkty są często odbierane na wariata w końcowej fazie realizacji projektu” - mówił Szajnar.

Z punktu widzenia CPPC, która ogląda projekty "pod lupą", ostatnie 2-3 miesiące realizacji prawie każdego projektu są bardzo napięte. „Czasami zastanawiam się czy ludzie śpią, jedzą, bo mam wrażenie, że są non stop w pracy” - powiedział dyrektor CPPC.

Jest tak niestety w ostatnich miesiącach realizacji praktycznie każdego projektu. Zespół staje na głowie żeby wszystko dokończyć i w efekcie często projekty są odbierane „na wariata”, oferują jakieś funkcje, ale wciąż nie zostały dopuszczone do produkcji.

CPPC stara się wspierać urzędy i instytucje również w procesie przygotowywania wniosków. „Widać już pewne pozytywne oznaki dialogu prowadzonego z wnioskodawcami” - mówił Wojciech Szajnar. Obecnie w programie POPC są planowane trzy nowe konkursy, szczegóły można znaleźć na stronie CPPC. Planowane jest też ogłoszenie kolejnego na digitalizację zbiorów danych w administracji, który wkrótce powinien się pojawić na stronie CPPC. „A jeśli chodzi o projekty związane z digitalizacją, to jest to obszar w którym mamy duże sukcesy, nawet na skalę europejską” - podkreślał Wojciech Szajnar.

Centrum Projektów Polska Cyfrowa

Centrum Projektów Polska Cyfrowa jest państwową jednostką budżetową podległą ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji, której zadaniem jest obsługa środków z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, bezzwrotnej pomocy zagranicznej i innych programów powierzonych mu do realizacji.

Wizją CPPC jest Polska w pełni cyfrowa, w której wszyscy obywatele mają dostęp do nowoczesnych rozwiązań informatycznych i swobodnie z nich korzystają.

Instytucja zajmuje się finansowaniem projektów w ramach takich programów, jak "Powszechny dostęp do szybkiego Internetu", "E-administracja i otwarty rząd" oraz "Kompetencje cyfrowe społeczeństwa".


TOP 200